Asiakirjojen Skannaus Ja Digitaalinen Arkistointi
Digitally transform your business and centralise your information
Asiakirjojen skannauksella ja digitaalisella arkistoinnilla pystyt tehostamaan tiedonhallinnan kätevästi yhteen keskitettyyn paikkaan, josta helposti ja nopeasti löydät tarvitsemasi tiedot.
Luota Digitaalisen Arkistoinnin Edelläkävijään
Yritykset käsittelevät päivittäin erityyppisiä asiakirjoja. Näitä voivat olla esimerkiksi sopimukset, laskut, kuitit ja potilastiedot, joista monet on lain mukaan säilytettävä tietyn ajan. Tästä seuraa paljon paperityötä, ja kaiken arkistointia varten tarvitaan fyysinen säilytyspaikka. Joskus sinun on lisäksi pystyttävä löytämään tietty asiakirja tai tietyntyyppinen tieto nopeasti, mikä voi olla haasteellista, mikäli yrityksesi asiakirjoja säilytetään eri paikoissa ja järjestelmissä, kuten pilvipalveluissa ja fyysisissä arkistoissa.
Meillä Iron Mountainilla on yli 20 vuoden kokemus tietojen skannaamisesta, indeksoinnista ja digitaalisesta tallentamisesta. Olemme alan johtava toimija, joka auttaa sinua kuromaan umpeen fyysisen ja digitaalisen tiedon välisen kuilun. Tarjoamme erityyppisiä skannauspalveluita tavanomaisista asiakirjoista suurkuviin ja piirustuksiin, sisältäen OCR (Optical Character Recognition)-tekstintunnistuksen ja indeksoinnin. Räätälöimme ratkaisumme yrityksesi tarpeiden mukaan aina huomioon ottaen lain edellyttämät vaatimukset, kuten GDPR-asetukset. Voit valita tarpeisiisi sopivan skannauspalvelun säännöllisestä, kuten viikottaisesta tai kuukausittaisesta skannauksesta arkistosi kertaluonteiseen skannaukseen. Voit jopa ohjata yritykseenne saapuvan fyysisen postin suoraan turvallisesti Iron Mountainille, jossa asiantuntijamme vastaanottavat, avaavat, lajittelevat ja skannaavat postinne.
Digitoinnin Hyödyt
- Tehostetut arkistonhallinnan prosessit - Iron Mountainin digitaalisella arkistonhallinnalla säästät henkilöstösi resursseja ja pystyt vapauttamaan fyysistä säilytystilaa.
- Tietojen turvallinen käsittely - Iron Mountainin asiantuntijoiden noudattaessa parhaita laatustandardeja ja käytäntöjä, asiakirjojen digitoinnin myötä myös tietojen katoamisen riski pienenee. Sähköiset tiedot pysyvät aina salattuina, olivat ne sitten säilössä arkistohotellissa tai siirrossa digitointikeskuksesta sähköiseen arkistoon. Vain yrityksenne valtuutetuilla henkilöillä on pääsy arkistoihin.
- Nopea ja helppo tiedonhaku - Optisen tekstintunnistuksen (OCR) avulla asiakirjojenne sisällöstä on mahdollista kätevästi hakea tietoa tekstin tai indeksoinnin avulla. Toiminto on tarjolla useisiin tiedostotyyppeihin yli 50 kielellä.
Kuinka Arkistoinnin Digitointi Toimii
Huolehdimme asiakirjoista niiden koko elinkaaren ajan asiakirjojen skannauksesta ja digitaalisesta tallennuksesta fyysiseen säilytykseen ja hävittämiseen. Meiltä saat erilaisia arkistointipalveluja, kuten älykkään sisältöpalvelualustan Iron Mountain InSightin.
Katso alta tarkemmin, miten voit saada paremman näkyvyyden tietoihin ja miten asiakirjojen skannausprosessi toimii.
Muut asiaan liittyvät palvelut
Älykäs asiakirjojen käsittely ja työnkulun automatisointi
Digitaalisoi, säilytä, automatisoi ja vapauta datasi voima automaation avulla.
