Woman texting in the storage

Älykäs asiakirjojen käsittely ja työnkulun automatisointi

Digitaalinen Postinkäsittely

On aika käsitellä postiasi

Hallitse Organisaatiosi Postia Helposti Ja Nopeasti

Organisaatiot pyrkivät "paperittomuuteen", mutta se ei ole täysin mahdollista paperipostin saapuessa edelleen ja työntekijöidesi kohdatessa vaikeuksia hallita suuria määriä saapuvaa kirjepostia joka kuukausi. Lisäksi etätyöntekijöiden määrän lisääntyminen vaikeuttaa paperipostin toimittamista oikealle vastaanottajalle, mikä voi negatiivisesti vaikuttaa tuottavuuteen.

Riippumatta siitä, aiotko palata toimistoon, pysyä etätöissä vai yhdistellä näitä kahta, kirjepostin vastaanottamisesta ja jakelusta vapautuminen on ratkaisevan tärkeää yrityksesi eteenpäin pääsemiselle. Iron Mountain voi auttaa.

Digitize and automate your mailroom workflows with Iron Mountain Digital Mailroom service

Muuta Postitusratkaisusi

Iron Mountainin digitaalinen postitusratkaisu on SaaS (Software as a Service) -palvelu, jonka avulla valtuutetut työntekijät voivat helposti käyttää ja vastaanottaa tärkeän yrityspostin digitoituja versioita – missä ja milloin tahansa.

  • Käytä digitoitua postiasi turvallisesti pilvipalvelun avulla
  • Tehosta yhteistyötä ja tuottavuutta automatisoitujen työnkulkujen kautta
  • Integroi nykyisten järjestelmien, kuten sähköpostin, Salesforcen ja Microsoft Office suiten kanssa
  • Pienennä fyysistä jalanjälkeäsi ja siihen liittyviä kiinteistökuluja
  • Maksa yksi edullinen ja ennakoitava kuukausihinta

Muuta Digitaalista Postinkäsittelyä

Miten se toimii

Iron Mountainin digitaalisen postitusratkaisun käyttöönotto on yhtä helppoa kuin sen käyttäminenkin.

  1. Kun olet ohjeistanut postipalvelua uudelleenohjaamaan postisi, Iron Mountain noutaa postin kuljettaen sen turvallisiin skannaustiloihimme. Fyysinen postisi ei poistu koskaan Iron Mountainin säilytysketjusta.
  2. Iron Mountainin asiantuntijat skannaavat ja tallentavat postisi avainsanat automaattisesti, jotta digitoidut kopiot voidaan reitittää automaattisesti oikealle vastaanottajalle. Sinulla on mahdollisuus pyytää tallentamaan enemmänkin avainsanoja, jotka ovat olennaisia organisaatiollesi.
  3. Poikkeustapausten käsittelyn avulla voit valvoa, kuka lopullinen vastaanottaja on.
  4. Sähköiset tietosi salataan lepotilassa ja tiedonsiirron aikana suojatun verkon kautta.
  5. Voit hakea ja lukea digitoitua postia turvallisella tiedonhallinta- ja sisältöpalvelualustallamme, Iron Mountain Insightissa®
  6. Omistamasi ja hallinnoimasi rooleihin perustuvat käyttöoikeudet varmistavat, että ainoastaan valtuutetut käyttäjät voivat tarkastella ja jakaa posteja.
  7. Iron Mountain voi auttaa sinua fyysisen postisi hävittämisessä joko postin varastoimalla, turvallisesti silppuamalla tai palauttamalla sen sinulle.
How Iron Mountain digital mailroom works
man working on laptop

Turvallisuus Ja Vaatimustenmukaisuus

Suhtaudumme turvallisuuteen vakavasti, minkä takia 95 % Fortune 1,000-yrityksistä luottaa Iron Mountainiin kriittisten ja arkaluonteisten tietojen osalta. Olemme suojelleet arkaluonteisia tietoja yli 70 vuoden ajan ja tarjoamme palveluja monilla eri toimialoilla yli 60 maassa. Voit olla rauhassa tietäen, että tietosi ovat turvassa kokonaisvaltaisessa ratkaisussamme - alkaen siitä, että noudamme uudelleenreititetyn paperipostisi turvavarustetuilla autoillamme digitointia varten skannauskeskuksiimme, aina siihen asti, että postisi reititetään automaattisesti halutulle vastaanottajalle ja että paperipostisi hävitetään toivomallasi tavalla (turvallisesti varastoimalla, silppuamalla tai palauttamalla posti sinulle).

