Toimistohotellien suosio kasvaa – mutta mitä yritysten arkistoille tapahtuu?

Toimistohotelleista ja coworking-tiloista on tullut yhä suositumpi trendi myös suomalaisten yritysten keskuudessa. Esimerkiksi viime vuosien aikana Ruotsissa alan liikevaihto on kasvanut yli 20 % vuodessa, ja yhä useammat yritykset jättävät perinteiset toimistotilat hyödyntääkseen joustavia työtiloja, alhaisempia kustannuksia ja skaalautuvia ratkaisuja. Mutta tämän muutoksen myötä esille nousee tärkeä kysymys siitä, mitä yritysten arkistoille tapahtuu toimistotilojen kutistuessa?

Yrityksillä on usein perinteisissä toimistoissa omat tilat fyysisille arkistoille ja asiakirjoille. Pienemmissä coworking-tiloissa on harvoin tilaa suurille määrille paperiarkistoja, ja monet yritykset joutuvat säilyttämään asiakirjoja vuosien ajan eri lakien ja toimialakohtaisten määräysten vuoksi. Tämä tarkoittaa, että toimistohotelliin siirtyvien yritysten on löydettävä muita ratkaisuja arkistojensa säilyttämiseen turvallisella ja samalla helposti saavutettavalla tavalla.

Ratkaisu ongelmaan: Ulkoista arkistonhallinta ja digitoi asiakirjasi

Jos suunnittelet muuttoa toimistohotelliin, arkistonhallinnan ulkoistaminen alan asiantuntijalle voi olla fiksu ratkaisu. Ulkoistamalla arkistonhallinnan Iron Mountainille sinun ei tarvitse huolehtia asiakirjojen säilyttämisestä ja suojaamisesta, ja samalla voit säästää aikaa ja tilaa. Tarjoamme turvallisen ratkaisun, joka täyttää kaikki sovellettavat lakisääteiset vaatimukset ilman, että henkilökuntasi joutuu käyttämään aikaansa turhiin hallinnollisiin tehtäviin.

Tarjoamme kokonaisvaltaisen arkistonhallintaratkaisun yrityksesi muuton yhteyteen. Aloitamme perusteellisella tarkastuksella, jossa käymme läpi olemassa olevat arkistot ja selvitämme sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti, mitä asiakirjoja tulee säilyttää, mitä voidaan digitoida ja mitä voidaan hävittää. Fyysisille asiakirjoille tarjoamme turvallisen säilytystilan huippuluokan arkistotiloissamme, kun taas muut asiakirjat voidaan skannata ja tallentaa digitaaliseen arkistoon nopeaa ja turvallista käyttöä varten.

Voimme toteuttaa yrityksen muuton yhteydessä myös niin kutsutun Clean Startin, jossa emme pelkästään käy läpi arkistojasi, vaan hoidamme myös IT-laitteistot ja muun arvokkaan omaisuuden. Tavoitteena on luoda tehokas ja kestävä ratkaisu, joka vapauttaa resursseja ja vähentää yrityksen kuormitusta.

Ulkoistetun arkistonhallinnan edut

Arkistonhallintaan erikoistuneen asiantuntijan hyödyntäminen toimistomuuton aikana tarjoaa useita etuja. Ensinnäkin uutta toimistotilaa voidaan käyttää tehokkaammin, kun tilaa säästyy. Asiakirjojen digitoinnin myötä tiedosta myös tulee helpommin haettavaa ja käsiteltävää, mikä säästää aikaa ja vähentää tiedon katoamisen riskiä.

Myös turvallisuus on tärkeä tekijä. Iron Mountain tarjoaa turvalliset arkistointiratkaisut, joissa fyysisiä asiakirjoja säilytetään valvotuissa tiloissa. Myös digitaaliset arkistot suojataan edistyneillä turvajärjestelmillä. Tämän ansiosta voit olla varma, että tietojasi käsitellään korkeimpien turvallisuusstandardien mukaisesti.

Lopuksi arkistonhallinnan ulkoistaminen tarjoaa kustannustehokkaan ratkaisun. Voit keskittyä kokonaisuudessaan omaan ydinliiketoimintaasi sen sijaan, että sinun tarvitsisi investoida omaan tallennustilaan tai asiakirjahallintajärjestelmiin.

Iron Mountain hoitaa arkistosi toimistohotelliin muuton yhteydessä

Oletko tekemässä muuttoa toimistohotelliin ja mietit, miten hallinnoida arkistojasi? Iron Mountain tarjoaa saumattoman, turvallisen ja tehokkaan ratkaisun sekä fyysiselle että digitaaliselle arkistoinnille. Autamme siivoamaan, digitoimaan ja säilyttämään asiakirjasi, jotta sinä voisit keskittyä siihen, mitä osaat parhaiten.

Ota yhteyttä ja katsotaan yhdessä tarpeisiisi sopiva räätälöity arkistointiratkaisu!