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Limpieza de archivos heredados: el primer paso de la transformación digital
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Un nuevo estudio ha revelado cómo los responsables de la toma de decisiones ven el reto de los registros en papel heredados en sus organizaciones y qué están haciendo al respecto.
Resumen ejecutivo
Cualquier organización que lleve un tiempo funcionando tiene documentos en papel, a menudo demasiados.
Aunque resulte tentador mirar en otra dirección y guardar todo “por si acaso”, esta no es una estrategia óptima. De hecho, la conservación excesiva de documentos puede ser perjudicial en términos de coste y riesgo legal. También puede limitar vuestra capacidad para abordar iniciativas organizativas y alcanzar vuestros objetivos de transformación digital.
Un nuevo estudio ha revelado cómo los responsables de la toma de decisiones ven el desafío de los registros en papel heredados en sus organizaciones y qué están haciendo al respecto. Una encuesta reciente, llevada a cabo por una empresa de investigación, demuestra las preocupaciones de los responsables de la toma de decisiones en departamentos legales y de cumplimiento normativo, gestión/gobernanza de registros e información y tecnología de la información. Los resultados muestran cómo otras organizaciones como la vuestra están pensando en los registros heredados y la necesidad de limpiar los archivos de papel como parte del viaje de transformación digital - junto con los obstáculos que pueden interponerse en el camino.
El 93% de los encuestados declaró su objetivo de eliminar los documentos en papel en los próximos cinco años.
Situación actual
Las organizaciones almacenan más del 70% de los registros en formato digital y el 30% en papel.
Aunque el porcentaje de registros en papel está disminuyendo, un tercio de los encuestados almacena actualmente más de 100.000 cajas de registros en papel, y algunos tienen 500.000 o más. El volumen de registros en papel que queda es todavía tremendamente grande en muchas organizaciones.
Razones por las que la limpieza de documentos en papel es una prioridad
Para las organizaciones que todavía tienen grandes inventarios de registros en papel, la limpieza de estos registros se ha convertido en una prioridad. A continuación se muestran las principales razones para la limpieza de registros en papel, siendo la prioridad número uno la reducción de costes y riesgos.
Los registros en papel siguen siendo una parte importante del inventario total de registros y deben ser abordados en la transición digital. No se pueden ignorar ni dejar de lado.
¿Qué esperan conseguir las organizaciones?
La encuesta profundizó en los factores más importantes en torno a la limpieza de archivos en papel y lo que las organizaciones esperan conseguir. Los principales factores que motivan la limpieza de registros en papel están relacionados con la conservación excesiva, las iniciativas organizativas y la transformación digital.
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