Tiedonhallinnan Asiantuntijatapalvelut
Yli 100 tiedonhallinnan asiantuntijaa ovat valmiina auttamaan sinua suunnitelmasi kehittämisessä.
Tiedonhallinta- ja varmuuskopiointipalvelut
Iron Mountain tarjoaa tiedonhallintapalveluita, jotka auttavat sinua kuljettamaan, säilyttämään, siirtämään ja hakemaan tietoja turvallisista ulkopuolisista tietokeskuksista
Ominaisuudet ja edut
Asiakirjojen skannauspalvelun ja digitaalisen arkistopalvelun avulla voit
- Vapauttaa tilaa - hyödyntämällä Iron Mountainin skannauksen asiantuntijoita, prosesseja ja infrastruktuuria voit muuntaa arvokasta tilaa vievät fyysiset asiakirjat digitaaliseen muotoon.
- Suojata tietonne turvallisesti - sähköiset tiedot pysyvät aina salattuina, olivat ne sitten säilössä tai siirrossa digitointikeskuksesta sähköiseen arkistoon. Siirrot tehdään suojatun verkon kautta, ja tietoihin on pääsy vain omassa hallinnassasi olevien salausavainten kautta. Valtuutetut käyttäjät pääsevät käyttöoikeuksien perusteella käsiksi vain tarvitsemiinsa tietoihin.
- Mahdollistaa keskitetyn ratkaisun* - voit tuoda palveluun asiakirjoja muista kohteista, kuten pilvisäilöistä, dokumentinhallintajärjestelmistä (ECM) tai verkkolevyiltä, jotta skannatut ja digitaalisesti tuotetut asiakirjat voidaan säilyttää samassa paikassa. Tämä parantaa niiden löydettävyyttä ja saavutettavuutta sekä helpottaa käyttöä.
- Tehdä hakuja nopeasti* - optisen tekstintunnistuksen (OCR) avulla asiakirjojenne sisällöstä on mahdollista hakea tekstin tai indeksoinnin avulla. Toiminto on tarjolla useisiin tiedostotyyppeihin yli 50 kielellä.
*saatavana InSight® Essential Edition -palvelussa
Haluatko Kuulla Lisää Arkistoinnin Digitaalisista Ratkaisuista?
Voit luottaa Iron Mountainin skannausasiantuntijoihin, joilla on kokemus, prosessit ja infrastruktuuri skannata, indeksoida ja varmistaa laadunhallinta täyttääkseen tarpeesi. Katso alla lähemmin, miten voit saada paremman näkyvyyden tietoihisi:
Ota yhteyttä iron mountainin asiantuntijaan tästä
Digital Mailroom -ratkaisu
Digitaalinen postinkäsittely – Hankkiudu eroon postista toimipisteessäsi Iron Mountainin digitaalisen postinkäsittelyn avulla. Iron Mountain skannaa, indeksoi ja varmistaa laadunhallinnan täyttääkseen dokumenttien muuntamistarpeesi. Kun postisi on digitoitu, voit tallentaa, hakea ja käyttää sitä turvallisesti sisältöpalvelualustallamme, Iron Mountain InSight®.
Digitointiprosessin aikana metatietoja poimitaan, mikä tekee kriittisen tiedon etsinnästä ja löytämisestä helppoa ja tehokasta. Työskentelemme kanssasi virtaviivaistaaksesi postinjakeluasi yksittäisiin tai useisiin digitaalisiin kohteisiin Käyttäjärooleja yhdistettynä metadatan pääsy sääntöihin varmistaa, että postia katsotaan oikeiden ihmisten toimesta. Tiimilläsi on pääsy digitoituun postiisi verkkossa ja mobiilissa, mikä mahdollistaa etätyöntekijöille pääsyn postiin nopeasti ja kätevästi. Yhteistyö on helppoa versiointi- ja kommentointivaihtoehtojen avulla. Tarvitsetko nähdä mitä muokkauksia tehtiin kenenkin toimesta asiakirjassa? Tarkastelun ja seurannan toiminnallisuus auttaa varmistamaan käytössä olevien prosessien noudattamisen.
Digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit:
- Helposti ja nopeasti hakea postiasi yhdestä keskitetystä, turvallisesta paikasta.
