Iron Mountains digitale posthåndtering er lige så nem at opsætte, som den er brugervenlig.
Hos de forskellige virksomheder har en papirbaseret korrespondance altid været fremherskende, da det er blevet betragtet som en pålidelig løsning. Mere præcist indebærer det, at der dagligt både sendes og modtages masser af post. Men al den indkommende dokumentation kræver en rettidig og effektiv distribution, kvittering og handling.
Physical manual processes
En traditionel posthåndtering er indgangspunktet for store mængder af indgående fysisk post, der kræver backoffice-handlinger, når den skal sorteres og distribueres. Dette kan resultere i følgende problemstillinger:
Den digitale posthåndtering fungerer gennem en intelligent dokumentbehandling (IDP), som omfatter:
Automated mail processing, metadata extraction, and workflows
Den intelligente posthåndtering tilbyder alle fordelene ved digital posthåndtering gennem en indholdsserviceplatform (CSP), som omfatter:
Hver bruger tildeles en brugergruppe, og de enkelte brugergrupper kombineres med datasikkerhedsregler for at sikre, at posten bliver sendt til de korrekte personer. Iron Mountains implementeringsteam sikrer, at de korrekte roller og sikkerhed er på plads, så din organisation kan opretholde dens datasikkerhed samt overholde privatlivspolitikken.
Iron Mountains implementeringsteam mødes med din organisation for at lære, hvordan din organisation ønsker at håndtere posten: efter afdeling, etage, enkeltperson osv.
Iron Mountain opsætter derefter dine brugere, brugergrupper og datasikkerhedsregler for at sikre, at de rigtige personer har adgang til posten. Mange organisationer har også en administrator, som kan opdatere dette hierarki, hvis du f.eks. ikke er på arbejde og har brug for at få din post midlertidigt omdirigeret.
Du kan vælge mellem flere muligheder til at råde over din fysiske post:
