Arkistonhallinta yrityskauppojen yhteydessä

Yritysostot ja fuusiot lisäävät aineistonhallintaan ja tietojen integrointiin liittyviä haasteita. Kaksi organisaatiota, joilla on omat arkistorakenteensa, dokumentointirutiininsa ja tietojärjestelmänsä, muuttuvat yhtäkkiä yhdeksi kokonaisuudeksi. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, kuten jäsentämättömiä arkistoja, kaksoiskopioita, GDPR:n ja muiden säännösten rikkomuksia sekä vanhentuneiden tietojen tallentamista korkein kustannuksin. Selkeän strategian avulla yritykset voivat helpottaa integraatiota, vähentää riskejä ja luoda vakaan pohjan toiminnalleen.

Miksi arkistonhallintaan kannattaa kiinnittää huomiota yrityskaupan yhteydessä?

Eräs yrityskauppojen suurimmista ongelmista on se, että molempien yritysten arkistot voivat olla hajallaan, eri paikoissa ja eri muodoissa. Tiedot voivat olla digitaalisina sekä paperisina ja sijaita vanhoissa tallennusjärjestelmissä, jotka eivät ole yhteensopivia nykyaikaisten alustojen kanssa. Tärkeiden tietojen löytäminen voi olla haastavaa tai sama asiakirja saatetaan tallentaa useita kertoja turhaan. Tietojen vääränlaiseen käsittely saattaa myös vaarantaa sääntöjen noudattamisen. GDPR ja muut vastaavat lait asettavat selkeät vaatimukset sille, miten henkilö- ja yritystietoja tulee käsitellä. Selkeän toimintamallin puuttuminen voi johtaa sääntörikkomuksiin ja korkeisiin sakkoihin.

Toinen haaste ovat yritysten usein erilaiset arkistointimenetelmät. Tietyt tiedot saattavat olla liiketoiminnan kannalta merkittäviä toiselle yritykselle, mutta toiselle yritykselle ne eivät ole tärkeitä, mikä vaikeuttaa yhtenäisen arkistorakenteen luomista. Lisäksi yhdistymisen aikana ja sen jälkeenkin voi olla hankalaa päästä käsiksi asiakirjoihin, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti sekä tuottavuuteen että yrityksen päätöksentekoon.

Keinot arkistonhallinnan tehostamiseen yrityskauppojen yhteydessä

1. Arkistojen ja tietojen huolellisuusvelvoite (due diligence)
Ennen yritysfuusion toteuttamista on tärkeää tehdä perusteellinen katsaus yrityksen asiakirjoihin. On selvitettävä, minkälaisia asiakirjoja yrityksellä on, mihin ne on tallennettu ja liittyykö tiedonhallintaan riskejä. Kun tiedostot käydään läpi varhaisessa vaiheessa, saat selkeän kuvan mahdollisista haasteista ja miten niihin voidaan parhaiten vastata.

2. Kartoitus ja analyysi
Toinen askel on luoda täydellinen yleiskatsaus molempien yritysten arkistoista. Tulee tunnistaa käytössä olevat järjestelmät, tallennusmenetelmät ja asiakirjatyypit ja miettiä miten ne on parasta integroida. Kun tiedot on selkeästi jäsennelty, on helpompaa päättää mitkä tiedot säilytetään, mitkä digitoidaan ja mitkä karsitaan pois.

3. Tiedostojen siivoaminen ja karsinta
Tiedonhallintaa voi tehostaa yrityskaupan yhteydessä karsimalla kaikki tarpeettomat tiedot. Monilla yrityksillä on vanhoja ja vanhentuneita tarpeettomia asiakirjoja, jotka vievät digitaalista ja fyysistä tallennustilaa. Kaksoiskappaleet ja vanhentuneet tiedot poistamalla voit varmistaa, että ainoastaan liiketoiminnan kannalta merkittävät tiedot säilytetään, jolloin tallennuskustannukset pienenevät ja tiedonhallinnasta tulee sujuvampaa.

4. Digitointi ja luokittelu
Asiakirjojen saatavuutta ja hallintaa voi yksinkertaistaa digitoimalla tärkeitä asiakirjoja. Kun paperiset asiakirjat skannataan ja tallennetaan hakukelpoiseen digitaaliseen tiedostoon, tietojen etsiminen helpottuu ja tiedot ovat helpommin integroitavissa kahden yrityksen välillä. Tiedostojen digitoiminen vähentää myös tietojen katoamisen riskiä ja helpottaa GDPR:n ja muiden lakisääteisten vaatimusten noudattamista.

5. Fyysisten asiakirjojen hallinnan ulkoistaminen
Jos yritykselläsi on paljon fyysisiä asiakirjoja, voi olla hyvä ratkaisu ulkoistaa niiden hallinta ulkopuoliselle toimijalle. Arkiston säilyttäminen turvallisessa tilassa vapauttaa tilaa omissa toimitiloissasi ja samalla varmistut siitä, että kaikkia asiakirjoja säilytetään voimassa olevien määräysten mukaisesti.

6. Yhtenäisen arkistorakenteen luominen
Jotta molempien yritysfuusiossa mukana olevan yrityksen tiedot voidaan integroida sujuvasti, kannattaa valita myös yhtenäinen arkistointiratkaisu. Tiedot järjestetään, tallennetaan ja luokitellaan samoja standardeja käyttäen, jotta kaikkien työntekijöiden on helppo päästä käyttämään tarvittavia asiakirjoja. Kun arkistonhallinta on selkeästi järjestetty, organisaation sisäisten muutosten hallintakin helpottuu.

7. Varmistu sääntöjen noudattamisesta
Sulautumisen jälkeen on tärkeää varmistaa, että kaikkia tietoja käsitellään sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti. GDPR, arkistolaki ja muut säännökset edellyttävät, että tiettyjä tietoja säilytetään tietyn ajan, kun taas toiset tiedot tulee poistaa. Selkeä tiedonhallintakäytäntö ja -menetelmät auttavat minimoimaan tietoturvariskejä ja välttämään ongelmia tulevaisuudessa.

Arkiston uudelleenjärjestelyn hyödyt yrityskaupan yhteydessä

Selkeän arkistonhallintasuunnitelman avulla voit välttää monia yritysfuusion haasteita. Tehokkaalla tiedonhallinnalla sujuvoitat tietojen integrointia ja samalla riski tietojen katoamiselle ja sääntöjen rikkomiselle pienenee. Lisäksi säästät myös rahaa välttämällä turhaa tietojen säilyttämistä ja tehottomia työtapoja.

Kun kaikki tiedot ovat helposti oikeiden ihmisten saatavilla, myös yrityksesi tuottavuus paranee ja saat paremman yleiskuvan sen hallussa olevista tiedostoista. Lisäksi luot vankan perustan tulevalle tiedonhallinnan digitalisaatiolle ja automatisoinnille, mikä tekee tuleviin muutoksiin mukautumisesta yrityksellesi helpompaa.

Tarvitsetko apua arkistonhallintaan yrityskaupan yhteydessä?

Arkistojen ja asiakirjojen oikeanlainen hallinta voi olla ratkaiseva tekijä onnistuneen yrityskaupan kannalta. Iron Mountain tarjoaa räätälöityjä ratkaisuja asiakirjanhallinnan eri vaiheissa, joita ovat digitointi, arkiston tarkastus, turvallinen tallennus sekä neuvonta koskien sääntöjen noudattamista. Ota yhteyttä jo tänään, niin autamme sinua siirtymään yhtenäiseen arkistointikäytäntöön sujuvasti ja turvallisesti!