Digitoidut asiakirjasi tallennetaan Iron Mountain InSight®:iin, tiedonhallinta- ja sisältöpalvelualustaan, joka hyödyntää National Institute of Standards and Technologyn (NIST) Cyber Security Frameworkia (CSF) yrityksen tietoturvakehyksenä. Iron Mountain InSight® noudattaa alan standardeja, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • GDPR
  • Soc 2 Type II
  • And ISO27001

Lue lisää Iron Mountain InSight® turvallisuudesta.

Digitaalisen Postitusratkaisun Ominaisuudet Ja Edut

Iron Mountainin digitaalinen postitusratkaisu on SaaS (Software as a Service) -palvelu, joka tarjoaa organisaatioille pääsyn tärkeään kirjepostiin. Tämän ratkaisun avulla voit:
Automate icon

Löytää tarvitsemasi tiedot oikealla hetkellä

Optisen merkintunnistusteknologian avulla asiakirjojesi sisältö on täysin haettavissa tekstin tai hakemiston perusteella, ja se on käytettävissä monille eri tiedostotyypeille ja yli 50 kielellä.
Icon scanning

Digitoida postisi

Hyödynnä Iron Mountainin skannausasiantuntijoita, prosesseja ja infrastruktuuria saapuvan kirjepostin muuntamisessa digitaaliseksi laajan kuvantamiskeskusten verkostomme avulla.
Secure cloud portal

Käyttää ja säilyttää tietojasi turvallisesti

Sähköiset tietosi salataan säilytyksen aikana, ja siirto tapahtuu suojatussa verkossa, johon pääsy on rajoitettu sinun omistamillasi ja hallinnoimillasi salausavaimilla. Rooleihin perustuvien käyttöoikeuksien ansiosta valtuutetut käyttäjät voivat käyttää tarvitsemiaan tietoja 24/7.
Magnifier icon

Saada uusia oivalluksia tiedoistasi

Tarkastele ja tulkitse keskeisiä tietoja visuaalista näyttöä tiedoista ja mittareista tarjoavien mittaristojen avulla saadaksesi mahtavia oivalluksia.
Manage the entire lifecycle of your mail

Saat täyden hallinnan postisi elinkaaresta

Kun kirjepostisi on digitoitu, voimme auttaa sinua sen hävittämisessä. Vaihtoehtoihin lukeutuvat postin palauttaminen sinulle, postin säilyttäminen Iron Mountainin arkistokeskuksessa tai postin turvallinen tuhoaminen.
Unlock icon

Parantaa yhteistyötä postiin liittyvien työnkulkujen automatisoinnin myötä

Työntekijöiden yhteistyö on helpompaa automatisoitujen ja keskeisiin metatietoihin perustuvien työnkulkujen avulla. Saat postitusratkaisustasi enemmän irti SSO:n, Outlookin ja Gmailin kaltaisten integraatiovaihtoehtojen avulla.
Ota meihin yhteyttä kuullaksesi lisää

Postinkäsittelyn Modernisointi: Kehity Yhdessä Organisaatiosi Tarpeiden Kanssa

Paperiposti on aina ollut yrityksissä vallitseva ja luotettava postitusmuoto. Postia tulee ja lähtee tasaisena virtana. Kaikki saapuvat asiakirjat on kuitenkin jaettava ja kuitattava ja niihin on reagoitava ajoissa ja tehokkaasti.
Klikkaa alla olevia laatikoita oppiaksesi lisää kolmesta eri postitustyypistä ja siitä, kuinka voit modernisoida oman postinkäsittelysi.

