Améliorer la conformité et permettre une destruction justifiée suite à une fusion

Comment iron mountain a normalisé la politique et simplifié l’exécution pour une grande entreprise de dispositifs médicaux

Défi

La fusion de deux sociétés de dispositifs médicaux a confronté l’équipe des ressources humaines (RH) nouvellement fusionnée à un manque de visibilité sur les informations de santé protégées (IPS) conservées et sur les autres documents sensibles et essentiels. L’entreprise a été contrainte de conserver tous les documents faute d’avoir une vue globale des éléments actuellement conservés et de pouvoir distinguer ceux qui pouvaient être définis comme non essentiels et dont la destruction sécurisée pouvait être envisagée. Au-delà de son impact sur les coûts de stockage, cette situation augmentait le risque de perte de confiance des clients et des partenaires et de lourdes amendes en cas de problèmes lors d’un audit. De plus, en raison de la pandémie, les opérations couvrant plusieurs pays ne disposaient pas du personnel nécessaire pour traiter les documents supplémentaires.

La situation

• Coût élevé du maintien de la conformité et risque de retombées juridiques
• Manque de ressources pour gérer la destruction et la dématérialisation des informations
• Déploiement des solutions disponibles de gestion des données limité par des contraintes budgétaires
• Secteur très réglementé avec des audits imprévisibles

Solution

Disposant d’un budget limité et tenue par les délais pour développer une solution fonctionnelle, l’équipe RH au siège de l’entreprise a choisi Iron Mountain en raison de sa présence mondiale, de son expérience dans le secteur des sciences de la vie et de sa profonde expertise en gouvernance de l’information.

Dans un premier temps, la tâche a consisté à créer la politique de l’entreprise et à traiter les documents stockés sur ses trois principaux marchés situés aux États-Unis, au Mexique et en Uruguay. À partir d’une version personnalisée de la solution Policy Center, les équipes RH de chaque pays concerné ont participé à la conception de la politique avec l’aide des experts d’Iron Mountain. Parallèlement, les collaborateurs d’Iron Mountain ont passé les documents physiques en revue, capturé les métadonnées utiles, les ont classées par catégorie et ont détruit les documents non essentiels.

Dans un deuxième temps, Iron Mountain a fermé l’instance personnalisée de Policy Center pour fournir une solution complète de gestion globale des documents. Puis les services RH de l’entreprise ont procédé à la vérification des documents et déployé la politique dans les autres pays.

Résultats

Iron Mountain a amélioré la conformité du programme dans toute l’entreprise et l’utilité d’une gestion continue des documents. Tout en respectant le budget imparti, Iron Mountain a répondu aux besoins immédiats et a élaboré un plan pratique pour étendre à d’autres pays le programme de conservation basé en Amérique. Les équipes RH de l’entreprise ayant tiré parti de cette collaboration renforcée, prévoient des économies non négligeables sur les coûts de conservation et sont prêtes à partager leur réussite avec d’autres services internes.

Principaux avantages

• Politique de gestion des documents RH totalement documentée et auditable
• Définition d’un plan de déploiement de la politique de Records Management dans les autres pays
• Collaboration renforcée entre les équipes RH
• Réduction du risque grâce à la destruction justifiée des documents concernés