Protegiendo el pasado y dando forma al futuro: guía para la digitalización del patrimonio cultural

White papers

La importancia de la digitalización y cómo empezar a proteger nuestra historia colectiva.

15 de enero de 202512 mins
Library photo

Resumen ejecutivo

Cada año se pierden miles de piezas. Museos, colecciones privadas, bibliotecas e instituciones públicas, entre otros, sufren la degradación de materiales, la obsolescencia de los medios, robos e incluso riesgos de pérdida de sus colecciones como resultado de la falta de instalaciones de almacenamiento apropiadas y del cambio climático. Estas piezas no son solo bienes perdidos; debido a su singularidad, representan una gran pérdida para nuestra cultura, nuestra historia y nuestras identidades. Para contrarrestar esta realidad, es fundamental preservar nuestro patrimonio cultural, ya que protege nuestro pasado y nuestras raíces históricas, es la base del aprendizaje, la investigación y el intercambio, y enriquece nuestro futuro colectivo.

Es cierto que la preservación cultural es un concepto fácil de entender, pero difícil de llevar a cabo. Sin embargo, es extremadamente urgente que hagamos algo al respecto. Esta situación crítica se debe a que muchos bienes y archivos únicos del patrimonio cultural están envejecidos y son frágiles y susceptibles de sufrir daños por manipulación, exposición a la luz y condiciones ambientales. Debido al cambio climático y a los constantes acontecimientos que generan inestabilidad a nivel global, “no hacer nada” solo favorece la degradación o la destrucción y aumenta el riesgo de perder bienes y archivos históricos para siempre.

Afortunadamente, la digitalización ayuda a preservar los bienes y archivos de nuestro patrimonio cultural y hace que sean más accesibles. Crea representaciones digitalizadas exactas de obras originales para disponer de réplicas digitales, lo que reduce la necesidad de manipulación física y permite que las imágenes estén disponibles para una audiencia global. Como resultado, las copias digitales de los bienes culturales se pueden compartir en línea, superando las barreras geográficas y permitiendo a personas de diferentes partes del mundo estudiar y apreciar estos tesoros de forma remota.

Aunque la digitalización es reconocida como una prioridad para proteger y preservar las colecciones, requiere una inversión inicial, equipos especializados y personal altamente capacitado. Las colecciones se pueden reproducir en réplicas digitales exactas que se adhieran a los estándares del sector con metadatos que mejoran la visibilidad, la interoperabilidad y la disponibilidad de las colecciones y archivos del patrimonio cultural.

Iron Mountain tiene un sólido compromiso con la preservación del patrimonio cultural compartido del mundo. Nuestros expertos pueden guiarte en tu proyecto de digitalización para proteger los bienes y archivos históricos. Juntos, podemos proteger el pasado y tener un impacto positivo en las generaciones futuras.

"Aquellos que no pueden recordar el pasado están condenados a repetirlo".

George Santayana, La vida de la razón, 1905

Como dijo Charles de Lint, todos estamos hechos de historias. Nuestras historias están entrelazadas inextricablemente y se transmiten de generación en generación, dando a nuestras vidas sentido y contexto. Es vital seguir compartiendo nuestras historias, nuestro pasado y nuestra cultura con las generaciones actuales y futuras. Es nuestra forma de recordar, aprender y compartir nuestras raíces culturales colectivas al tiempo que honramos a quienes nos precedieron.

Los archivistas, coleccionistas, conservadores, curadores, bibliotecarios, historiadores y profesores manejan colecciones únicas y de valor incalculable que son piezas tangibles de nuestras historias, nuestro pasado y nuestra cultura comunes. La preservación de estos bienes históricos es crucial. El coste de no proteger y preservar íntegramente nuestros bienes culturales es elevado, y a menudo irreversible. Lo que se pierde, roba o destruye suele desaparecer para siempre.

Sin embargo, preservar estos bienes históricos únicos también está lleno de grandes desafíos inherentes y significativos.

Superar los desafíos

Los bienes y colecciones del patrimonio cultural son únicos, están repartidos por todo el mundo y abarcan una amplia gama de formatos, como materiales encuadernados, documentos, manuscritos, obras de arte, películas, audio, vídeo, registros históricos, fotografías, etc. Independientemente de su ubicación o formato, son frágiles y están sujetos a una degradación gradual debido a las condiciones ambientales, de manipulación y almacenamiento. Otros factores como los conflictos, los desastres naturales, el cambio climático, los acontecimientos provocados por el ser humano y el paso del tiempo están fuera de nuestro control y también desempeñan un papel importante en el deterioro y la desaparición del patrimonio cultural.

