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Con Iron Mountain, puedes tomar decisiones de forma rápida y segura relacionadas con tus archivos antiguos para habilitar una gestión de ficheros más eficiente y ajustada a la normativa.
La solución Iron Mountain Paperless Consulate es un completo conjunto de servicios que permiten optimizar los procesos consulares para transformar la experiencia del cliente y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de la normativa.
En cuestiones relacionadas con el registro civil, los consulados cubren toda una serie de servicios para aquellos ciudadanos residentes en el extranjero. Al igual que sucede con otros organismos públicos, las embajadas tienen que gestionar documentación antigua, normalmente escrita a mano y almacenada en repositorios físicos, lo que, con el tiempo, provoca que los archivos impresos crezcan exponencialmente, dificultando así la tarea de encontrar información con facilidad.
La reciente pandemia de la COVID-19 presionó para que sedes públicas, embajadas y consulados expidieran, renovaran y cotejaran los documentos de los ciudadanos de forma remota.
Los archivos físicos de gran tamaño plantean problemas de privacidad y seguridad, debido a la imposibilidad de aplicar, de manera sencilla, políticas de preservación de datos en tiempo real a grandes volúmenes de documentos críticos, lo que expondría a embajadas y consulados a sufrir filtraciones de datos y posibles sanciones por ello. Además, el elevado volumen que reciben de solicitudes de copias de archivos, casos y despachos, junto con la dependencia de procesos manuales y que requieren presencialidad han generado largos tiempos de espera y, en algunos casos, incluso la interrupción de los servicios.
Con las soluciones de Iron Mountain puedes aprovechar la iniciativa pública del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR) para llevar a cabo tu estrategia de transformación digital. Podemos digitalizar el enorme volumen de registros físicos que contienen tus archivos y almacenarlos en el repositorio de contenido que prefieras.
Las políticas de conservación de datos son difíciles de gestionar aplicadas a ficheros físicos. Podemos ayudarte a entender qué documentos se deben guardar y cuáles se pueden destruir con seguridad. Esto te permitirá cumplir la normativa en todo momento y liberar un espacio valioso.
Nuestros rigurosos procesos de gestión documental garantizan, en todo momento, transparencia acerca de la ubicación de tus activos físicos y digitales, así como garantizar el derecho a acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. De este modo podrás mejorar la productividad del personal y, al mismo tiempo, ofrecer mejores servicios a la ciudadanía.
Para más información, ponte en contacto directamente con tu gestor de cuentas de Iron Mountain.
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