Muuta tiedostosi tekoälyvalmiiksi

Tekoäly (AI, artificial intelligence) vaikuttaa yhä enemmän koko yrityksen liiketoimintastrategiaan, ja tekoälyä käyttävien toimintojen pohjana olevan tiedon tuleekin olla laadukasta. Tiedon tulee olla hyvin järjesteltyä, merkityksellistä ja luotettavaa, jotta tekoälyn avulla voidaan saada luotettavia tuloksia. Jotta erilaiset tiedostot saadaan tekoälylle sopivaan muotoon, niitä pitää rajata ja digitoida, niiden laatua tulee parantaa ja tiedostojen ylläpitämisestä tulee huolehtia.

Mikä hankaloittaa yritysten tekoälyn käyttöönottoa?

Tekoälypalveluiden käyttöönottoa hankaloittaa etenkin se, että tietoja ei ole jäsennelty eivätkä ne ole helposti saatavilla. Monilla yrityksillä voi olla seuraavanlaisia hankaluuksia, jotka vaikeuttavat tekoälyn käyttöä.

• Jäsentämättömät tiedot: Tiedot ovat usein hajallaan ja eri muodoissa – fyysisinä tiedostoina tai PDF-, kuva- ja tekstitiedostoina.
• Yleiskuvan puute: Monelta yritykseltä puuttuu käsitys siitä, mitkä tiedot ovat olennaisia ja mitkä tarpeettomia.
• Tietojen heikko laatu:Vanhentuneet, epäjohdonmukaiset tai epätarkat tiedot vaikuttavat negatiivisesti tekoälyn tuloksiin.
• Säädökset: Erilaiset lait, kuten GDPR ja NIS2, asettavat korkeat vaatimukset sääntöjen noudattamiselle ja tietoturvalle.

Näin muokkaat yrityksesi tiedot teköälyvalmiiksi

Yritysten kohtaamat haasteet ovat voitettavissa. Erilaisten strategisten toimenpiteiden avulla yrityksen tiedostot voidaan muokata tekoälylle sopivaan muotoon. Lue lisää neljästä tärkeästä toimenpiteestä:

1. Tietojen rajaaminen

Ensimmäinen askel kohti parempaa tekoälyvalmiutta on muodostaa parempi yleiskuva yrityksesi tiedostoista. Fyysisen ja digitaalisen tiedon yleinen arviointi auttaa yritystä tunnistamaan, mitkä tiedoista ovat olennaisia, päällekkäisiä tai vanhentuneita. Tarpeettomat tiedot rajataan pois ja tuhotaan turvallisesti, jolloin vapautuu tallennustilaa ja tietovuotojen ja tahattomien sääntörikkomusten riskiä voidaan vähentää.

2. Tiedostojen digitointi

Fyysisten asiakirjojen digitointi tekee niistä yhteensopivia tekoälyohjelmien kanssa. Dokumenttien skannaaminen ja luokittelu ja niiden tallentaminen tekee niistä helpommin löydettäviä ja hakukelpoisia. Digitalisointi lisää automaatiomahdollisuuksia ja tehostaa tiedonhallintaa.

3. Tiedostojen laadun parantaminen

Tiedostojen laadun taso kannattaa varmistaa. Metatietojen käyttäminen helpottaa tietojen hakemista ja jäljittämistä, mikä parantaa tekoälyn mahdollisuutta käsitellä tietoja ja antaa oikeita tuloksia niiden pohjalta. Olemassa olevan tiedoston laatua voidaan parantaa lisätietojen avulla, jolloin tekoälysovellusten on helpompi käyttää sitä ja tuottaa sen pohjalta parempia tuloksia.

4. Tiedostojen ylläpito

Jotta varmistutaan tiedostojen laadusta ja noudatetaan sovellettuja lakeja, GDPR, NIS2 ja EU:n tekoälysäädökset mukaan lukien, tietojen käsittelylle tulee luoda selkeät säännöt ja prosessit tiedostojen koko elinkaaren pituudelle. Vahvan tiedonhallintasuunnitelman avulla varmistutaan myös tiedon ajanmukaisuudesta ja tietoturvasta.

Ota ensimmäinen askel kohti tekoälyoptimoitua tulevaisuutta

Yrityksen liiketoiminnan kannalta on hyödyllistä muokata tiedostot tekoälyn kanssa yhteensopiviksi. Jäsennelty ja laadukas data mahdollistaa tekoälyratkaisujen käytön, mikä helpottaa päätöksentekoa, parantaa käytäntöjä ja lisää uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Lisäksi asianmukainen tietojenkäsittely vähentää kustannuksia, lisää tietoturvallisuutta ja helpottaa lakien ja määräysten noudattamista.

Iron Mountain tarjoaa palveluita, jotka mahdollistavat tiedostojen muokkaamisen tekoälyn kanssa yhteensopiviksi. Palvelumme auttavat tiedostojen karsimisessa, digitalisoinnissa, laadunparannuksessa ja tiedonhallinnassa, tarjoten hyvän perustan yrityksenne tekoälytoimintoja ajatellen. Ota yhteyttä jo tänään ja varaa konsultaatio, niin selvittämme tiedonhallinnan palvelutarpeesi ja voit parantaa yrityksesi tuottavuutta tekoälyn avulla!