Transforma la operativa de tu departamento de recursos humanos

Solución de Recursos Humanos de Iron Mountain

Reto

Cuando se tiene una plantilla híbrida y los expedientes de RR. HH. están en diferentes formatos y ubicaciones, su gestión puede ser todo un reto. Garantizar que la documentación de los empleados sea completa, esté actualizada y se gestione de acuerdo con la legislación y las normativas en constante cambio es una prioridad.

La búsqueda de información de RR. HH., como formularios de consentimiento firmados, obligaciones contractuales o consideraciones de salud laboral, entre otros, y la elaboración de informes de auditoría puede llevar mucho tiempo y requerir mucho esfuerzo manual. Y lo que es más importante, si no se gestiona correctamente, el uso compartido de documentos de los empleados puede exponer información confidencial.

Impacto

Los beneficios de la digitalización no son exagerados. La gestión de documentos en papel cuesta a las organizaciones tiempo y dinero: Por ejemplo, un cliente de Iron Mountain InSight® afirmó haber ahorrado hasta 26 000 horas al año¹ gracias a la mejora de la colaboración de los empleados con documentos digitales.

Además, se exige a las organizaciones cumplir estrictas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Protección de Datos (una implementación del RGPD en el Reino Unido), para garantizar que los datos personales se destruyan de forma justificable de acuerdo con sus reglas sobre periodos de retención. El incumplimiento puede dar lugar a multas que podrían tener un impacto negativo en las empresas.

Imagina que pudieras...

Adoptar una plataforma unificada, segura y conforme a la normativa donde reunir tanto la documentación digital existente como la documentación física recientemente digitalizada con el fin de superar los desafíos mediante:

• La búsqueda y localización rápida y sencilla de documentos
• Mejorar la productividad del departamento de RR. HH. con una colaboración eficiente incluso de forma remota
• Proteger los datos de los empleados y la mejorar de la seguridad y las auditorías
• Garantizar que los documentos críticos están actualizados y no se pasa por alto ninguna renovación

Unificación de registros de RR. HH. físicos y digitales

La solución de RR. HH. de Iron Mountain es una oferta de software como servicio (SaaS) que permite a los empleados y a los socios empresariales internos escanear y almacenar todos los archivos relacionados con RR. HH. en un repositorio de contenido seguro en la nube, lo que agiliza los procesos de RR. HH. En función de los derechos de acceso basados en perfiles, podrás buscar la documentación que necesites y compartirla con las partes interesadas internas y externas para permitir una colaboración más eficaz, independientemente de la ubicación de trabajo. Al contar con una vista centralizada, tendrás el nivel de supervisión que necesitas, además de paneles de gestión donde consultar datos y métricas con información útil, así como recibir alertas sobre las fechas de vencimiento. A través de la solución, los departamentos de RR. HH. pueden hacer un seguimiento de los documentos de los empleados y tomar medidas proactivas, como renovar certificados, ID o pruebas de cumplimiento de las políticas de los empleados antes de que venzan.