Además, los bienes físicos y los archivos suelen encontrarse en ubicaciones específicas de acceso restringido, lo que limita su disponibilidad para un público más amplio. Esta circunstancia hace que sea difícil compartir bienes más allá de las paredes físicas del archivo, lo que limita las oportunidades de investigación, educación, disfrute y posible rentabilización.

A esto se suma el hecho de que las colecciones están creciendo a un ritmo sin precedentes, lo que sobrecarga aún más los limitados recursos de personal, agrava las limitaciones de espacio y almacenamiento, y aumenta el coste de las instalaciones físicas dedicadas al almacenamiento. A menudo, estas restricciones tienen como consecuencia una falta de precisión y exhaustividad a la hora de conocer las colecciones, lo que básicamente da lugar a información oculta que genera desafíos adicionales.

Juntos, todos estos factores crean una “tormenta perfecta” de riesgos para la seguridad, comprensión y preservación de nuestro patrimonio cultural que son cada vez mayores y más alarmantes.

Aprovechando la tecnología

Para mitigar los riesgos, la tecnología digital se presenta como una forma eficaz de proteger, preservar y compartir nuestro patrimonio cultural globalmente.El objetivo de la digitalización es proporcionar un acceso perpetuo mediante la preservación, la estabilización y la conversión y el almacenamiento digital de bienes y archivos históricos.

Por ejemplo, en Austria, la organización Niederösterreichisches Landesarchiv quería digitalizar y proteger permanentemente documentos oficiales y testimonios del Holocausto y del régimen nazi. Muchos de estos bienes son frágiles archivos en papel, notas manuscritas, registros públicos y fotografías. En colaboración con Iron Mountain, se utilizó una solución de digitalización personalizada para los registros históricos que les permitía mantener una cadena de custodia completa con un elevado nivel de seguridad.

Como resultado, la organización podía dedicar menos esfuerzo a recuperar archivos y disponía de más tiempo para mejorar la indexación y el archivado de los archivos más antiguos. Gracias a ello, la organización redujo los riesgos de daños y los costes de restauración. Los investigadores obtuvieron un acceso más rápido a registros históricos completos, al tiempo que liberaron nuevas oportunidades para los investigadores académicos internacionales, que podían acceder a la documentación en línea. Y lo que es más importante, como observó el Dr. Stefan Eminger, jefe de Historia Contemporánea de Niederösterreichisches Landesarchiv, sobre el proceso de digitalización: “No se ha dañado ningún registro del archivo”.

Más información aquí 

Digitalización de bienes históricos: cinco características imprescindibles

(y cómo Iron Mountain cumple todas ellas)

Lograr resultados como los de Landesarchiv requiere la implementación adecuada, de principio a fin y personalizable de la tecnología digital, el principal factor determinante de una preservación efectiva. Para el patrimonio cultural y los archivos, las soluciones de tecnología digital no se crean del mismo modo. Esto se debe a que la preservación del patrimonio cultural es una capacidad única y altamente especializada que suele personalizarse para cada aplicación y bien. Entre las características imprescindibles que cumplen los requisitos de implementación de la preservación digital se incluyen las siguientes:

1. Experiencia especializada

El manejo adecuado de los bienes únicos del patrimonio cultural requiere una experiencia profunda y especializada. En primer lugar, los archivistas expertos deben estar involucrados en el diseño de la solución integral y consultar a los expertos en digitalización durante todo el proceso para garantizar que los requisitos de digitalización cubren las necesidades específicas. Aparte de los archivistas, se necesitan los mejores servicios de transporte disponibles y especialistas en la manipulación de materiales que sepan cómo tratar bienes históricos únicos y valiosos con un cuidado exquisito y una experiencia demostrada.

La experiencia especializada de Iron Mountain. Iron Mountain cuenta con un sólido equipo de archivistas, bibliotecarios y manipuladores de obras de arte profesionales que proporcionan información sobre las prácticas recomendadas globales y que aportan un enfoque minucioso sobre la protección y preservación de las colecciones. Estos expertos de confianza, así como su asesoramiento y asistencia en torno a las soluciones, han demostrado en muchas ocasiones resultados óptimos en su trabajo con bienes históricos.

La solución integral de Iron Mountain abarca documentos en papel, libros, obras de arte y recursos multimedia. Nuestro personal especialmente formado evalúa el estado de la cartera de patrimonio cultural, la prepara, estabiliza y transporta a sitios dedicados para su escaneo y almacenamiento, digitaliza los bienes y crea copias digitales de alta definición. Los resultados de la digitalización se ajustan a los estándares del sector y se pueden utilizar, gestionar, reproducir, compartir o rentabilizar. Iron Mountain también ofrece instalaciones de almacenamiento para carteras físicas originales con el fin de ampliar la vida útil de la colección para garantizar que generaciones futuras puedan disfrutarlas.

