Tehokasta tiedonhallintaa kunnille

Kunnat käsittelevät päivittäin suuria tietomääriä, jotka voivat koostua fyysisistä tiedostoista sekä digitaalisista asiakirjoista ja rekistereistä. Vaikka monet kunnat ovat ottaneet edistysaskeleita digitalisaation saralla, puutteelliset ja epäselvät rakenteet sekä tehottomat työtavat ovat edelleen yleisiä. Kyse voi olla esimerkiksi jäsentelemättömistä arkistoista, puutteellisesta dokumentoinnin suunnittelusta tai epäselvyyksistä koskien asiakirjojen hävittämistä. Tämä voi johtaa tärkeiden tietojen katoamiseen tai niiden vääränlaiseen käsittelyyn, mikä voi pahimmassa tapauksessa vaikuttaa sekä oikeusturvaan että kuntalaisten luottamukseen. Tehokkaan tiedonhallintasuunnitelman avulla vähennetään riskejä, säästetään aikaa ja varmistutaan lakien noudattamisesta. Lue lisää kuntien yleisimmistä haasteista ja siitä, miten ne voidaan ratkaista.

Mitä puutteellisesta asiakirjahallinnasta seuraa?

Jos asiakirjojen käsittelyyn ei sovelleta selkeitä menettelyjä, virheiden riski kasvaa. Monien kuntien ongelmana on se, että niillä ei ole selkeää yleiskuvaa fyysisistä tai digitaalisista arkistoistaan. Tämä voi hankaloittaa oikeiden asiakirjojen löytämistä riittävän nopeasti, aiheuttaa tarpeettomia viivästyksiä ja henkilöstön ja kuntalaisten turhautumista.

Jos arkistot eivät ole järjestyksessä, eikä tieto ole jäsenneltyä, on hyvin vaikeaa tietää, mitä tietoa pitäisi tallentaa, mitä tietoa voidaan hävittää ja kuinka kauan eri asiakirjoja on säilytettävä. Tämä voi johtaa siihen, että tietyt asiakirjat hävitetään liian aikaisin ja toisia säilytetään pidempään kuin on tarpeen. Tämä voi puolestaan aiheuttaa lakirikkomuksia ja lisätä säilytyksestä aiheutuvia kustannuksia. Kun kunnat lisäävät tiedostojen digitointia samalla myös riskit kasvavat. Digitaalista tietoa voidaan kadottaa esimerkiksi järjestelmämuutosten yhteydessä tai jos tiedostoja ei osata käsitellä ja varmuuskopioida oikein.

Lisäksi asiakirjojen manuaalinen hallinta vie paljon aikaa ja energiaa. Tärkeämpiin työtehtäviin jää vähemmän aikaa henkilöstön etsiessä tiedostoja tai pohtiessa, mitkä tiedostot voidaan hävittää. Puutteellinen asiakirjahallinta voi vaikeuttaa esimerkiksi julkisuusperiaatteen, arkistolain ja yleisten tietosuoja-asetusten noudattamista, mistä voi aiheutua kritiikkiä, oikeudellisia seuraamuksia tai jopa maineen menetys.

Keinot tiedonhallinnan tehostamiseen

Kuntien arkistoinnin tehostamiseen ja tietovirtojen hallinnointiin tarvitaan selkeä strategia. Ensin kannattaa tehdä arkistoanalyysi, jossa käydään läpi, miten asiakirjoja ja arkistoja on käsitelty, tunnistetaan riskit ja etsitään konkreettisia parannuskohteita. Samalla voidaan havaita puutteita asiakirjojen hävittämiseen liittyvissä toimissa, tehottomuutta käytännön toimissa ja tunnistaa tietojen hajanainen sijainti eri järjestelmissä.

Tämän jälkeen on tärkeää kehittää kestävä tiedonhallintasuunnitelma, jonka avulla kuntien on helppo tehdä päätöksiä, mitä asiakirjoja säilytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja miten tietoja tulisi hallinnoida niiden koko elinkaaren ajan. Suunnitelma lisää turvallisuutta ja vähentää tärkeiden tietojen katoamisen riskiä esimerkiksi järjestelmän vaihdon, toimistomuuton tai onnettomuuden, kuten tulipalon ja vesivahingon, yhteydessä.

Pitkän aikavälin strategian kannalta on tärkeää keskittyä asiakirjojen digitalisointiin. Fyysisten arkistojen skannaaminen ja digitointi helpottavat tiedon etsimistä ja käyttöä. Näin säästetään tilaa, lisätään tietoturvaa ja helpotetaan henkilöstön pääsyä oikeisiin tietoihin oikeaan aikaan.

Iron Mountain avuksi kuntien asiakirjahallinnassa

Iron Mountain tarjoaa erilaisia palveluita kunnille, jotka haluavat parantaa asiakirjahallintaansa. Arkistoanalyysimme avulla saat selkeän kuvan tämän hetken tiedonhallinnasta ja siitä, mitä voitaisiin tehdä paremmin. Autamme sinua jäsentelemään fyysisiä ja digitaalisia arkistoja, arvioimaan asiakirjojen hävittämiseen liittyviä rutiineja ja saat myös meiltä parannusehdotuksia.

Meiltä löydät palvelut myös asiakirjojen digitointiin sekä fyysisten ja digitaalisten asiakirjojen turvalliseen arkistointiin. Näiden palveluiden avulla vähennät tietojen katoamisen riskiä ja helpotat tiedon löytämistä juuri silloin, kun niitä tarvitaan.

Palvelumme avulla saat toimivamman tiedonhallintajärjestelmän ja samalla vapautuu resursseja muihin tehtäviin, Voit myös olla varma, että toimitaan lakien puitteissa ja suuntaat kohti turvallisempaa ja kestävämpää tiedonhallintaa.

Onko kuntasi valmis tiedonhallinnan parannuksiin?

Ota rohkeasti yhteyttä ja kerromme mielellämme lisää, miten voimme auttaa sinua tekemään arkistoanalyysin ja lisäämään tiedonhallinnan turvallisuutta. Asiantuntijamme auttavat sinua asiakirjahallinnan optimoinnissa sekä turvallisemman ja tehokkaamman liiketoiminnan rakentamisessa.