- Parantaa yhteistyötä hyväksynnän työnkulun mahdollisuuksilla.
- Mahdollistaa etäkäytön työntekijöille.
- Hallita ennustettavia kustannuksia tilauspalvelumme kautta.
Tutustu Digital Mailroom -ratkaisuun
Image-On-Demand Asiakirjojen Skannaus
Digitointi Tarvittaessa
ReQuestWeb-arkistonhallintaportaalimme kautta voit valita säilytyksessämme olevista arkistoistasi mitä haluat digitoitavan.
Tiimimme noutaa tämän jälkeen halutut asiakirjat arkistosta, valmistelee ne digitointia varten ja skannaa dokumentit. Digitoinnin jälkeen alkuperäiset dokumentit palautetaan arkistoon. Järjestelmämme kautta mahdollistamme sinulle helpon ja turvallisen pääsyn näihin skannattuihin asiakirjoihin. Tämä tarpeen mukaan laskutettava palvelu minimoi digitoinnin kustannuksia mahdollistaen joustavan skannauksen vain niiden asiakirjojen osalta, joita sillä hetkellä tarvitset.
On Aika Siirtyä Digiaikaan
Lopeta paperin kerääminen työpaikallesi. Aloita digitalisointi – skannaa ja luetteloi paperimuotoiset asiakirjasi osana normaalia liiketoimintaa jo silloin, kun ne tuotetaan tai vastaanotetaan. Paperimuotoisten asiakirjojen käsittely hidastaa liiketoimintaasi ja lisää jo itsessään yksityisyyteen, turvallisuuteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä. Asiantuntijamme auttavat sinua luopumaan paperista.
Tarkoituksena on tunnistaa kohdat, joissa paperia tulee työpaikallesi tai organisaatioosi, ja luoda käytäntö aineiston uudelleenohjaamiseksi sitomatta resurssejanne. Iron Mountainille voi vastaanottaa suoraan aineiston skannattaviksi ja luetteloitaviksi, ja henkilöstösi saa heti käyttöönsä digitaaliset versiot kuvannetuista asiakirjoista.
Riippumatta siitä, onko tavoitteesi kaiken saapuvan paperipostin uudelleenjärjestely koko organisaatiossa, vai paperista luopuminen esimerkiksi yksittäisen asian käsittelyssä tai jollakin osastolla, tai mitä vain sillä välillä, voimme auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.
Lue lisää siitä, miten digitaalinen postinkäsittely auttaa asiakkaita heittämään hyvästit paperipostille.
Skannaus Tietystä Päivästä Eteenpäin Auttaa Sinua
- luopumaan paperista työpaikallasi
- ottamaan käyttöön liiketoimintaprosessien automatisoinnin
- tehostamaan yrityksesi dokumentinhallintajärjestelmiä.
On Aika Siirtyä Digiaikaan
Asiantuntijamme auttavat sinua luomaan nopean ja tehokkaan prosessin, jolla paperimuotoiset asiakirjasi muunnetaan tehokkaasti digitaaliseen muotoon. Tämä lisää asiakirjojen käytettävyyttä ja vähentää varastointikustannuksia. Arkistojen digitointi voi auttaa sinua
- saamaan arvokasta tietoa vanhoista asiakirjoista voidaksesi tehdä entistä parempia liiketoimintapäätöksiä
- pääsemään sähköisesti käsiksi elintärkeisiin asiakirjoihin
- keskittämään tietosi käytössäsi olevaan järjestelmään tai meidän tarjoamaan sähköiseen arkistopalveluun, josta sitä voi jakaa helposti ja turvallisesti.
Kaikkien vanhojen paperimuotoisten asiakirjojen muuntaminen digitaalisiksi tiedostoiksi ei ole taloudellisesti järkevää, ja se voi olla valtava urakka. Sen sijaan, että skannaisit kaiken kerralla, voimme auttaa sinua priorisoimaan asioita ja saavuttamaan tavoitteesi jakamalla skannauksen arkistondigitointiprojekteiksi tai laatimalla Skannaus tietystä päivästä eteenpäin- ja Image On Demand -ohjelmia.