Kuinka luoda tehokas tiedonhallinta sekä digitaalisesti että analogisesti

Nykypäivän datavetoisessa työelämässä yritysten tietojen järjestäminen on tärkeämpää kuin koskaan aikaisemmin. Kyse on sekä kyvystä työskennellä tehokkaammin että myös yhä tiukempien tiedonhallintaa koskevien lakien täyttämisestä. Samalla tiedonkulku voi helposti pirstaloitua, kun digitaalisia tiedostoja ja fyysisiä asiakirjoja säilytetään hajallaan eri järjestelmissä, kaapeissa, laatikoissa tai varastoissa. Jotta kaikki tämä voitaisiin hoitaa parhaalla mahdollisella tavalla, tarvitaan selkeä suunnitelma siitä, miten digitaalista ja fyysistä tietoa tulisi käsitellä.

Tässä artikkelissa kerromme, miten voit luoda tehokkaan ja turvallisen tiedonhallinnan siivoamalla, digitoimalla, jäsentämällä ja arkistoimalla – asiakirjojen formaatista riippumatta.

Miksi tiedonhallinta on niin tärkeää?

Selkeä tiedonhallintasuunnitelma on tärkeää useista eri syistä. Yhtäältä yritysten on varmistettava, että oikea tieto kulkee oikealle henkilölle oikeaan aikaan, mikä lisää organisaatioiden tehokkuutta ja vähentää tärkeän tiedon katoamisen riskiä. Toisaalta kyse on myös lakien, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen, kirjanpitolain ja muiden säädösten, noudattamisesta, sillä ne asettavat omat vaatimuksensa arkaluonteisten tietojen säilyttämiselle ja käsittelylle.

Monet yritykset kokevat suuria haasteita sellaisten tietovirtojen hallinnoinnissa, jotka on hajautettu jäsentelemättömästi eri järjestelmiin ja säilytystiloihin. Voidaan puhua sekä erillisille palvelimille tallennetuista digitaalisista tiedostoista että fyysisistä asiakirjoista, joita säilytetään arkistokaapeissa, varastoissa tai jopa varastohuoneen laatikoissa. Ilman selkeää strategiaa yritysten tietovirtojen hallinnointi vaarantuu, mikä voi johtaa tehottomuuteen, kustannusten nousuun ja tietoturvariskeihin.

4 askelta kohti tehokkaampaa tiedonhallintaa

Pitkäjänteisen ja kestävän tiedonhallinnan luominen edellyttää jäsenneltyä toimintatapaa. Tässä esitellään neljä vaihetta, joiden avulla voit hallinnoida sekä digitaalista että analogista tietoa tehokkaasti.

1. Siivoa arkistot hyvän yleiskuvan saamiseksi

Aloita käymällä läpi kaikki ne osiot, jotka kuuluvat jo osaksi tiedonhallintaasi, sekä digitaaliset että paperiset asiakirjat. Monet yritykset säilyttävät vanhoja tai tarpeettomia asiakirjoja, joiden säilyttämiselle ei ole enää todellista syytä. Karsimalla pois tarpeettomat asiakirjat vähennät hallinnoitavan tiedon määrää, mikä puolestaan säästää tilaa ja helpottaa tulevaa työtä.

Fyysisten arkistojen osalta voi olla hyvä kääntyä alan asiantuntijoiden puoleen, sillä he auttavat selvittämään, mitä tietoa tulee lain mukaan säilyttää ja mitä tietoa voi hävittää.

2. Digitoi mahdollisuuksien mukaan

Fyysisten asiakirjojen muuntaminen digitaaliseen muotoon helpottaa tietojen etsimistä ja jakamista organisaation sisällä. Se myös vähentää asiakirjojen katoamisen tai vahingoittumisen riskiä. Digitaaliset asiakirjat on lisäksi mahdollista integroida automatisoituun työnkulkuun, mikä säästää aikaa ja resursseja.

3. Laadi asiakirjahallintasuunnitelma

Asiakirjahallintasuunnitelmassa kuvataan, miten tietoja tulee luoda, tallentaa, hallinnoida ja lopuksi tuhota. Suunnitelman tulee kattaa sekä digitaaliset että fyysiset asiakirjat, ja sen tulee sisältää selkeät ohjeet arkistoinnista, tietojen poistamisesta ja tietoturvasta. Hyvällä suunnitelmalla yksinkertaistat päivittäistä työtä ja vähennät virheellisen käsittelyn riskiä.

4. Turvallinen arkistointi ja poistaminen

Kun tieto on jäsennelty, se tulee arkistoida turvallisesti. Digitaaliset asiakirjat tulisi tallentaa käyttöoikeustasoilla varustettuun pilvipohjaiseen järjestelmään. Fyysisiä asiakirjoja voidaan puolestaan säilyttää korkean turvatason arkistotiloissa. Luo myös tarkat rutiinit sellaisten asiakirjojen poistamiseksi, joita ei enää tarvitse säilyttää, ja tuhoa ne turvallisella ja jäljitettävällä tavalla.

Millä tavalla Iron Mountain voi auttaa?

Iron Mountain tarjoaa kokonaisvaltaisia ratkaisuja yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa tiedonhallintansa. Tarjoamme asiantuntevia palveluita aina arkistojen siivouksesta ja harventamisesta asiakirjojen digitointiin ja turvalliseen arkistointiin. Lisäksi asiantuntijamme voivat auttaa yritystäsi laatimaan asiakirjoja koskevia suunnitelmia, jotka noudattavat kaikkia sovellettavia lakeja ja tukevat työntekijöitäsi heidän päivittäisessä työssään.

Palveluihimme kuuluvat:

• Fyysisten asiakirjojen skannaus ja digitointi.
• Digitaalisten ja fyysisten asiakirjojen turvallinen säilytys.
• Turvalliset tuhoamispalvelut asiakirjoille, joita ei enää tarvitse säilyttää.
• Sovellettavien lakisääteisten vaatimusten mukaisten asiakirjahallintasuunnitelmien suunnittelu.

Tarvitsitpa sitten apua suurten fyysisten arkistojen hallinnassa tai digitaalisten prosessien virtaviivaistamisessa, kehitämme tarpeisiisi sopivan ratkaisun. Ota meihin rohkeasti yhteyttä ja kerromme lisää!