El cambio impulsa la transformación digital

Un fabricante de dispositivos médicos evoluciona los procesos de protección de registros en un plazo muy ajustado

El reto

En 2018, la empresa matriz identificó las mejores prácticas globales para la gestión de los registros vitales físicos. El esfuerzo formaba parte de una visión más amplia para digitalizar los datos, aplicar el análisis de inteligencia artificial/aprendizaje automático (IA/ML) y mejorar su perfil de seguridad general. A cada filial se le dio un plazo de aproximadamente 24 meses para cumplir.

El grupo de trabajo reunido para abordar el requisito corporativo sintió la presión casi inmediatamente. Las designaciones de registros vitales se habían ampliado para incluir muchos tipos de documentos que antes no recibían un tratamiento especial. Calcularon que el 60% de los documentos existentes en papel podrían verse afectados por la ampliación, lo que hace que el reto físico sea desalentador. Además, los sistemas de seguimiento de la información y de los registros departamentales eran en su mayoría en papel y no podían ampliarse sin aumentar el personal.

La situación

• Cada departamento funcional tenía su propio proceso, en gran medida manual, para el seguimiento de los registros
• Participaron más de 50 coordinadores a tiempo parcial
• El cambio de clasificación de los registros afectó al 60% de los registros en papel
• El grupo de trabajo se vio desbordado por los ajustados plazos y las preocupaciones presupuestarias

La solución

El equipo de gobernanza de la información corporativa organizó reuniones con el grupo de trabajo del fabricante de productos médicos y con Iron Mountain para elaborar un plan de ataque con soluciones digitales. Se diseñó un programa integral de gestión y almacenamiento de registros para:

1. Escanear de forma segura cada documento y garantizar una reproducción de alta fidelidad
2. Preservar el registro físico original en ubicaciones externas aprobadas
3. Entregar copias electrónicas a instalaciones seguras de almacenamiento digital y procesamiento de microfilmes
4. Actualizar automáticamente la base de datos de registros vitales de la empresa
   
   

Los resultados

El despliegue de la solución se completó a satisfacción de la oficina corporativa. La automatización de las tareas ayudó a resolver incoherencias y a reducir la carga de trabajo de los coordinadores de registros de los departamentos. El éxito de la actualización del proceso de registros vitales también abrió la posibilidad de redistribuir a los coordinadores de registros a tiempo parcial a funciones de fabricación a tiempo completo, ampliar la automatización de la gestión a otras áreas de la empresa y avanzar en los proyectos de análisis de datos AI/ML.

Ventajas Principales

• Se redujo la exposición a posibles auditorías y litigios
• Procesos estandarizados de registros vitales en toda la empresa
• El fabricante está posicionado para facilitar sin problemas las futuras iniciativas corporativas de IA/ML