Viisi arkistonhallinnan vaihetta toimistomuuton aikana

Toimistomuutto on työläs projekti, joka edellyttää huolellista suunnittelua, eikä yritysten arkistonhallinta tee tähän sääntöön poikkeusta. Asiakirjat ja arkistot sisältävät tärkeää tietoa, jota on suojattava, järjestettävä ja hallittava eri säännösten, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen ja arkistolain, mukaisesti. Monille yrityksille tämä voi tuntua ylivoimaiselta tehtävältä – mitä tietoa pitää säästää, mitä digitalisoida ja mikä tuhota? Seuraavaksi käymme läpi viisi keskeistä vaihetta, joiden avulla arkistojen siirto ja hallinta tapahtuvat toimistomuuton aikana mahdollisimman tehokkaasti ja turvallisesti.

Arkistonhallinnan haasteet toimistomuuton yhteydessä

Yritysten suunnitellessa toimistomuuttoa arkistonhoito herättää usein monia kysymyksiä. Miten ehkäistä tärkeiden tietojen katoaminen? Entä miten varmistaa, että määräyksiä noudatetaan? Toisena haasteena on tilanpuute – pandemian jälkeen monet yritykset ovat muuttaneet pienempiin tiloihin ja etsivät ratkaisuja arkistonhallinnan tehostamiseksi. Lisäksi hybridityöhön siirryttäessä on varmistettava, että kaikki dokumentaatio on saatavilla digitaalisesti. Kaikkien näiden haasteiden kohtaaminen ilman selkeää suunnitelmaa on tehotonta, ja voi johtaa korkeisiin kustannuksiin ja kasvattaa sääntelyrikkomusten riskiä.

Viisi arkistonhallinnan vaihetta toimistomuuton yhteydessä

1. Kartoita ja suunnittele

Aloita käymällä läpi sekä fyysiset että digitaaliset arkistot. Selvitä, millaista tietoa on tallennettu, missä sitä säilytetään ja kuinka kauan tietoa on säilytettävä. Tämäntyyppinen kartoitus auttaa sinua ymmärtämään, mikä tieto on olennaista, mikä vanhentunutta ja mitä tietoa voidaan heittää pois. Selkeällä suunnitelmalla pienennät riskiä siitä, että toimistomuuton aikana katoaa tärkeitä tietoja.

2. Digitoi mahdollisuuksien mukaan

Arkiston digitointi on tehokas tapa vähentää fyysisesti tallennettavan aineiston määrää ja helpottaa arkistoon pääsyä. Asiakirjojen skannaus ja muuntaminen digitaaliseen muotoon ei ainoastaan vapauta tilaa, vaan helpottaa lisäksi tietojen jakamista ja hallintaa päivittäisessä työssä. Asiakirjojen digitalisointi on erityisen tärkeää siirryttäessä hybridi- tai etätyöhön, sillä se tuo tiedon kaikkien sitä tarvitsevien saataville riippumatta siitä, missä töitä tehdään.

3. Siivoa ja järjestä

Toimistomuutto tarjoaa täydellisen tilaisuuden arkistojen siivoamiseen sekä ylimääräisten kopioiden, vanhentuneiden tietojen ja tarpeettomien asiakirjojen poistamiseen. Varmista, että asiakirjoja seulotaan sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti, sillä näin ehkäiset arkaluonteisten tietojen joutumisen vääriin käsiin. Tämän jälkeen arkisto voidaan järjestää niin, että sen hallinta on jäsennellympää ja tehokkaampaa.

4. Varmista vaatimustenmukaisuus

Ennen muuttoa tehtävässä arkistonhallinnassa on tärkeää noudattaa kaikkia sovellettavia lakeja ja määräyksiä, kuten yleistä tietosuoja-asetusta ja arkistolakia. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja voi olla tarpeen säilyttää vain rajoitetun ajan ja että arkaluonteiset tiedot on käsiteltävä ja tuhottava tietoturvallisesti. Hyvin suunniteltu tiedonhallinta auttaa välttämään seuraamusmaksuja ja muita oikeudellisia seuraamuksia.

5. Ota käyttöön pitkän aikavälin strategia

Toimistomuutto antaa mahdollisuuden paitsi olemassa olevan arkiston hallintaan, mutta auttaa myös luomaan rutiineja tulevaan arkistonhallintaan. Toteuta yritykselle pitkän aikavälin strategia, joka pitää sisällään digitalisaation, tarpeettomien tietojen säännöllisen poistamisen sekä ajankohtaisten lakien noudattamisen. Tämä helpottaa sekä yrityksen asiakirjahallintaa tulevaisuudessa että vähentää tietokaaoksen riskiä.

Iron Mountain apuna arkistosiirrossa ja arkistonhallinnassa

Jäsennellyn prosessin noudattaminen voi auttaa yrityksiä ehkäisemään tietojen katoamista ja tehottomuutta toimistomuuton aikana. Tarpeettoman datan käsittelyn vähentäminen sekä säilytys- ja hallintokustannusten pienentäminen auttavat niin ikään vapauttamaan resursseja. Lakien ja määräysten mukaisen arkistonhallinnan varmistamalla yritykset voivat lisäksi suojata mainettaan ja välttää oikeudellisia seuraamuksia.

Me täällä Iron Mountainilla olemme arkistoinnin ja tiedonhallinnan asiantuntijoita. Autamme sinua muun muassa seuraavissa tehtävissä:

• Arkistojen kartoitus: Kokeneet arkistoinnin ammattilaisemme teettävät perusteellisen arkistoanalyysin, joka auttaa tunnistamaan tallennettavat, digitoitavat ja tuhottavat arkistot.
• Arkiston digitalisointi: Skannaamme ja digitoimme asiakirjasi, jolloin ne ovat helposti kaikkien työntekijöiden saatavilla. Tämä auttaa vähentämään myös fyysisen tallennustilan tarvetta.
• Turvallinen säilytys: Fyysisesti säilytettäville asiakirjoille tarjoamme turvallisen arkistoinnin omissa tiloissamme.
• Neuvonta ja vaatimustenmukaisuus: Autamme varmistamaan, että arkistonhallinta tapahtuu kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.

Tarvitsetko apua arkistosiirrossa? Ota meihin yhteyttä!

Tarvitsetko apua arkistohallinnassa ennen toimistomuuttoa? Ota yhteyttä ja pyydä maksuton konsultaatio, niin kerromme lisää siitä, miten arkistonsiirto tapahtuu meidän avullamme sujuvasti, turvallisesti ja tehokkaasti!