Λύση Επεξεργασίας Τιμολογίων

Αυτοματοποίηση της επεξεργασίας των τιμολογίων σας

Πρόκληση

Για τους επαγγελματίες που εργάζονται σε λογιστήρια (AP), η αποτελεσματικότητα και η ακρίβεια έχουν ύψιστη σημασία. Πρέπει να επεξεργάζεστε τα τιμολόγια γρήγορα, να αποστέλλετε γρήγορα τις πληρωμές και να διαχειρίζεστε και τις δύο αυτές διαδικασίες ώστε να βελτιστοποιείτε τις ταμειακές ροές, αποφεύγοντας παράλληλα σφάλματα που μπορεί να έχουν μακροπρόθεσμο αντίκτυπο στην επιχείρηση. Ωστόσο, με τα έντυπα και τα ψηφιακά τιμολόγια που αποστέλλονται σε πολλές τοποθεσίες και σε πολλά γραμματοκιβώτια, η αποτελεσματικότητα και η ακρίβεια αποτελούν πραγματική πρόκληση.

Το πρόβλημα

Αν έχετε τιμολόγια σε πολλά εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχειοθήκες, σκληρούς δίσκους, κοινόχρηστα σημεία αποθήκευσης δεδομένων κ.λπ., δεν απολαμβάνετε τα πλεονεκτήματα της ισχυρής τεχνολογίας που μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τη δουλειά σας πιο αποτελεσματικά και με μεγαλύτερη ακρίβεια. Με το 70% των επιχειρήσεων να εξακολουθούν να λαμβάνουν έντυπα τιμολόγια,¹ η εύρεση και ο μη αυτόματος έλεγχος εκατοντάδων έντυπων εγγράφων για την αντιστοίχιση των τιμολογίων μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις πληρωμών που βλάπτουν τις σχέσεις με τους προμηθευτές και την πιστοληπτική ικανότητα της επιχείρησής σας.

Η μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων από έντυπα τιμολόγια δημιουργεί κίνδυνο σφαλμάτων ή απώλειας τιμολογίων. Οι διπλές πληρωμές από μόνες τους μπορεί να κοστίσουν στην επιχείρησή σας από 0,8% έως 2% των συνολικών πληρωμών σας.² Απλά λάθη κατά την πληκτρολόγηση μπορεί επίσης να οδηγήσουν σε πληρωμές επιπλέον ποσών, σε διπλές πληρωμές, σε μη εκτέλεση και σε καθυστερήσεις πληρωμών, αφήνοντας την πόρτα ανοικτή σε απάτες.

Η αναποτελεσματικότητα επιβραδύνει τη διεκπεραίωση των πληρωμών και οδηγεί σε περιττές δαπάνες. Διάφορες μελέτες και αναφορές συγκριτικής αξιολόγησης στην επεξεργασία των εισερχόμενων τιμολογίων υπολογίζουν ότι το κόστος ανά τιμολόγιο για τις χειροκίνητες διαδικασίες που βασίζονται στη χρήση χαρτιού κυμαίνεται από 10 έως 40 ευρώ.³

Πώς θα σας φαινόταν αν μπορούσατε;

Η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας των τιμολογίων με την Επεξεργασία Τιμολογίων της Iron Mountain μπορεί να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε τα προβλήματα και να εξασφαλίσετε:

1. Συγκέντρωση φυσικών και ηλεκτρονικών τιμολογίων σε ένα κεντρικό σημείο
2. Αξιοποίηση της δύναμης της τεχνητής νοημοσύνης (AI) για τη χρήση έξυπνης καταγραφής δεδομένων για την εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων από έντυπα και ψηφιακά αρχεία, συμβάλλοντας στη μείωση μη αυτόματων εργασιών και λαθών
3. Αυτοματοποίηση ροών εργασίας διαδικασιών, ενσωματώνοντας αρχεία τιμολογίων προμηθευτή και δεδομένα προμηθειών, καθώς και ενίσχυση των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων

Επεξεργασία Τιμολογίων της Iron Mountain

Η λύση Επεξεργασίας Τιμολογίων της Iron Mountain είναι ενσωματωμένη στην Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), μια επεκτάσιμη λύση λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) με χαμηλές απαιτήσεις συγγραφής κώδικα που ενισχύει τις δυνατότητες διαχείρισης πληροφοριών και αυξάνει την αυτοματοποίηση των μη αυτόματων εργασιών στο υπάρχον λογιστικό σας σύστημα, μέσω προκατασκευασμένων συνδέσμων, ροών εργασίας, τύπων εγγράφων, μεταδεδομένων, κανόνων διατήρησης και υποδείξεων AI.

