6 preguntas que hay que formularse cuando te detengas a replantear el funcionamiento de tu espacio de trabajo

Ha pasado mucho tiempo desde que comenzaran parte de los procesos que las organizaciones pusieron en marcha para gestionar a sus equipos en remoto durante la pandemia. Y aunque parte o la mayoría de dichos procesos se establecieron con la intención de que fueran temporales ("...sólo dos semanas, ¡y volveremos todos a la oficina!"), la realidad es que hemos tenido que recurrir a ellos durante mucho más tiempo.

¿Alguno de nosotros pensaba que iba a seguir en este imperfecto escenario de trabajo híbrido durante más de dos años? Probablemente no.

Aun así, es probable que este no fuera el origen de la aplicación de ajustes rápidos llevados a cabo. Los problemas en el lugar de trabajo (oficinas desorganizadas y atestadas de personal, información no protegida y soluciones tecnológicas incoherentes) apenas se habían abordado mucho antes de marzo de 2020. Lo que ha hecho la pandemia es llamar la atención sobre aspectos que no funcionan y a los que se ha restado importancia durante demasiado tiempo.

Siempre vamos a tener que ser flexibles y adaptarnos a cualquier cambio que se nos presente. Por eso necesitamos habilitar procedimientos en el entorno de trabajo que nos proporcionen resiliencia independientemente de lo que nos depare el futuro. Si tu equipo puede hacerlo, podrás incrementar la productividad de tu empresa.

Para garantizar la continuidad del negocio, sobre todo cuando te detienes a evaluar los procesos y las operaciones de tu entorno de trabajo, te recomiendo que te plantees las siguientes seis preguntas:

1. ¿Tomaste una decisión a largo plazo?

Lo ideal sería que todo, desde los procesos de trabajo hasta las tecnologías implementadas en la organización, se analice para garantizar el éxito a largo plazo. No debe abordarse con la mentalidad de "por ahora, esto nos vale”.

Para apoyar a la empresa a largo plazo, es vital cuestionar el impacto de cada decisión y no tomar decisiones impulsivas para resolver una necesidad inmediata. Esta es tu oportunidad para hacer una pausa y hacer las cosas bien, así como para evaluar cualquier decisión pasada que se haya tomado sobre la marcha, pero que no se sostenga a largo plazo.

En última instancia, planificar a largo plazo es una decisión financiera. Si algo no se examina a fondo, puede resultar costoso implementar algo nuevo en su lugar. Ahora es el momento de que tu organización haga una pausa, examine de cerca sus operaciones y reconsidere las decisiones sobre el lugar de trabajo tomadas en los dos últimos años.

2. ¿Con qué frecuencia se evalúan los resultados?

La mayoría de las organizaciones realizan evaluaciones anuales, semestrales o trimestrales de todos sus programas. Pero ¿qué hay del detalle en las decisiones clave que los sustentan? Podría tratarse de algo tan sencillo como analizar por qué se puso en marcha un proceso concreto, si está funcionando bien y si lo está haciendo según lo previsto.

Ahora puede ser el momento de establecer un sistema más riguroso de controles y equilibrios para medir mejor el impacto de las decisiones. Esto sirve para ayudar a garantizar que tu organización sea lo suficientemente flexible para afrontar nuevas oportunidades de negocio, adaptarse a nuevas relaciones con los clientes y satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes actuales.

3. ¿Has valorado tu tecnología actual frente a las nuevas opciones que ofrece el mercado?

La tecnología siempre está en evolución, y los acontecimientos de los últimos años han acelerado los avances generando nuevas ofertas. Al tener a mucha gente trabajando en entornos remotos, la tecnología ha tenido que seguir el ritmo. Como tal, es posible que haya mejores oportunidades para la tecnología que apoya y mejora las operaciones globales en el lugar de trabajo.

Ahora es el momento de analizar tu tecnología para ver si las nuevas ofertas respaldan mejor los objetivos que tu equipo intenta alcanzar. Como parte de ese esfuerzo de evaluación, esto es lo que yo preguntaría:

• ¿Por qué se seleccionó una tecnología en particular?
• ¿Sigue funcionando correctamente esa tecnología en tu organización?
• ¿Está esa tecnología a la altura del propósito para el que fue concebida?

