Découvrez comment une organisation de soins de santé a tiré parti de Smart Sort pour créer un processus continu de disposition défendable.
En matière de Records Management, nombreux sont les professionnels de santé qui conservent involontairement des documents beaucoup plus longtemps que la réglementation ne leur impose. Ces documents prennent un espace précieux qui pourrait être utilisé pour les soins aux patients et augmentent les coûts tout en créant des vulnérabilités de sécurité ainsi que des risques pour la conformité. Dans la durée, il est de plus en plus compliqué, voire impossible, d’appliquer correctement les politiques de conservation et de lancer des actions justifiées.
De nombreux facteurs contribuent à une conservation trop longue, mais les trois principaux sont la visibilité, la complexité et des ressources limitées.
De nombreuses entreprises n’ont tout simplement pas la visibilité nécessaire pour identifier les documents et prendre des décisions informées concernant leur mise au rebut. C’est souvent le cas lorsque des documents sont hérités d’une équipe dirigeante précédente dans le cadre d’une transaction telle qu’une fusion ou un rachat. Dans bien des cas, les documents ne sont pas organisés et/ou les métadonnées pertinentes nécessaires à la prise de décisions justifiées n’ont jamais été capturées.
Même dans le meilleur des cas, la gestion des dossiers médicaux est un défi qui oblige à tenir compte de tout un ensemble complexe de réglementations aussi bien nationales, régionales que locales. Les choses se compliquent lorsque l’on a affaire à des documents mélangés, des règles à base d’événements complexes et des recommandations internes. Les règles concernant les données des patients, notamment l’âge ou la date de la dernière visite médicale, constituent un défi majeur.
Aujourd’hui, les entreprises du secteur de la santé gèrent un volume croissant d’informations et de documents, mais elles n’ont bien souvent pas les ressources nécessaires pour gérer l’ensemble de ces informations. Ce contexte peut expliquer pourquoi en l’absence d’une gestion de l’information appropriée, ces entreprises peinent à se mettre à niveau.
Le seul remède à une conservation excessive est d’établir un processus continu pour détruire les documents qui ont répondu aux exigences de conformité. Mais lorsque ces documents ne sont pas correctement organisés, c’est-à-dire lorsque des documents de nature diverse et avec des dates d’éligibilité à la destruction différentes sont mélangés dans un même carton, ils doivent être triés et réorganisés en amont. Il s’agit là d’un processus à la fois chronophage et coûteux et d’une situation dans laquelle se trouvait un fournisseur de soins de santé important pour qui Iron Mountain Smart Sort s’est avéré le remède parfait.
Tout processus métier nécessitant de trier et d’organiser des documents peut mettre à profit Smart Sort. Pour en savoir plus ou pour nous interroger, contactez directement votre chargé de compte Iron Mountain. Rendez-vous sur notre page Web Smart Sort ou remplissez ce formulaire en tapant Smart Sort dans la section réservée aux commentaires.
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