Cinq laboratoires pharmaceutiques adoptent la solution Policy Center pour la gestion globale de leur capital informationnel

Transformation des pratiques de records management en silos pour renforcer les opérations mondiales et réaliser des économies

Défi

Cinq laboratoires pharmaceutiques réputés ont été amenés à créer des cadres de gouvernance mondiale de l’information pour améliorer leurs opérations et limiter leurs coûts. La législation relative à la conformité réglementaire varie selon les collectivités nationales, territoriales et locales. Une gouvernance de l’information à l’échelle mondiale est loin d’être simple dans la mesure où plus de 80 pays ont adopté des lois sur la protection de la vie privée et que plus de 14 000 règlements régissent les pratiques des sciences de la vie.

Les démarches effectuées pour attester de la conformité à des réglementations inhabituelles ont soulevé des problèmes d’ordre politique et procédural. Les responsables du Records management et de la gouvernance de l’information savaient qu’un soutien et une collaboration continus des équipes étaient indispensables, quelle que soit la fréquence des changements apportés à la structure de l’entreprise.

Solution

Iron Mountain et les équipes chargées de la gouvernance de l’information et du Records Management ont élaboré ensemble une approche fonctionnelle basée sur la solution Policy Center. Cette plateforme Cloud de gestion des politiques de conservation et de protection de la vie privée est un moyen pratique pour respecter ses obligations et démontrer sa conformité. Les consultants Iron Mountain ont aidé à prioriser les programmes pilotes en fonction de plusieurs critères de risque.

En ciblant les sites les plus à risque, les équipes chargées de la gouvernance de l’information ont défini des cadres de gouvernance et créé des politiques de gestion pouvant être appliquées dans le monde entier et actualisées au gré de l’évolution des réglementations. Après l’extension des déploiements de Policy Center à d’autres sites régionaux, les collaborateurs locaux ont adapté les modèles avec leur équipe de Records management pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Résultats

En plus de pouvoir mieux comprendre les avantages d’une visibilité totale sur la gestion de leurs documents , les cinq laboratoires d’envergure mondiale ont également amélioré de manière significative leur capacité à démontrer et à défendre leur conformité :

• Un suivi depuis un tableau de bord des statistiques de gestion des documents et des gains enregistrés
• Des outils intégrés qui rendent efficace la récupération des données et facilitent la destruction justifiée
• Des mises à jour régulières des citations juridiques sur tous les sites
• Un accompagnement administratif régional et local pour déployer les mises à jour de politique

La plateforme Policy Center d’Iron Mountain est désormais au cœur du programme de gouvernance mondiale de chacun de ces laboratoires et elle a transformé leurs pratiques internationales en matière de Records Management.

Principaux avantages

• Des programmes de conservation bien documentés et suivis automatiquement
• Des processus de Records Management normalisés sur l’ensemble des sites
• Des mises à jour des obligations régulièrement surveillées et diffusées
• Des activités de fusion, acquisition et cession (FAC) bien soutenues