Storage icons

Perinteinen

Perinteiseen postilaatikkoon saapuu suuria määriä kirjepostia, jonka lajittelemiseen ja jakelemiseen tarvitaan yrityksen taustatoimintoja. Nämä asiat voivat johtaa seuraaviin:

Perinteinen

  • Työntekijöiden tuottavuuden heikentyminen, johtuen postin lajittelusta ja jakelusta oikeille henkilöille eri osastoilla
  • Asiakaskokemusten heikentyminen
  • Mahdolliset seuraukset vaatimustenmukaisuudelle ja sääntelylle
  • Arkaluontoisten tietojen häviäminen
  • Suuremmat haasteet etätyöntekijöiden tukemisessa
Digitized mail and routing

Digitaalinen

Digitaalinen postinkäsittely toimii älykkään asiakirjan käsittelyn avulla, sisältäen seuraavat vaiheet:

Digitaalinen

  • Kirjepostin skannaaminen ja digitointi verkko- ja mobiilikäyttöä varten
  • Metatietojen talteenotto tehokkaan haun takaamiseksi
  • Validointi ja tarkistaminen
  • Luokittelu tekoälyn avulla
  • Käyttäjien pääsyoikeudet
  • Vaatimustenmukaisuutta parantava tarkastusseuranta
Intelligent mailroom

Älykäs

Älykäs postinkäsittely tarjoaa kaikki digitaalisen postitusratkaisun edut sisältöpalvelualustan kautta, joka sisältää seuraavat:

Älykäs

  • Sisällönhallinta
  • Tiedonhallinta
  • Älykäs metatietojen talteenotto ja rikastaminen
  • Haku- ja noutotoiminnot
  • Yhteistyö
  • Työnkulun automatisointi
  • Yhdistetty monitietokanta
  • Optiset merkintunnistustoiminnot

Usein kysytyt kysymykset

Miten Iron Mountain varmistaa postin ohjaamisen oikeille vastaanottajille?

Jokaiselle asiakkaalle on määritelty käyttäjäryhmä, ja varmistaakseen postin ohjautumisen oikeille henkilöille, käyttäjäryhmät yhdistetään oikeiden metatietojen suojaussääntöihin. Iron Mountainin käyttöönottotiimi varmistaa, että organisaatiossasi on käytössä asianmukaiset roolit ja turvatoiminnot, jotta tietoturva ja tietosuoja säilyvät.

Kenellä on pääsy posteihini?

Iron Mountainin käyttöönottotiimi järjestää tapaamisen organisaationne kanssa selvittääkseen, miten organisaationne haluaa käsitellä postia: osastoittain, kerroksittain, yksilöittäin jne. Sen jälkeen Iron Mountain määrittää käyttäjät, käyttäjäryhmät ja metatietojen suojaussäännöt varmistaakseen, että postiin pääsevät käsiksi oikeat henkilöt. Monissa organisaatioissa on myös ylläpitäjä, joka voi päivittää tätä hierarkiaa, jos esimerkiksi olet lomalla ja postisi täytyy uudelleenohjata väliaikaisesti.

Mitä postillemme tapahtuu digitoinnin jälkeen?

Voit valita useista kirjepostin hävittämisvaihtoehdoista:

  • Kirjepostisi palautetaan sinulle
  • Kirjepostisi säilytetään Iron Mountainin arkistokeskuksessa
  • Kirjepostisi tuhotaan turvallisesti

Aloittaminen on helppoa.

Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä. Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä.

Ota yhteyttä

paper and pen

Ota yhteyttä

Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Ota yhteyttä
laptop profile screen

Kirjautuminen ja laskun maksaminen

Kirjaudu tilillesi tai opi luomaan tili.
Aloita
customer service

Tukipalvelu

Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Pyydä tukea
ringing telephone

Soita myyntitiimille

Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.
+358 9 8256 020