Hyldearkivering

Opbevaringspligt dokumenter

Der er en hel del dokumenter, der er opbevaringspligt på, når du driver virksomhed. Det drejer sig blandt andet om opbevaring af juridiske dokumenter, fakturaer, kvitteringer og andre relevante regnskabsdokumenter, som skal gemmes i flere år. Samtidig er der tale om dokumenter, som din virksomhed gerne skal have nem adgang til. Disse kan nemt optage en masse unødigt plads hos de enkelte virksomheder, hvorfor vi tilbyder at løse dette opbevaringsproblem, uden at det bliver svært at tilgå dokumenterne.

Det er let at tilgå disse dokumenter gennem vores kundeportal. Her kan du gå ind og spore den helt præcise placering af det ønskede dokument, således at det er hurtigt at lokalisere. Du vil hele døgnet have adgang til dine dokumenter.

Praktiske arkivløsninger

Vi tilbyder både arkivering i hylder af fysiske dokumenter samt åben hyldefilopbevaring. Vi kan dermed opbevare dine digitale dokumenter, så de heller ikke optager unødig plads. Du vil naturligvis have lige så hurtig adgang til dem, som hvis de var lokaliseret lokalt hos din virksomhed. Ved at have de digitale dokumenter opbevaret hos os, sikrer du dig, at de ikke går tabt, som jo desværre kan ske med alt digitalt, der ikke er foretaget en grundig backup af. Har du kun dine digitale dokumenter opbevaret på virksomhedens harddiske, vil de være meget udsatte. Med denne eksterne løsning behøver du ikke at bekymre dig om at miste vigtige filer. Samtidig behøver du ikke at sørge for ekstreme mængder af digitalt opbevaringsplads hos virksomheden, hvilket kan være svært at sætte i systemer og få et godt overblik over, hvis ikke man har en effektiv, samlet løsning.

Arkivløsninger med høj sikkerhed

Der er mange gode grunde til at opbevare sine vigtige dokumenter på et eksternt lager, og det er ikke sikkerheden, der skal sætte en stopper for dig. Vælger du Iron Mountain til at varetage denne service, er du helt sikker på, at sikkerheden er i top. Dine dokumenter vil være godt beskyttet i vores hyldearkiv. Denne sikkerhed underbygges af følgende tiltag:

• Alarmsystem på dørene samt overvågningskameraer
• Alarm til brand og indbrud, der er koblet direkte til en alarmcentral
• Konstruktionerne i arkivet er udarbejdet med brandforebyggende materialer
• God udluftning og ventilering af arkivet
• Sikkerhedsuddannet personale med certifikat
• Alle dine dokumenter håndteres efter dine behov

Iron Mountain startede sin service tilbage i 1951. Gennem en lang årrække har vi specialiseret os i at yde mange former for opbevaringsløsninger for virksomheder. Du kan derfor trygt overlade opbevaringen af dine vigtige dokumenter til os.

Lynhurtig adgang til dine dokumenter

Vi stræber efter at tilbyde den allerbedste service inden for arkivering og opbevaring. Det er naturligvis ikke alle, der synes, at det er lige praktisk at skulle have fat i sine fysiske dokumenter, hvis disse er arkiveret langt fra virksomhedens adresse. Dette problem vil vi også gerne løse. Vi tilbyder derfor at transportere dine vigtige dokumenter ud til dig, når du har brug for dem. Derved er afstanden til Iron Mountain ikke nogen hindring. Vi sørger for, at du inden for kort tid har de ønskede dokumenter i hånden.

Få scannet alle fysiske dokumenter ind til digitale versioner

Et andet alternativ er en digital løsning, hvor vi scanner alle dine dokumenter ind for dig. Her kan du simpelthen vælge at arkivere dine fysiske dokumenter i vores arkivrum og tilvælge denne smarte digitale løsning. For mange virksomheder er det upraktisk med alle disse fysiske papirer. Meget bliver nemmere at håndtere, når det foregår digitalt. Vil du gerne have digitaliseret dine dokumenter, kan vi derfor være behjælpelig med dette. Vi er udmærket klar over, at der er love og regler for, at der skal være fysiske eksemplarer af specifikke dokumenter. Har du den digitale version tilgængelig på et splitsekund, er det nok at opbevare den fysiske version på et sikkert sted - såsom hos Iron Mountain.

Med denne digitale løsning kan du via vores kundeportal tilgå de ønskede dokumenter med få klik. Har du brug for hjælp til informationsstyring, kommer vi gerne ud til dig og hjælper dig med dette. Her kan du få helt konkrete forslag til, hvordan der kan foretages forbedringer.

Effektiv, sikker opbevaring af vigtige dokumenter

Åben hyldearkivering er derfor et fornuftigt og effektiviserende tiltag til de dokumenter, virksomheden gerne skal have hurtig og nem adgang til, men som optager for meget plads hos den enkelte virksomhed, eller som virksomheden finder uoverskueligt at sætte i systemer. Hyldearkivering kan være med til at effektivisere arbejdet hos dit personale, der har nem og hurtig adgang til dokumenterne, frem for at skulle finde dem frem i et lokalt arkiv på virksomhedens adresse. Samtidig er dine vigtige dokumenter i trygge hænder hos Iron Mountain.

Har du brug for flere løsninger til opbevaring af materiale eller andet, kan vi også være behjælpelig med en samlet løsning. Vi har nemlig ekspertise inden for opbevaring af alverdens vigtige ting. Du kan trygt overlade opbevaring af både vigtige dokumenter og vigtige genstande til os.