Opas: Digitalisointi ja arkistointi hoitoalalla

Hoitoalalla käsitellään päivittäin valtavia määriä potilastietoja ja hallinnollisia asiakirjoja aina potilaskertomuksista ja lähetteistä sopimuksiin ja laatudokumentteihin. Tietoa on paljon, ja vaatimukset turvallisuudelle ja tiedon saatavuudelle ovat korkeat. Lisäksi yleisen tietosuoja-asetuksen ja potilaslain kaltaiset asetukset asettavat omat vaatimuksensa sille, miten potilastietoja tulee käsitellä, säilyttää ja suojata.

Monet hoitoalan palveluntuottajat kamppailevat edelleen jäsentämättömien arkistojen ja manuaalisten prosessien kanssa, ja oikeaa tietoa on usein haastavaa löytää nopeasti. Tämä voi johtaa tehottomaan asiakirjahallintaan, tietoturvariskeihin ja vaatimustenmukaisuuden puutteista aiheutuviin ongelmiin. Siksi on tärkeää, että sekä yksityisillä että julkisilla hoitoalan toimijoilla on käytössään hyvin suunniteltuja digitalisointi- ja arkistointistrategioita, jotka parantavat sekä potilasturvallisuutta että tehostavat toimintaa.

Asiakirjahallinnan monet haasteet hoitoalalla

Yksi hoitoalan suurimmista haasteista on kasvavan tietovirran hallinnointi turvallisesti ja tehokkaasti. Monilla hoitoalan organisaatioilla on edelleen suuria määriä paperipohjaisia potilastietoja ja asiakirjoja, jotka vievät tilaa, joita on vaikea löytää ja jotka ovat vaarassa kadota tai vahingoittua. Lisäksi asiakirjat voivat olla hajallaan eri yksiköissä ja osastoissa, jolloin tiedonkulku pirstaloituu ja vaikeutuu.

Samalla digitaaliseen asiakirjahallinnointiin siirtyminen tuo mukanaan uusia haasteita. Hoitoalan palveluntuottajien on varmistettava, että digitaaliset asiakirjat indeksoidaan, viedään haettavaan muotoon ja säilytetään oikeaoppisesti kaikkien sovellettavien lakien, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen ja potilastietolain, mukaisesti, sillä nämä säädökset asettavat arkaluonteisten henkilötietojen käsittelylle suuria vaatimuksia. Puutteet asiakirjahallinnassa voivat johtaa turvallisuusriskeihin, kalliisiin sakkoihin sekä potilaiden ja kansalaisten luottamuksen heikentymiseen.

Viisi askelta turvalliseen ja tehokkaaseen digitalisointiin ja arkistointiin

Hoitoalan asiakirjojen turvallisen ja tehokkaan hallinnoinnin saavuttaminen edellyttää jäsenneltyä prosessia, jossa sekä fyysisiä että digitaalisia asiakirjoja käsitellään asianmukaisesti koko niiden elinkaaren ajan.

1. Kartoittaminen

   Aloita kokoamalla yleiskatsaus kaikista organisaation asiakirjoista. Mitkä asiakirjat ovat ajan tasalla, mitä asiakirjoja tulee säilyttää pitkällä aikavälillä ja mitkä tiedot voidaan poistaa? Tässä kohtaa on tärkeää täyttää voimassa olevien määräysten asettamat vaatimukset koskien asiakirjojen säilytystä.

2. Lajittelu ja poistaminen

   Kartoituksen jälkeen on aika lajitella asiakirjat säilytettäviin, digitoitaviin ja tuhottaviin. Karsimalla vanhentuneet ja tarpeettomat asiakirjat vapautat tilaa ja vähennät asiakirjojen hallinnointiin liittyviä kustannuksia. Samalla voit helpommin varmistaa, että oikea tieto tallennetaan ja käsitellään asianmukaisesti.

