Effektiv dokument- og informationshåndtering til advokatfirmaer

Som advokatfirma skal I dagligt håndtere masser af juridiske dokumenter. Nogle skal arkiveres, andre destrueres, og nogle skal gøres digitalt tilgængelige. Uanset hvad skal alle juridiske dokumenter håndteres med højeste sikkerhed og i overensstemmelse med alle gældende love og retningslinjer. Dokumenthåndtering for et advokatfirma er ofte en stor udfordring, da det er en af de mest dokumenttunge brancher. Der kræves derfor veludviklede processer, så effektiviteten og sikkerheden ikke lider skade. Der kræves også godt med plads til arkivering.

Hos Iron Mountain har vi de fleste tjenester inden for informationshåndtering til advokatfirmaer såsom digital arkivering, udtynding og destruktion samt dokumentscanning til effektiv digitalisering af virksomheder. Sammen med jer udvikler vi en skræddersyet løsning for at sikre, at jeres dokumenthåndtering foregår sikkert, nemt og effektivt.

Sikker håndtering af juridiske dokumenter

Et af de vigtigste aspekter af informationshåndtering for et advokatfirma er sikkerhed – både når det gælder digital samt fysisk information. Med vores tjenester sørger vi for, at alle jeres juridiske dokumenter opbevares sikkert, og at I nemt kan få adgang til vigtige informationer så snart, I har brug for det.

Arkivering af juridiske dokumenter

Mange advokatfirmaer har dyre kontorer i populære kvarterer og har brug for al deres plads til at kunne drive deres forretning effektivt. Arkivering af dokumenter af juridisk karakter fylder meget og kan være tidskrævende at håndtere for personalet. Ved at flytte jeres arkivbeholdning offsite til Iron Mountains sikre lokaler, kan I åbne for den nødvendige plads eller reducere jeres kontorareal og dermed spare på dyre omkostninger. Vores arkiveringslokaler er placeret i klippehuler, som opretholder den højeste sikkerhed med topmoderne brand- og tyverialarmer. Vores personale er sikkerhedsuddannede og følger altid jeres retningslinjer samt gældende arkiveringsregler.

Digital arkivering

For nemt at kunne tilgå alle jeres dokumenter, uanset hvor I befinder jer, er digital arkivering i et e-arkiv næste skridt. Hos Iron Mountain tilbyder vi arkivscanning. Vi indscanner jeres arkivbeholdning, og I får adgang til alt med det samme digitalt via jeres eget eller vores arkivsystem. Da advokatfirmaer ofte håndterer følsomme og fortrolige oplysninger, er det yderst vigtigt, at I får en arkiveringstjeneste, der passer jer. Vi kan komme ud til jeres kontor for at gennemgå jeres arkiveringsbehov og derefter tage det, der skal scannes, med til vores sikre lokaler. Når I får adgang til jeres arkiv digitalt, bliver jeres arbejdsprocesser lettere, og I kan reducere mængden af papirarbejde, som ofte er tidskrævende.

Digitalisering for advokatfirmaer

Digitalisering er i dag væsentligt for, at en advokatvirksomhed kan følge med og konkurrere mod nye aktører på markedet. Bureauer, der ikke tilpasser sig den tekniske udvikling, risikerer at halte efter og blive uinteressante for nye klienter. Med Iron Mountains Workflow-system kan I effektivisere jeres juridiske arbejde uden at risikere dårligere kvalitet. I får hurtigere og sikrere arbejdsprocesser, som giver jeres virksomhed store fordele.

Fordele ved digitalisering for advokatfirmaer

• Få nye klienter og fasthold jeres eksisterende
  At levere en exceptionel oplevelse er afgørende for at fastholde og få nye klienter. I dag ønsker man ikke at gennemgå lange og besværlige papirprocesser, og klienterne forventer adgang til dokumenter i realtid. Med Iron Mountains informationsløsning kan I hurtigt og nemt dele dokumenter og oplysninger med jeres klienter uden forsinkelse.
• Gør administrativt arbejde mere enkelt
  Juridisk personale varetager dagligt papirtunge processer, hvilket resulterer i rigtig meget tid med administrativt arbejde. Ved at automatisere simple rutineopgaver og effektivisere sagsarbejdet kan medarbejderne i stedet fokusere på opgaver af højere prioritet.
• Minimér sikkerhedsrisici
  Særligt for et advokatfirma er sikker dokument- og informationshåndtering yderst vigtigt. Sikring af informationssikkerhed og compliance er afgørende for at opretholde virksomhedens omdømme og minimere risikoen for, at følsomme oplysninger havner i de forkerte hænder. Iron Mountains sikre automation-løsninger beskytter jeres data og forhindrer datalækage. Vores dokumenthåndteringssystem, eller document management system, er desuden tilpasset efter gældende love og regler såsom GDPR.
• Fuld kontrol over hver enkelt sag
  At have fuld kontrol over komplekse sager er en del af advokaters hverdag. Med et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering, hvor alle oplysninger vedrørende en sag findes samlet på ét sted, bliver det nemmere for advokater at kommunikere effektivt med klienter og behandle mængden af dokumenter, der kommer ind fra forskellige platforme. Det bliver nemmere at sørge for, at alle involverede parter er på samme spor og dermed øge produktiviteten i processen.

Digitalisering med Iron Mountain

Hos Iron Mountain kan vi hjælpe dit advokatfirma med dokument- og informationshåndtering. Vi gør det nemt for jer at fokusere på jeres kerneforretning og skabe smidige arbejdsprocesser, der betaler sig for både jer og jeres klienter.

Vil du vide mere om, hvordan vi hos Iron Mountain kan hjælpe med håndtering af juridiske dokumenter, er du meget velkommen til at kontakte os i dag.