7 ventajas de la consolidación de archivos heredados

Limpiar archivos en papel heredados puede ser un desafío desalentador. Es posible que tengas que enfrentarte a miles, o incluso a decenas de miles de archivos dispersos entre varias ubicaciones. También puede ser que los archivos estén almacenados en la oficina, en archivos internos, en los escritorios de los empleados o en armarios. Todo esto crea una compleja red de documentos que hace que sea más difícil determinar lo que tienes, por lo que resulta casi imposible tomar decisiones informadas y defendibles sobre cada archivo.

¿Por qué tener un inventario de archivos disperso obstaculiza tu progreso?

Aunque muchas organizaciones han priorizado la limpieza de archivos heredados, el problema continúa: la retención excesiva sigue siendo un gran reto, especialmente cuando están dispersos en varias ubicaciones y se almacenan con diferentes proveedores. Esta fragmentación puede entorpecer los proyectos de limpieza, dificultar la eficiencia, elevar los costes y aumentar el riesgo de que surjan problemas de cumplimiento. También conlleva perder tiempo al buscar documentos extraviados, dispersos o inaccesibles, lo que afecta directamente a la productividad y ralentiza la toma de decisiones críticas.

Afrontar y tomar decisiones justificables sobre los archivos físicos heredados no es solo una opción más; es una necesidad para poder avanzar e impulsar las iniciativas digitales de tu organización. Los archivos físicos se deben examinar, clasificar, organizar y digitalizar para facilitar su acceso y, finalmente, destruirlos una vez que se hayan cumplido los requisitos normativos.

7 grandes ventajas de la consolidación de archivos

Consolidar y limpiar los archivos físicos va más allá de optimizar el inventario; se trata de conseguir una ventaja estratégica. A continuación te mostramos cómo la consolidación puede beneficiar a tu organización:

1. Mejora la visibilidad y el acceso: La consolidación proporciona una visión centralizada de todo el inventario. Una mayor visibilidad te permitirá controlar mejor la información, facilitando una recuperación rápida y sencilla cuando la necesites, así como tomar decisiones sobre su eliminación fácilmente.
   
2. Reduce los costes: Para reducir los costes de almacenamiento, conserva solo lo que sea necesario para cumplir los requisitos de cumplimiento. Lo primero es ser consciente de lo que tienes para poder tomar decisiones informadas y defendibles sobre lo que necesitas conservar, lo que se debe digitalizar y lo que se puede destruir. Con la estrategia de consolidación y limpieza adecuada, puedes diseñar un plan para tomar estas decisiones estratégicas cada año y lograr una reducción de costes sostenible.
   
3. Mitiga los riesgos: La retención excesiva de documentos en papel puede dar lugar a problemas de cumplimiento y dificultades operativas. Si tienes todos los archivos en un único lugar, puedes tomar decisiones de eliminación y cumplir con las obligaciones normativas con mayor facilidad. 
   
4. Aumenta la eficiencia: Tener un inventario documental bien organizado te permite acceder a la información y recuperarla de forma rápida y eficaz, lo que aumenta la productividad.
   
5. Acelera la transformación digital: La eliminación de archivos en papel es un paso fundamental en el camino hacia la transformación digital. Sin ella, seguirás dependiendo de prácticas obsoletas.
   
6. Prepárate para la IA: Organizar los datos y lograr que sean accesibles es fundamental para las iniciativas de inteligencia artificial (IA). A medida que limpies tus archivos en papel, puedes tomar decisiones estratégicas sobre qué debería digitalizarse y en qué formato, para permitir los análisis avanzados.
   
7. Céntrate en las iniciativas clave: Al consolidar y eliminar los archivos físicos heredados, liberarás un tiempo y unos recursos muy valiosos que podrán reorientarse para impulsar el desarrollo de la organización y cumplir tus objetivos.
   

Tu socio para la consolidación y limpieza de archivos heredados

Iron Mountain ofrece un enfoque global consolidado que ayuda a organizaciones como la tuya a limpiar su inventario de archivos físicos, sin importar la  localización. Gracias a nuestras innovadoras soluciones, como Smart Suite y Clean Start, podrás gestionar con confianza y de una vez por todas tus archivos en papel heredados.

¿Los archivos están almacenados externamente? 
Consolida los archivos con Iron Mountain y aprovecha nuestras soluciones Smart Suite para limpiar el inventario. Este paquete se ha diseñado específicamente para ayudarte a tomar decisiones informadas y defendibles sobre qué conservar, digitalizar o destruir.

¿Los archivos están almacenados en la propia empresa? 
A través de nuestro servicio Clean Start, un representante de Iron Mountain evaluará los archivos y ofrecerá recomendaciones para ahorrar costes, reducir riesgos y cumplir los objetivos normativos.

De cara al futuro de las organizaciones, nunca está de más recalcar la importancia de limpiar y eliminar los archivos en papel. Al colaborar con expertos como Iron Mountain, puedes limpiar los archivos en papel antiguos, reducir los costes y centrarte en lo que importa de verdad: tus objetivos principales.

¿Todo listo para consolidar y acelerar tu proyecto de limpieza del archivo?

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