2. Cumplimiento normativo

A medida que evoluciona la digitalización, es importante comprender y cumplir con las prácticas recomendadas y los estándares de calidad de imagen ISO 19264 con el fin de lograr una calidad de imagen objetiva adecuada para un nivel óptimo de preservación. A nivel mundial, las dos directrices de referencia son la iniciativa de Directrices de Digitalización de Agencias Federales (FADGI) y METAMORFOZE. Como directrices de calidad de imagen de facto para la preservación, los estándares FADGI y METAMORFOZE comprenden varios niveles de calidad que sirven de guía para los requisitos de digitalización.

El enfoque de Iron Mountain con respecto al cumplimiento. El equipo de Iron Mountain está altamente capacitado para cumplir las normas internacionales pertinentes, incluidos los estándares ISO 19264, FADGI y METAMORFOZE. Muchos de estos expertos de confianza de Iron Mountain están acreditados y cuentan con una amplia y probada experiencia en el cumplimiento de las normas y prácticas recomendadas de archivo.

3. Soporte a largo plazo

La preservación y la protección son compromisos a largo plazo que requieren escalabilidad y personalización continuas a medida que las colecciones cambian y se amplían. Esto significa que un socio con soluciones, servicios y soporte integrales, y con recursos que den cabida a la escalabilidad, ayuda a garantizar el éxito y la longevidad de los programas de protección y preservación del patrimonio cultural.

La asistencia a largo plazo de Iron Mountain. Por sus más de 70 años de historia, Iron Mountain comprende lo que significan la adaptabilidad y la longevidad. Estos conceptos son especialmente aplicables a la preservación y protección de archivos. Por eso, la cartera de servicios y asistencia de Iron Mountain, combinada con sus numerosos recursos y amplia experiencia, pueden proporcionar escalabilidad y personalización a medida que evolucionan las colecciones. Iron Mountain fomenta las asociaciones a largo plazo para crecer a la par que las organizaciones e instituciones.

4. Conocimientos técnicos específicos

Los bienes de archivo requieren conocimientos técnicos específicos en sistemas, conversión digital a nivel de archivo, metadatos y almacenamiento digital. Esta especialización permite rentabilizar y compartir las colecciones con un público más amplio. Contar con recursos y experiencia en estas áreas es un aspecto importante que deben buscar en un socio las organizaciones e instituciones que no dispongan de los recursos de personal con los conocimientos técnicos necesarios.

La experiencia técnica específica de Iron Mountain. .Los archiveros, bibliotecarios y técnicos de Iron Mountain están altamente cualificados y se adhieren a las prácticas sobre metadatos estructurales y descriptivos; al cumplir los estándares internacionales, los expertos en soluciones también pueden mejorar y crear metadatos descriptivos a escala mediante inteligencia artificial (IA) que ayudan a mejorar la visibilidad, interoperabilidad y disponibilidad de los elementos de las colecciones, además de facilitar las investigaciones. Los metadatos también se pueden extraer de documentos nativos digitales para mejorar la visibilidad de las colecciones y compartirlos con una red más amplia de expertos y coleccionistas.

5. Alcance global

La presencia mundial es una ventaja para la preservación del patrimonio cultural. Aunque las organizaciones e instituciones pueden tener piezas específicas de su ubicación, estas se pueden archivar en otro país o continente. Los socios con cobertura mundial ayudan a cubrir de forma integral todas las necesidades de preservación de bienes históricos.

El alcance global de Iron Mountain. Iron Mountain está presente en todo el mundo con recursos, oficinas, centros de datos e instalaciones de almacenamiento. Presta servicio a 225 000 organizaciones en 60 países y trabaja con más del 90 % de las empresas de la lista Fortune 1000. La huella global de Iron Mountain supone una gran ventaja para las organizaciones e instituciones centradas en la preservación y protección de los bienes del patrimonio cultural.

Manos a la obra

Para avanzar en la preservación del patrimonio cultural, debemos actuar con premura. Pero ninguna empresa o persona puede hacerlo sin ayuda. Preservar nuestras historias colectivas también requiere una acción colectiva, asociándonos para salvaguardar nuestro pasado y mejorar nuestro futuro. Como socio de los principales museos, coleccionistas, bibliotecas e instituciones de todo el mundo, Iron Mountain está firmemente consolidado como un recurso probado y fiable en todo el mundo.

Estamos preparados para ayudarte en tu proyecto, independientemente del punto del proceso en el que te encuentres o de tus requisitos particulares. Juntos, podemos crear un legado duradero que se remonte a muchas generaciones anteriores a nosotros y perdure por muchas generaciones futuras. Esa es una historia de la que todos podemos sentirnos orgullosos de haber escrito.