3. Digitointi

   Tiedon saavutettavuuden ja turvallisuuden lisäämisessä on tärkeää, että fyysiset asiakirjat digitoidaan. Skannauksen ja indeksoinnin avulla asiakirjat voidaan viedä digitaalisiin järjestelmiin niin, että ne ovat helposti haettavissa ja saatavilla. Tämä vähentää tietojen menetyksen riskiä, virtaviivaistaa työnkulkua ja helpottaa henkilöstön nopeaa pääsyä oikeaan tietoon.

4. Turvallinen arkistointi

   Niiden asiakirjojen osalta, jotka on säilytettävä alkuperäisessä muodossaan, turvallinen arkistointi on äärimmäisen tärkeää. Voit minimoida tiedon vahingoittumisen tai katoamisen riskit säilyttämällä fyysisiä asiakirjoja nykyaikaisissa ja korkeat turvallisuusstandardit täyttävissä arkistotiloissa. Digitaalisia asiakirjoja tulisi puolestaan säilyttää turvallisissa ja jäsennellyissä sähköisissä arkistoissa, jotka varmistavat tietojen helpon saatavuuden ja hallinnoinnin.

5. Vaatimustenmukaisuus ja tietoturva

   Lakisääteisten määräysten täyttymisen varmistaminen on tärkeä osa onnistunutta tiedonhallintaa, sillä asiakirjoja on käsiteltävä yleisen tietosuoja-asetuksen, potilaslain ja muiden asiaankuuluvien säännösten mukaisesti. Tämä osio pitää sisällään asiakirjojen tallentamista, käyttämistä ja poistamista säätelevät selkeät menettelyt sekä arkaluonteisten tietojen suojaamisen luvattomalta käytöltä.

Käänny tiedonhallinnan asiantuntijoiden puoleen

Hoitoalan tiedonkulun hallinta vaatii sekä asiantuntemusta että resursseja. Kääntymällä Iron Mountainin kaltaisen kumppanin puoleen voit varmistaa tehokkaan ja turvallisen asiakirjahallinnan, joka auttaa vähentämään hoitoalan ammattilaisten hallinnollista taakkaa, vapauttaa resursseja ja parantaa tärkeiden tietojen saatavuutta. Samalla myös tietojen menetykseen ja vaatimustenmukaisuuden puutteellisuuteen liittyvät riskit voidaan minimoida.

Paremman turvallisuuden ja tehokkuuden lisäksi järjestelmällinen tiedonhallinta tarkoittaa myös säästöä kustannuksissa. Optimoimalla säilytykseen suuntautuvat ratkaisut, karsimalla vanhentunutta tietoa ja digitoimalla fyysisiä arkistoja voit säästää sekä tiedonhallinnan että säilytyksen kustannuksissa.

Iron Mountain toimii hoitoalan kumppanina tehokkaammalla arkistoinnilla ja digitalisoinnilla

Iron Mountain tarjoaa kokonaisvaltaisia digitalisointi- ja arkistointiratkaisuja, jotka on räätälöity erityisesti hoitoalan erityistarpeisiin. Palveluihimme kuuluvat muun muassa:

• Kartoitus ja konsultointi: Autamme sinua kartoittamaan, mitkä asiakirjat on digitoitava, säilytettävä tai tuhottava, ja annamme neuvoja vaatimustenmukaisuuden noudattamiseen ja arkistointiin.
• Turvallinen skannaus ja digitointi: Digitoimme fyysiset asiakirjasi ja varmistamme, että ne tallennetaan asianmukaisesti helposti käytettävään ja haettavaan muotoon.
• Turvallinen fyysinen arkistointi: Tarjoamme erittäin turvalliset arkistointitilat asiakirjoille, joita on säilytettävä alkuperäisessä muodossaan.
• Yleiseen tietosuoja-asetukseen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvä neuvonta: Varmistamme, että tietojenkäsittelykäytäntösi noudattavat kaikkia sovellettavia lakeja ja määräyksiä.

Iron Mountainilla on laaja kokemus yhteistyöstä hoitoalan organisaatioiden kanssa sekä sellaisten ratkaisujen parissa, jotka auttavat sinua luomaan järjestystä ja rakennetta yrityksesi tietovirtoihin. Ota rohkeasti yhteyttä ja kerromme lisää!