Arvete töötlemislahendus

Automatiseerige oma arvete töötlemist

Väljakutse

Maksmata arvete (AP) professionaalide jaoks on tõhusus ja täpsus ülima tähtsusega. Te peate arveid töötlema kiirelt, tasuma maksed õigeaegselt ja haldama mõlemat protsessi, et optimeerida rahavoogu – seejuures vältides vigu, mis võivad teie ettevõtet pikaajaliselt mõjutada. Aga kuna paberipõhised ja digitaalsed arved jõuavad eri asukohtadesse ja postkastidesse, on tõhusus ja täpsus tõeline väljakutse.

Mõju

Kui teie arved on hajutatud mitme e-postkasti, kartoteegikapi, kõvaketta, andmete jagamislahenduse jne peale, siis ei saa te kasutada tehnoloogia pakutavaid võimalusi teha oma tööd tõhusamalt ja täpsemalt. Kuna 70% ettevõtetest saab endiselt paberile prinditud arveid¹, võib sadade paberilehtede leidmine ja käsitsi läbivaatamine, et leida maksmist vajavaid arveid, põhjustada hilinenud makseid. See kahjustab suhteid tarnijatega ja teie organisatsiooni krediidireitingut.

Paberarvetelt andmete käsitsi sisestamine on veaohtlik ja arved võivad kaduma minna. Ainuüksi topeltmaksed võivad moodustada teie organisatsiooni kogumaksetest 0,8% kuni 2%.² Lihtsad sisestamisvead võivad samuti põhjustada ülemakseid, topeltmakseid, maksete vahelejätmist ja hilinenud makseid ning jätta ukse lahti pettustele.

Ebatõhusus aeglustab maksete töötlemist ja tekitab asjatuid kulusid.Erinevad uuringud ja võrdlusaruanded saabuvate arvete töötlemise kohta annavad hinnangu, et käsitsi töödeldavate, paberipõhisete arvete kulud jäävad vahemikku 10 kuni 40 eurot arve kohta.³

Mis oleks, kui saaks teha teisiti?

Arvete automaatne töötlemine Iron Mountaini arvete töötlemise lahendusega saab aidata teil probleeme alistada, et:

1. tsentraliseerida arvete andmete kogumist nii füüsilistelt kui ka e-posti teel saadud arvetelt;
2. tehisintellekti (AI) jõul koguda andmeid paber- ja digidokumentidelt, aidates vähendada käsitsi tehtava töö koormust ja võimalikke vigu;
3. automatiseerida töövoogusid, integreerida tarnijate arve- ja hankeandmeid ning toetada otsuste tegemist.

Iron Mountaini arvete töötlemine

Iron Mountaini arvete töötlemine toetub lahendusele Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP), mis on skaleeritav, kergprogrammeeritav teenustarkvara (SaaS), mis tugevdab teabe haldamise võimekust, automatiseerib käsitsi tehtavad ülesanded olemasolevas maksmata arvete ökosüsteemis eelloodud ühenduste, töövoogude, dokumenditüüpide, metaandmete, säilitusreeglite ja tehisintellekti viipade kaudu.

Võite usaldada kogu maailmas tegutsevat Iron Mountaini, mis on pühendunud teabe ja varade säilitamisele, kaitsmisele ja haldamisele, pakkudes lahendust, mis kasutab terviklikku füüsilise ja digitaalse sisu haldust, tehisintellekti, töövoo automatiseerimist ja teabe haldamisvõimekusi ühtsel platvormil, et saaksite teha järgmist.

• Arvete haldamise tsentraliseerimine nii füüsilistelt kui ka e-posti teel saadud arvetelt: te saate oma arved ise digitaliseerida või usaldada selle töö Iron Mountaini kätte. Tarnijad võivad lisaks saata arved spetsiaalsetesse maksmata arvete e-postkastidesse. Meie lahendus annab tervikliku hoidla teie füüsiliste ja digitaalsete kirjete jaoks.
• Andmete kogumise automatiseerimine, kasutades lahenduse intelligentse dokumenditöötluse (IDP) võimekusi: meie lahendus eraldab ja indekseerib automaatselt arve päise ja ridade andmed – pakkudes teie maksmata arvete halduritele täielikku digitaalset ülevaadet, ilma et andmeid oleks vaja käsitsi sisestada.
• Andmete platvormideülene ühendamine: olemasolevate hankesüsteemidega integreerimine seob andmed, et vältida andmesaari.
• Juurdepääs alati ja kõikjalt: Volitatud kasutajad pääsevad meie turvalisel ECM-platvormil arvetele hõlpsalt ligi ja saavad neid otsida ühtse veebiportaali kaudu. Lisaks saavad nad teateid erandite reeglite kohta ning saavad tagasilükatud arveid tarnijatega jagada ja neid uuesti töödelda.
• Ettevõtte kaitsmine: andmete turvalisust tagavad: auditeeritav vastutusahel, turvaline säilitamine, andmete krüptimine, juurdepääsupiirangud ja rollipõhised õigused. Meie sisuhaldusplatvorm täidab tööstusstandardite ja andmete säilitamise poliitikate nõudeid ning pakub võimalusi, mis aitavad teil vastata auditi- ja teabenõuetele.
• Kogu dokumenditsükli haldamine: Iron Mountain saab panna teie füüsilised dokumendid kindalt hoiule, hävitada need või tagastada need teile.

Tulemused võivad olulisel määral mõjutada teie üldeesmärke, aidates teha järgnevat.

• Läbipaistvam arvete töötlemine: arvete tsentraalne vaatamine, haldamine ja töötlemine ühes, kasutusmugavus portaalis. Saate vaid ühe klõpsuga vaadata, mida iga arvega tehti ja kuhu maksed lähevad.
• Suurem täpsus: saate arve teabe automaatselt välja võtta ja suunata töövoogudesse, et vältida vigu, mis kaasnevad andmete käsitsi sisestamisega. Arvete kaotamise või vale kasutamise oht on väiksem või sootuks kõrvaldatud.
• Suurem tõhusus ja madalamad kulud: digitaliseerimise ja töövoo automatiseerimisega saate arveid sorteerida ja korrastada kõigest mõne klahvivajutusega, et töötlemine oleks välkkiire. Lisaks säästate kuu lõpus aega ja liigset töövaeva.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, juuli 2022 (7 nutikat dokumenditöötluse viisi raamatupidamise abistamiseks).
2 Washingtoni osariigi audiitori kabinet,Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, veebruar 2022 (Tarnijatele kaks korda maksmine on probleem. Osariigi audiitori kabinet jagab näpunäiteid topeltmaksete vältimiseks).
3 Seeburger, The 5 Most Important Key Figures of the Purchase-to-Pay Process, jaanuar 2024 (Viis kõige olulisemat näitajast ostust maksmiseni protsessis).