Transformation du lieu de travail dans le secteur bancaire

La puissance et l’attraction du bureau moderne

Désormais, le bureau ne se limite plus à l’espace physique où l’on travaille. Les employés attendent bien plus du concept de bureau et souhaitent travailler dans un environnement à la fois motivant, intégrant de nouvelles technologies et riche en commodités. À l’heure où les entreprises accordent plus d’importance à l’environnement de travail pour séduire des talents, elles investissent lourdement dans des projets de transformation de cet environnement pour créer des bureaux à la fois modernes et économes en papier.

Les responsables du parc immobilier sont censés fournir un espace de travail transformé non seulement pour aider leur entreprise à attirer et retenir les meilleurs talents, mais aussi à adopter un état d’esprit à la fois novateur et productif. On leur demande de créer cet avantage concurrentiel et de gérer leur portefeuille dans des régions où la surface en mètres carrés coûte cher.

Des armoires remplies de documents obsolètes, de chaussures et de décorations de Noël n’ont pas leur place dans un environnement de travail transformé. Pas plus que la mentalité du « tout conserver » qui est souvent la règle en matière d’information. Mais comment faire pour se débarrasser de décennies de dossiers papier ? Comment convaincre leur propriétaire d’y renoncer et de changer leurs habitudes en matière de gestion de l’information ? Que faire de tous les actifs physiques dont vous ne voulez pas et que vous ne pouvez pas amener avec vous dans votre nouvel environnement de travail ? Comment mettre en place un mode de travail plus digital ?

Rattraper l’environnement de travail numérique

Même si l’objectif principal d’un projet de transformation de l’environnement de travail est généralement de moderniser un espace physique, ce processus peut aussi servir d’événement déclencheur pour numériser les systèmes d’informations obsolètes et lourds en papier. Cette banque commerciale a profité d’une initiative globale visant à travailler de manière plus digitale pour intégrer la dématérialisation à son tout dernier projet de transformation.

Le directeur des Services généraux de la banque a déclaré que « l’objectif premier était de déployer un environnement de travail numérique. Nous avions conscience qu’il nous fallait adopter cette vision et que notre technologie s’y prêtait, mais il nous fallait encore réfléchir à comment mettre tout cela en pratique. »

Les bureaux de la banque occupaient trois étages sur un total de 8918 m² , Ils ont dû gérer le surplus d’actifs informationnels physiques dans le but de réduire l’empreinte des bureaux en passant de trois étages à un étage et demi, c’est-à-dire en éliminant la moitié de l’espace de travail.

Réduire autant de mètres carrés n’est pas une tâche facile, surtout lorsque les bureaux ont occupé trois étages entiers pendant plusieurs années. Il y avait des décennies de dossiers à parcourir, sachant que nombre d’entre eux n’avaient plus de propriétaires.

Concernant le problème des dossiers orphelins, la banque avait au moins 70 tiroirs remplis de ce type de dossier. Elle devait en identifier les propriétaires et leur demander ce qu’ils devaient en faire. Ce processus fut appliqué, plus particulièrement si un service avait été fermé ou si l’activité n’était plus viable.