Μπορείτε να εμπιστευτείτε την Iron Mountain, έναν παγκόσμιο οργανισμό που ασχολείται αποκλειστικά με την αποθήκευση, την προστασία και τη διαχείριση πληροφοριών και περιουσιακών στοιχείων, για την παροχή μια λύσης που αξιοποιεί την ολοκληρωμένη διαχείριση φυσικού και ψηφιακού περιεχομένου, το AI, την αυτοματοποίηση ροών εργασίας και τις δυνατότητες διακυβέρνησης πληροφοριών σε μια ενοποιημένη πλατφόρμα που σας βοηθά να επιτύχετε:

• Συγκέντρωση της διαχείρισης τιμολογίων σε φυσική και ηλεκτρονική μορφή από ένα κεντρικό σημείο: Μπορείτε να ψηφιοποιείτε μόνοι σας τα τιμολόγιά σας ή να αναθέτετε τη διαδικασία στην Iron Mountain. Οι προμηθευτές μπορούν επίσης να στέλνουν τιμολόγια σε αποκλειστικά εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του λογιστηρίου. Η λύση μας παρέχει ένα μόνο αποθετήριο για τα φυσικά και ψηφιακά σας αρχεία.
• Αυτοματοποίηση της καταγραφής δεδομένων χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες της λύσης Intelligent Document Processing (IDP): Η λύση μας εξαγάγει και ευρετηριάζει αυτόματα την κεφαλίδα του τιμολογίου και τα δεδομένα του στοιχείου γραμμής, προσφέροντας στους εργαζομένους του λογιστηρίου ένα πλήρως ψηφιακό αρχείο χωρίς χειροκίνητη πληκτρολόγηση δεδομένων.
• Σύνδεση δεδομένων σε διάφορες πλατφόρμες: Η ενοποίηση με τα υπάρχοντα συστήματα προμήθειας συνδέει τα δεδομένα, ώστε να μην χρειάζονται πια σιλό πληροφοριών.
• Δυνατότητα πρόσβασης οποιαδήποτε στιγμή, από οπουδήποτε: Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να αποκτούν εύκολα πρόσβαση και να αναζητούν τιμολόγια στην ασφαλή πλατφόρμα ECM της εταιρείας μας μέσω μίας ενιαίας διαδικτυακής πύλης, να λαμβάνουν ειδοποιήσεις για κανόνες διαχείρισης εξαιρέσεων και να κοινοποιούν και να επεξεργάζονται εκ νέου απορριφθέντα τιμολόγια με τους προμηθευτές.
• Προστατεύετε την επιχείρησή σας: Η ελεγχόμενη αλυσίδα φύλαξης, η ασφαλής αποθήκευση, η κρυπτογράφηση δεδομένων, ο περιορισμός πρόσβασης και τα δικαιώματα βάσει ρόλων διατηρούν τα δεδομένα ασφαλή. Η πλατφόρμα περιεχομένου μας συμμορφώνεται με τα πρότυπα του κλάδου και τις πολιτικές διατήρησης των δεδομένων και παρέχει δυνατότητες που σας βοηθούν να ανταποκρίνεστε σε ελέγχους και αιτήματα αποκάλυψης ευρημάτων.
• Διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής: Η Iron Mountain μπορεί να απορρίψει τα φυσικά αρχεία αποθηκεύοντας ή καταστρέφοντάς τα με ασφαλείς μεθόδους ή επιστρέφοντάς τα σε εσάς.

Τα αποτελέσματα μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τις βασικές σας επιδιώξεις και να σας βοηθήσουν να επιτύχετε:

• Πιο διαφανή επεξεργασία των τιμολογίων: Μπορείτε να βλέπετε, να διαχειρίζεστε και να επεξεργάζεστε τιμολόγια από μια ενιαία, κεντρική και εύχρηστη πύλη. Μπορείτε να βλέπετε πώς διεκπεραιώθηκε κάθε τιμολόγιο και πού γίνονται οι πληρωμές σας με ένα μόνο κλικ.
• Αυξημένη ακρίβεια: Μπορείτε να εξαγάγετε αυτόματα πληροφορίες από τα τιμολόγια και να τις τροφοδοτείτε σε ροές εργασιών για να αποφύγετε σφάλματα που προκύπτουν από τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων. Μειώνετε ή εξαλείφετε τον κίνδυνο λανθασμένης τοποθέτησης ή λανθασμένου χειρισμού των τιμολογίων.
• Αύξηση της απόδοσης και μείωση των δαπανών: Με την ψηφιοποίηση και την αυτοματοποίηση των ροών εργασιών, μπορείτε να ταξινομείτε και να οργανώνετε τιμολόγια με το πάτημα λίγων πλήκτρων για εξαιρετικά γρήγορη επεξεργασία. Επιπλέον, θα εξοικονομήσετε τον χρόνο και την επιπλέον εργασία που απαιτούνται για το μηνιαίο κλείσιμο.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, Ιούλιος 2022.
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, Φεβρουάριος 2022.
3 Seeburger, The 5 Most Important Key Figures of the Purchase-to-Pay Process, Ιανουάριος 2024.