Surmontez le chaos informationnel grâce à InSight DXP

Défis à relever par les gestionnaires de documents et de l’information

Les gestionnaires de documents et de l’information jouent un rôle essentiel dans l’organisation et la protection des données organisationnelles, mais ils sont confrontés à des défis importants dans leur travail quotidien.

• Information chaotique et désorganisée : difficulté à gérer et à trouver les données critiques en raison d’un mélange de documents numériques et physiques.
• Immobilisme dû à une surcharge de documents : incertitude quant à la manière de gérer les dossiers obsolètes et de faire un tri.
• Risques de conformité : absence de politiques claires en matière de gouvernance et de conservation qui accroît les risques et nuit au respect de la conformité.

Plateforme d'expérience numérique Iron Mountain InSight

La plateforme d'expérience numérique Iron Mountain InSight®(DXP) propose une vue unifiée de vos documents numériques et physiques pour vous permettre de rendre les données accessibles tout en respectant la conformité.

La plateforme logicielle à la demande fournit aux utilisateurs un accès fiable et sécuritaire à leurs données en tout temps et en tout lieu. Le contrôle d’accès basé sur les rôles limite l’accès aux données aux utilisateurs autorisés seulement.

Regroupement des données numériques et physiques

Gérez facilement l’ensemble de vos documents de au moyen d’une plateforme Web unique. Passez des commandes de livraison de fichiers numériques et suivez-en l’état. Accédez aux métadonnées du contenu numérique et physique, et modifiez-les. Utilisez la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour faciliter la recherche. Garantissez un accès sécurisé à vos données critiques en tout temps et en tout lieu.

Prise de décisions éclairées concernant les documents patrimoniaux

Accélérez la transformation numérique grâce à des solutions adaptées à vos besoins, à votre budget et à vos objectifs. Analysez votre inventaire physique stocké chez Iron Mountain. Repérez les boîtes contenant des fichiers mélangés, des contenus inconnus ou des codes manquants. Obtenez des recommandations concrètes de notre portefeuille Smart Suite pour déterminer quels documents conserver, détruire ou numériser.

Conformité simplifiée

Appliquez à tous les documents des politiques de conservation et de protection de la confidentialité. Effectuez un processus de découverte des données pour éliminer les données redondantes, périmées et superflues. Gardez le contrôle grâce aux pistes de vérification qui permettent de suivre les modifications et de gérer les obligations de préservation des documents pour motifs juridiques, les approbations de destruction et les commandes physiques, ce qui garantira le respect de la conformité.

Solutions évolutives

Adaptez la plateforme à vos besoins en évolution. Adaptez le stockage numérique, augmentez le nombre d’utilisateurs et ajoutez des fonctionnalités avancées, comme l’automatisation des flux de travail pour relever les nouveaux défis commerciaux.