Service de classification de contenu informationnel d’Iron Mountain

Guides solution

27 septembre 20186 mins

Service de classification de contenu informationnel d’Iron Mountain

Un défi pour votre entreprise

Comme la plupart des entreprises, vous conservez un fonds d’archives de longue date ( en interne ou externalisé) sans qu’il soit pour autant classifié dans votre programme de conservation ni conservé conformément aux exigences légales, règlementaires ou du marché. Sans savoir ce qui peut être éliminé, impossible de procéder à une destruction non maitrisée. Vos archives de par leur ancienneté pourraient être détruites, mais certaines d’entre elles peuvent faire l’objet d’un gel pour des raisons juridiques ou dans le cadre d’une obligation de conservation permanente. Pire encore, certaines de ces archives sont gérées par différents utilisateurs de différentes directions, ce qui crée un risque supplémentaire à prendre en compte. Vous consacrez donc une partie non négligeable de votre temps de travail à rechercher des informations dont vous ne disposez peutêtre pas alors qu’elles existent certainement au sein de votre entreprise ... De plus, vos centres de conservation internes frôlent la saturation sans que vous puissiez découvrir quels actifs peuvent être transférés vers un environnement de conservation d’archives inactives pour libérer de l’espace, le tout sans conséquence sur la capacité de service ni les coûts d’exploitation.

Constat

71%
71% des entreprises pourraient réduire leurs budgets de conservation de 30 % si elles savaient ce qu’elles peuvent détruire.

Source : IRON MOUNTAIN, ANALYSE INTERNE

Conséquences pour votre entreprise

Vous aurez peut-être du mal à trouver ce que vous cherchez et vous devrez supporter des coûts de recherche toujours plus importants si vos documents ne sont pas indexés correctement.
Vous pourriez dépenser plus que nécessaire pour la conservation s’il est impossible de détruire les documents qui ne sont pas classifiés par votre programme de conservation.
Vous risquez également de créer des risques pour la conformité s’il n’est pas possible de gérer les documents plus anciens d’après les politiques définies.
Vous ne pourrez pas prendre de décisions éclairées sur l’utilisation de votre espace si vous n’avez aucune visibilité sur votre inventaire.

Et si vous pouviez...

Rechercher rapidement et précisément vos informations ?
Classifier et détruire de manière justifiée les archives dont vous n’avez plus besoin ?
Réconcilier facilement vos archives avec votre programme de conservation ?
Savoir quels types d’archives sont susceptibles de rester actives même si elles vieillissent

Classification de contenu informationnel

Exclusivité Iron Mountain, le Service de classification de contenu informationnel s’appuie sur une base de données des règles de classification qui est régulièrement enrichie par les informations conservées pour de nombreux clients au fil des ans. Notre fonctionnalité propriétaire de gestion de la conservation, qui calcule systématiquement l’éligibilité à la destruction d’après vos politiques de conservation, vous permettra de savoir quelles archives conservées sur site ou chez des tiers peuvent être détruites immédiatement et à plus long terme.

Notre personnel expérimenté peut travailler avec vous pour configurer, développer et appliquer des délais de conservation spécifiques concernés par des besoins de préservation. De plus, nous vous aiderons à normaliser et à mettre à jour les métadonnées pour les rendre plus cohérentes et améliorer l’accessibilité des archives. Vous pourrez aussi profiter de notre service spécialisé d’analyse de la récupération d’archives sur site pour évaluer l’intérêt financier de faire migrer ces dernières vers un site externe pour libérer de l’espace, le tout en enrichissant sensiblement votre inventaire.

Cas client

Une société multinationale d’envergure qui fournit des services informatiques avait besoin d’élargir ses besoins en termes de conservation dans le cadre de son programme mondial de gestion des documents et de l’information (GDI). En collaborant avec Iron Mountain, cette entreprise a pu rapidement répondre à ses besoins de conservation pour 180 000 cartons d’archives physiques conservées chez Iron Mountain et sur d’autres sites. Environ 80 % de ces cartons ont été catégorisés à l’aide du Service de classification de contenu informationnel d’Iron Mountain® tandis que des critères d’élimination juridiquement légitime ont été définis pour les 20 % restants qui avaient été conservés avec peu ou pas de métadonnées et sans que l’entreprise soit au courant ou ait de la visibilité en termes de contenu.

Resultats attendus

Contacter Iron Mountain

Destruction réussie de plus de 55 000 cartons d’archives.

Plus de 130 000 euros économisés sur les frais de conservation par rapport à l’exercice précédent.

Les progrès rapidement réalisés pour réduire le volume d’archives conservées hors site ont permis d’obtenir davantage de moyens de la part de la Direction afin de continuer à développer le programme de Gouvernance de l’information de l’entreprise.