Simplificando la complejidad de los datos para lograr conformidad en auditorías y preparación para IA

Industria 

Tecnología de la Información

Desafío

Un panorama de datos complejo requería un proceso personalizado de archivo y retención.

Solución

Iron Mountain Information Governance Advisory Services and Iron Mountain InSight^® with an integration to Policy Center

Valor

• Logró una eficiencia 70 veces mayor en general.
• Mejoró la eficiencia en un 60% en la evaluación de las reglas de retención de datos.
• Alcanzó conformidad para auditoría y preparación para IA auditoria e prontidão para IA

Kyndryl obtiene datos listos para auditoría a nivel mundial, aumenta la eficiencia 70 veces, transforma la gestión de datos y, al mismo tiempo, crea datos preparados para IA.

El propósito de Kyndryl es “ayudar a las principales empresas del mundo a operar sin interrupciones y brindar soporte a sus clientes”. Sin embargo, después de separarse de IBM, Kyndryl enfrentó el desafío de operar dentro de un panorama de datos complejo. Al mismo tiempo, Paul Morton, Director Asociado de Gobernanza de Datos en Kyndryl, fue asignado para establecer un proceso de archivo y retención en un plazo de nueve meses.

Más allá del proceso de desinversión y las nuevas operaciones, surgieron otras complejidades. Kyndryl opera en más de 70 países, lo que exige gestionar cientos de requisitos regulatorios específicos para la retención de datos.

Para implementar un proceso efectivo de archivo y retención y garantizar conformidad con auditorías y preparación para IA, Kyndryl tuvo que resolver tres desafíos principales:

• Gestionar un entorno híbrido de sistemas heredados y nuevos en varias funciones empresariales: más de 1.800 aplicaciones en más de 50 centros de datos globales que debían ser reducidas, simplificadas y organizadas.
• Resolver problemas de propiedad de registros inconsistentes entre Kyndryl e IBM: más de 1 millón de registros de contacto y 300.000 registros de clientes antiguos necesitaban atención.
• Navegar en la complejidad y en una estrategia de datos ambigua: sistemas, plataformas y aplicaciones heterogéneas, además de cientos de reglas de retención de datos específicas por país, impusieron desafíos a una gobernanza eficiente de la información. 

“Kyndryl abordó múltiples desafíos de manera simultánea para implementar un proceso efectivo de archivo y retención, asegurando conformidad con auditorías y preparación para IA. El beneficio adicional de este enfoque también preparó a Kyndryl para IA. Después de la fase inicial de preparación y colaboración con Iron Mountain, el proceso de archivo y retención estaba operativo en seis meses”, compartió Morton.

Enfrentando los desafíos

En su búsqueda de conformidad para auditorías, el equipo de TI de Kyndryl decidió adoptar un enfoque basado en procesos. Primero, el equipo identificó los procesos comerciales específicos que TI debía respaldar. Luego, se centró en las plataformas que podrían respaldar esos procesos empresariales. Estas plataformas prioritarias se utilizaron como criterio para simplificar el desarrollo de aplicaciones; por ejemplo, no era necesario desarrollar una nueva aplicación si una funcionalidad similar ya existía en otra plataforma.

El equipo también estableció que el nuevo proceso de archivo y retención debía proporcionar transparencia en la gobernanza de datos y establecer una única fuente confiable de información. Los conjuntos de datos y formatos dispares debían combinarse en una sola plataforma para simplificar el acceso a los datos, aumentar la sostenibilidad y preparar el negocio para el futuro.

Los criterios de Kyndryl para seleccionar un socio y una plataforma incluyeron tres características principales:

1. Una solución integral de un solo proveedor que también pudiera configurarse para adaptarse a las necesidades de Kyndryl
2. An industry-recognized leader
3. A trusted ally to Kyndryl’s business partners

Kyndryl eligió asociarse con Iron Mountain. Además de cumplir con los requisitos técnicos de la empresa, Iron Mountain tenía la experiencia necesaria tanto en la gobernanza de la información como en la gestión de los tipos de documentos que Kyndryl ya almacenaba físicamente.

Preparando los datos

Dirigido por Morton, el equipo de TI de Kyndryl trabajó con sus socios comerciales internos y con Iron Mountain para desarrollar un conjunto de reglas de gobernanza para el almacenamiento de datos. Se definieron criterios específicos para datos activos o calientes utilizados a diario, datos pasivos o fríos para acceso offline inmediato y datos archivados que debían conservarse por razones legales, pero no como copia de seguridad.

“Nuestras reglas de archivo son fundamentales para la recuperación y la legalidad de los datos. Conservar datos durante demasiado tiempo puede ser tan problemático como no almacenarlos en absoluto”, explica Morton. “Inicialmente, las reglas generales de retención de datos incluían 400 normas diferentes redactadas en lenguaje jurídico, lo que dificultaba que las personas supieran qué reglas se aplicaban. Trabajamos con el equipo de Gobernanza de Información de Iron Mountain para reducir ese conjunto de reglas a 93 normas simplificadas, que ahora gobiernan los archivos de Kyndryl.

Actualmente, estimamos que evaluar las políticas de retención de datos es un 60% más eficiente que antes. Y lo más importante, aumentamos la confianza en los datos de referencia.”

Además, Kyndryl clasificó las reglas de retención según los elementos más importantes, haciéndolas más comprensibles para los usuarios. Cada regla se definió según el tipo de datos, el objeto de almacenamiento, el requisito mínimo y máximo de retención, el año, el país y la industria.

Logrando preparación para IA

Uno de los resultados más transformadores del proceso de archivo y retención fue el doble beneficio de obtener datos listos para IA. Esto se debe a que el camino hacia la preparación para IA requiere sistemas efectivos de gestión de la información y prácticas rigurosas de cumplimiento normativo.

Además de una gobernanza de datos clara, Kyndryl también adoptó un sólido enfoque de catalogación de datos para fortalecer la gestión de la información. Usando InSight, los datos se clasifican, se etiquetan con metadatos y se organizan para la gestión, accesibilidad y usabilidad en toda la organización. Como encontrar datos siempre ha sido un desafío, los usuarios de Kyndryl ahora pueden acceder a la información de manera colaborativa desde el catálogo de datos y de toda la organización.

“Kyndryl también logró preparación para IA. Como sabemos qué datos tenemos y dónde están almacenados, podemos maximizar su valor y utilizarlos de manera eficiente”, compartió Morton.

Generando Resultados

El enfoque del equipo de TI de Kyndryl es apoyar a las unidades de negocio e impulsar los resultados empresariales. La implementación del proceso de archivo y retención, al mismo tiempo que preparaba la empresa para la Inteligencia Artificial, fue un éxito en ambos aspectos. Los archivos empresariales mejoraron el acceso a datos utilizables, acelerando la toma de decisiones inteligentes para mejores resultados comerciales.

En general, este proyecto hizo que Kyndryl fuera 70 veces más eficiente, simplificó la comprensión de reglas, mejoró la gestión de datos, redujo los costos de administración de reglas de cumplimiento mientras optimizaba la regulación y estableció la preparación para IA. “Resultados como estos son transformadores para Kyndryl. Hemos sentado las bases para un futuro más fuerte, más inteligente y escalable”, afirmó Morton.

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