Hacemos las cosas de forma diferente, por lo que la tecnología debe adaptarse a nuestra evolución. Si no tienes las respuestas adecuadas a estas preguntas, quizá quieras ver qué más hay a tu alcance para mejorar tu lugar de trabajo.

4. ¿Dispones de las estrategias necesarias para evitar filtraciones o pérdida de datos?

Disponer de la tecnología adecuada para respaldar las decisiones relativas al lugar de trabajo es dar un paso en la dirección correcta. Sin embargo, esto sólo sirve hasta que algo malo sucede.

Los riesgos para los datos de las organizaciones son tan cruciales que centré en este tema el panel con el que participé en el Corenet Global Summit de 2022. Como parte de dicho panel, "Estrategias para evitar los riesgos para la seguridad de la información durante la transformación del centro de trabajo", tuve la oportunidad de profundizar en los riesgos para la seguridad de la información que conllevan las actividades inmobiliarias junto al vicepresidente ejecutivo y responsable de Propiedades Corporativas de Wells Fargo, así como con el director general sénior de Transformación de Negocio y Gestión de Traslados de CBRE. Hablamos sobre estrategias de colaboración para evitar filtraciones y pérdidas de datos durante los grandes eventos que tienen lugar en el centro de trabajo.

Nadie piensa que necesita un plan de gestión de datos hasta que llega el momento en que se produce una crisis. En ese momento, los empleados se ven obligados a proteger los activos más importantes y, en ocasiones, los más delicados. Si la información se ve amenazada, puede tener consecuencias desastrosas para la organización.

Así que, si aún no lo has hecho, establece medidas para hacer copias de seguridad periódicas tanto de la información existente como de la nueva.

5. ¿Has tenido en cuenta la opinión de todas las partes interesadas y de los responsables de la toma de decisiones?

Dependiendo de tu sector, es posible que haya ciertas normativas y directivas que deban tenerse en cuenta al tomar decisiones. Para ayudar a cumplir cualquier requisito estricto, es fundamental incluir en el debate a las partes interesadas.

Con su experiencia, puedes ayudar a garantizar que los procesos, la tecnología y las personas estén todos alineados. De este modo, se garantiza la coherencia de las operaciones en el entorno de trabajo y se aporta visibilidad a las decisiones empresariales. Y, como has añadido múltiples puntos de vista y experiencias, se incrementa el potencial de los logros que puede alcanzar tu organización.

6. ¿Con qué frecuencia se reúnen los responsables del inmovilizado con los responsables de gestión de archivos e información?

Los profesionales del sector inmobiliario son conscientes del espacio físico disponible. La gestión de archivos e información, junto con los equipos encargados de la protección de datos, conocen a fondo el funcionamiento interno de la organización. Por tanto, es importante que ambos grupos estén sincronizados.

Cuando los profesionales inmobiliarios y los de gestión de archivos e información no están alineados, pueden surgir problemas. En cualquier momento, los equipos de gestión de archivos e información pueden verse desbordados por una avalancha de documentos que se trasladan a un almacén externo o a una nueva oficina. Sin embargo, si se les avisa con suficiente antelación, pueden planificar la reagrupación de documentos para reducir el número de salas de archivo o armarios necesarios. De este modo, se libera espacio de trabajo para que esté disponible para usos más valiosos.

Una mayor coordinación de los recursos inmobiliarios y de la gestión de archivos e información conlleva, a su vez, una mayor concienciación sobre las vulnerabilidades para la seguridad de la información, la ciberseguridad y la gestión de riesgos, sea cual sea tu sector de actividad. También ayuda a tu organización seguir siendo flexible a cualquier cambio que pueda necesitarse en el lugar de trabajo.

No se trata de volver a lo de siempre. Se trata de avanzar hacia lo que podría ser. Así que arranquemos los parches que se han puesto en los últimos años y pongámonos manos a la obra.

Para iniciar bien el año con Clean Start, infórmate aquí sobre nuestras soluciones de transformación del espacio de trabajo.