In-House arkivering

Dokumentstyring?

Alle virksomheder og organisationer genererer dokumenter og aktstykker, og for de fleste er dette en vigtig del af din virksomheds funktion.

Overholdelseskrav og -regler kræver, at håndteringen af dokumenter og aktstykker udføres nøjagtigt og med sporbarhed. Dette er et must, især for store virksomheder, der håndterer store mængder information.

Ved kvalitetsinspektion eller audits er det vigtigt, at I som virksomhed kan demonstrere, at I håndterer jeres dokumenter og arkiv systematisk og i overensstemmelse med de gældende regler.

Vi passer dit arkiv hos dig. Hvad menes med det?

For virksomheder, der håndterer store mængder dokumenter er det nødvendigt at have en god dokumenthåndtering. For at opnå en god dokumenthåndtering kræves for eksempel et register over arkivet og et system, som viser alle dets aktiviteter og flytninger samt tilgange og afgange. Uanset om I sender de fleste dokumenter til ekstern arkivering, eller om de arkiveres i virksomheden, så er kravene de samme.

Dokumenterne skal sorteres præcist og struktureres i et mappesystem eller i tydeligt mærkede bokse. Derefter registreres informationerne på plads i systemet og sendes efterfølgende på eksternt lager eller opbevaring på plads. Dette skal udføres af personer, der forstår og følger virksomhedens arkivplan ned i mindste detalje.

Alle vigtige dokumenter skal kunne vise, hvem der har taget det ud og/eller arbejdet på det. For at gøre det muligt at overvåge og administrere tilgang til dokumenterne kræves et system, der kan registrere disse aktiviteter. Dette betyder også, at det bliver nemmere at fremskaffe nødvendige informationer i fremtiden.

Da virksomhederne løbende tilstræber at være mere effektive, bliver det vanskeligere at have egne specialister, som kan behandle og vedligeholde en intern dokumenthåndtering. Vores løsning er i stedet, at I får assistance fra os på Iron Mountain. Vores eksperter i informationsstyring kan give dig den support, du har brug for, samtidig med at du optimerer din administration. Vi bruger ikke mere tid, end det er strengt nødvendigt, og gennem vores samarbejde kan du fokusere på virksomhedens kerneområder.