Opas onnistuneeseen arkistonhallintaan yrityksen muuttaessa

Kun yritys muuttaa uusiin tiloihin, on organisoitavaa ja suunniteltavaa yllin kyllin. Usein keskitytään logistiikkaan, kalusteisiin ja IT-infrastruktuuriin, mutta myös arkistonhallinta on tärkeä osa muuttoa. Yrityksillä on usein hallussaan suuri määrä sekä digitaalisia että fyysisiä asiakirjoja, joita tulee käsitellä oikein. Näin varmistetaan, että tietoja ei menetetä, minimoidaan tietoturvariskit sekä huolehditaan sääntöjen noudattamisesta. Jäsennelty arkistonhallinta voi sujuvoittaa yrityksen muuttoa ja samalla varmistutaan siitä, että tärkeät tiedot ovat helposti saatavilla myös muuton jälkeen.

Muuton ja arkistonhallinnan haasteet

Asiakirjojen hallinta muuton yhteydessä voi olla haasteellista erityisesti, jos yrityksellä on suuria ja järjestämättömiä arkistokokonaisuuksia. Yleinen ongelma on, että dokumentit ja tiedostot ovat hajallaan eri paikoissa, eri palvelimilla ja toisinaan myös työntekijöiden omissa kansioissa ja kiintolevyillä. Hajanaisuus vaikeuttaa yleiskuvan saamista ja tärkeät tiedot voivat kadota tai vahingoittua muuton aikana.

Logististen haasteiden lisäksi on noudatettava myös erilaisia lakisääteisiä vaatimuksia. Yritysten tulee noudattaa lakeja ja määräyksiä, joihin lukeutuvat GDPR, arkistolaki ja NIS2, joiden mukaan joitakin asiakirjoja tulee säilyttää määrätyn ajan, kun taas toiset voidaan tai ne täytyy tuhota tietyn ajan kuluttua. Mikäli tätä ei hoideta asianmukaisesti, voi se johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin ja mittaviin sakkoihin.

On myös mahdollista, että yrityksen muuton jälkeen tiedot ovat vaikeasti löydettävissä. Jos arkisto ei ole oikein jäsennelty, voi siitä seurata tehottomuutta työntekijöiden käyttäessä tarpeettomasti aikaa asiakirjojen etsimiseen.

Turvallinen ja tehokas tiedonhallinta yritysmuuton yhteydessä

Jotta ongelmilta vältytään ja yrityksen muutto uusiin tiloihin on sujuvaa, tiedostoja tulee hallita järjestelmällisesti. Näiden vaiheiden avulla voit hallita arkistoasi tehokkaasti ja turvallisesti:

1. Kartoitus
Aloita tunnistamalla ja dokumentoimalla kaikki sisältö yrityksesi arkistoissa. Kun saat selkeän yleiskuvan kaikista fyysisistä ja digitaalisista asiakirjoista, on sinun helpompi määrittää, mitä on tallennettava, digitoitava tai karsittava.

2. Lajittelu ja karsinta
Kun arkiston sisältö on kartoitettu, seuraava vaihe on tietojen lajittelu. Tässä vaiheessa on tärkeää tehdä päätöksiä koskien sitä, mitkä tiedostot säilytetään ja mitkä voidaan tuhota. Asiakirjat, jotka eivät ole enää liiketoiminnan kannalta tarpeellisia tai joiden säilyttämiseen ei kohdistu vaatimuksia, voidaan poistaa, jotta muuton yhteydessä siirrettävän materiaalin määrä vähenee.

3. Digitointi
Fyysisten asiakirjojen määrää voidaan vähentää digitoimalla ne. Kun tärkeät asiakirjat skannataan ja tallennetaan digitaaliseen arkistoon, tiedot ovat saatavilla nopeasti ja turvallisesti riippumatta siitä, missä työntekijäsi ovat.

4. Arkistojen turvallinen siirtäminen
Suunnittele, miten fyysisessä muodossa säilytettävät asiakirjat siirretään. Niiden käsittelyn ja siirron on tapahduttava turvallisesti, jotta vältytään tärkeiden tietojen vahingoittumiselta ja katoamiselta. Asiakirjat tulee järjestää ja pakata niin, että ne eivät mene sekaisin ja että niihin pääsy turvataan muuton aikana ja sen jälkeen.

5. Fyysisen arkiston ulkoistaminen
Monet yritykset päättävät vähentää työmääräänsä ulkoistamalla fyysiset arkistonsa asiantuntijoille. Arkiston ulkoistaminen vapauttaa tilaa uusissa toimitiloissasi ja samalla varmistut siitä, että asiakirjoja käsitellään voimassa olevien säännösten mukaisesti.

6. Uusi arkistorakenne
Muuton jälkeen on tärkeää luoda selkeä rakenne uudelle arkistolle. Toimivampi arkistorakenne ja yhtenäinen asiakirjasuunnitelma selkeyttää asiakirjojen hallintaa ja samalla varmistetaan, että työntekijät löytävät tarvitsemansa tiedot helposti.

Käytä asiantuntijoita arkistonhallinnan apuna yritysmuuton yhteydessä

Arkistojen hallinta voi olla aikaa vievä prosessi, erityisesti jos yrityksellä on suuri määrä tiedostoja. Kun palkkaat tiedonhallinnan asiantuntijan auttamaan yrityksen muutossa, säästät aikaa, vältyt riskeiltä ja varmistat asiakirjojen oikeanlaisen käsittelyn.

Iron Mountain tarjoaa räätälöityjä kokonaisvaltaisia arkistonhallintaratkaisuja yritysmuuton helpottamiseksi. Voimme auttaa sinua esimerkiksi seuraavissa tehtävissä:

• Arkistoanalyysi auttaa kartoittamaan mitkä asiakirjat tulee säilyttää, digitoida tai tuhota.
• Karsinta ja luokittelu vähentävät siirrettävän tiedon määrää.
• Skannaus- ja digitointipalveluiden avulla paperiset asiakirjasi voidaan muuttaa digitaalisiksi tiedostoiksi.
• Turvallinen arkiston säilytys takaa fyysisten asiakirjojen säilyttämisen lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.

Ota rohkeasti yhteyttä saadaksesi lisää neuvoja, joiden avulla voit hallita tiedostojasi järjestelmällisesti ja turvallisesti yrityksen muuton yhteydessä! Autamme sinua tiedostojen sujuvassa siirtämisessä, jolloin kaikki tietosi ovat saatavilla, mutta turvassa kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.