Pankki- ja rahoitusalan tietovirtojen sujuvoittaminen – näin katkaistaan tietosiilot

Pankki- ja rahoitusalalla käsitellään päivittäin valtavia tietomääriä kuten asiakas- ja tapahtumatietoja, vaatimistenmukaisuusasiakirjoja sekä sisäisiä raportteja. Kaikki tiedostot tulee säilyttää, hallita ja suojata tiukkojen määräysten mukaisesti. Digitalisaatiosta huolimatta monet näiden alojen yritykset kamppailevat kuitenkin edelleen tehottomien tietovirtojen parissa ja tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä ja osastoilla. Tällöin muodostuu tietosiiloja, mikä puolestaan lisää tietoturvariskejä, tehottomuutta ja vaatimustenmukaisuusongelmia. Kun tietosiilot saadaan katkaistua ja tiedot kerätään yhtenäiseen järjestelmään, pankit ja rahoitusyhtiöt voivat parantaa tuottavuuttaan ja huolehtia paremmin vaatimusten noudattamisesta.

Miksi tietosiilot aiheuttavat ongelmia?

Yksi rahoitusalan suurimmista haasteista on se, että tiedostoja on sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa ja erilaisiin järjestelmiin tallennettuna. Asiakas- ja tapahtumatietoja sekä riskianalyysejä hallitaan eri tietokannoissa, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa, mikä vaikeuttaa kokonaiskuvan saamista. Vaatimustenmukaisuusasiakirjoja ja sääntömääräisiä raportteja saatetaan säilyttää erilaisilla digitaalisilla alustoilla, kun taas vanhemmat dokumentit voivat löytyä paperisesta arkistosta. Tämä vaikeuttaa työntekijöiden pääsyä tarvitsemiinsa tietoihin nopeasti ja työnteon tehokkuus kärsii.

Tehottomuuden lisäksi tietosiilot voivat johtaa myös virheisiin sääntöjen noudattamisessa. Pankki- ja rahoitusalaa säätelevät laajat säädökset, kuten GDPR, DORA ja Basel III, jotka edellyttävät tietojen huolellista käsittelyä. Jos tieto on hajanaista ja tallennettuna eri järjestelmiin, sääntörikkomusten riski kasvaa, mikä voi johtaa korkeisiin sakkoihin tai muihin oikeudellisiin seuraamuksiin.

Miksi tietosiiloja syntyy?

Tietosiiloja syntyy usein hajanaisten järjestelmien käytön sekä manuaalisten työtapojen seurauksena. Useat pankit ovat investoineet digitaalisiin ratkaisuihin, mutta kun on otettu käyttöön yhä uusia järjestelmiä, myös niiden välinen integraatio on osoittautunut haasteelliseksi. Vanhemmat tiedot löytyvät vanhoista tietokannoista tai paperiarkistoista, mikä vaikeuttaa kokonaiskuvan saamista.

Myös eri osastojen välisen yhteistyön puute saattaa johtaa tietosiilojen muodostumiseen. Vaatimuksenmukaisuudesta vastaavat tiimit, riskianalyytikot ja asiakaspalvelu työskentelevät usein erilaisten järjestelmien parissa, mikä voi vaikeuttaa tietojen tehokasta jakamista. Tiettyjen järjestelmien käyttämistä voidaan rajoittaa arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi, mutta tällöin tietoja tarvitsevan työntekijän on myös hankala päästä käyttämään niitä.

Näin pankit ja rahoitusyhtiöt voivat poistaa tietosiiloja

Pankit ja rahoitusyhtiöt voivat tehostaa tiedonkulkua luomalla strategian, jolla fyysiset ja digitaaliset dokumentit tuodaan yhtenäisen järjestelmän alle. Ensimmäinen askel on paperiasiakirjojen digitoiminen ja skannaaminen, minkä jälkeen kaikki tiedot ovat saatavilla, helposti etsittävissä ja turvallisesti säilytettynä. Kun kaikki tieto on kerätty yhtenäiseen tietokantaan, pankkien ja yritysten tiedonhallinta on yhdenmukaista, jolloin pääsy eri tiedostoihin yksinkertaistuu ja kokonaiskuvan muodostaminen on helpompaa.

Työtehtävien automatisointi tekee tiedonhallinnasta tehokkaampaa. Yritykset voivat hyödyntää tekoälyä ja metatietoja asiakirjojen luokitteluun, kaksoiskappaleiden poistamiseen ja tietojen päivittämiseen.

On myös tärkeää, että tiedonhallinnalle laaditaan selkeät ohjeet ja varmistetaan, että kaikki osastot toimivat samojen työtapojen mukaisesti. Näin pienennetään riskiä sen suhteen, että tärkeät tiedot jäisivät tietosiiloihin, ja samalla helpotetaan myös sääntöjen noudattamista yrityksessä kauttaaltaan.

Yhtenäisen tiedonhallinnan edut

Pankit ja rahoitusyhtiöt tarvitsevat tehokkaita ratkaisuja tiedonhallintaan ja tietosiilojen purkamiseen. Digitaalinen tietojärjestelmä, työnkulun automatisointi ja yhtenäiset toimintatavat mahdollistavat yritysten sujuvan tiedonkäsittelyn ja samalla turvallisuus paranee ja varmistutaan sääntöjen noudattamisesta. Yrityksen, joka haluaa ottaa askeleen kohti digitaalista tulevaisuutta, kannattaa luoda kestävä strategia koskien tietojen hallintaa, tallentamista ja jakamista eri osastojen välillä.

Haluatko saada lisää tietoa siitä, miten voit yksinkertaistaa tiedonkulkua yrityksessäsi? Ota yhteyttä meihin jo tänään ja sovi konsultaatiosta!