Services de gestion des documents et de l’information

Faites confiance aux experts en gestion des documents et de l’information

Même à l’ère de l’information, toute l’information créée ou reçue par une entreprise n’obtient pas forcément le statut d’archive officielle. Ce type de document nécessite par ailleurs une gestion spécifique pour apporter la preuve des transactions commerciales, des décisions métier et de la conformité aux obligations légales.

Même pendant votre migration vers un mode de fonctionnement plus digital, il est indispensable de conserver des copies physiques des archives pour satisfaire aux exigences internes et externes en matière de conformité. Si vous ne conservez pas et ne protégez pas ces documents à l’aide de processus, d’une sécurité et de contrôles environnementaux appropriés et que vous ne les mettez pas à disposition dès que nécessaire, vous mettez la réputation et le bien-être de votre entreprise en danger.

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Et si vous pouviez...

• Protéger vos documents contre les risques de vol, de dommages, de perte ou de divulgation malencontreuse ?
• Localiser et consulter rapidement des documents spécifiques et les fournir physiquement ou par voie électronique ?
• Libérer des ressources et un espace précieux en conservant vos archives et documents dans un établissement sécurisé hors site ?
• Obtenir tous les conseils nécessaires pour déployer un programme de Records Management qui garantira une parfaite conformité à la réglementation ?

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Agissez en toute confiance

Avec Iron Mountain, vous disposerez de toutes les ressources utiles pour conserver et protéger efficacement vos archives et documents et les mettre facilement à disposition de toutes les personnes concernées au sein de l’entreprise. En vous reposant sur nos ressources éprouvées et sur nos bonnes pratiques, vous pourrez :

• Assurer la sécurité des documents. Protégez vos documents sur des sites qui respectent des conditions strictes en termes de sécurité, de protection contre les incendies et de contrôles environnementaux.
• Obtenir les informations dès que nécessaire. Classifiez, conservez et suivez vos documents en ligne en appliquant les bonnes pratiques qui vous permettront de rechercher l’information le plus efficacement possible.
• Gérer de manière expérimentée. Bénéficiez de précieux conseils et de l’expertise dont vous avez besoin afin d’optimiser vos ressources et fluidifier la gestion quotidienne de vos opérations.

Conservation sécurisée hors site

Vous pouvez vous appuyer sur notre réseau de sites de conservation sécurisés qui applique des contrôles environnementaux, de sécurité et d’accès à la pointe de la technologie afin de protéger votre capital informationnel.

Les centres de conservation Iron Mountain répondent à des exigences majeures en termes de :

• Sécurité. Incluant la sécurité du périmètre, des entrées et des locaux ainsi que la planification de la construction et de la sécurité.
• Sécurité incendie. Des mesures préventives avec construction anti-incendie éprouvée et approvisionnement fiable en eau.
• Contrôles environnementaux. Des conditions environnementales complètes avec des contrôles de la température et de l’hygrométrie protégeant vos archives contre les événements naturels.

Hors site ne signifie pas hors ligne

Vos documents seront étiquetés et classifiés à l’aide de votre propre terminologie. Ils seront ensuite mis à votre disposition sur notre portail Web intuitif Iron Mountain Connect™ depuis lequel vous pourrez localiser et récupérer rapidement les informations dont vous avez besoin pour répondre à des demandes internes et externes.

Les services de gestion des documents et de l’information d’iron mountain comprennent :

Une solution de gestion de salle d’archives (file room)

La solution File Room d’Iron Mountain réplique votre salle d’archives sur site dans un environnement de stockage hors site sécurisé. Grâce à cette solution, les dossiers actifs sont gérés conformément à votre système de classement et avec des processus de récupération, de reclassement, d’interclassement et d’insertion exécutés par notre personnel compétent.

Des services projets

Nous sommes en mesure de vous aider pour tous vos projets de Records Management, qu’ils soient ponctuels, périodiques ou permanents. Les spécialistes de l’équipe Services Projets d’Iron Mountain peuvent purger et conditionner vos archives pour une conservation offrant la possibilité de collecter les métadonnées et d’indexer les fichiers. Et quand le temps d’un audit est venu, nous pouvons vous aider à inventorier vos cartons, à préparer vos dossiers et à fournir une preuve de la localisation de votre inventaire.

Des services Image on Demand et de numérisation des documents

Numérisez vos documents à la demande et faites-les vous livrer sur simple demande via Iron Mountain Connect™. Nous pouvons aussi vous aider à concevoir un programme évolutif de numérisation de vos documents pour rendre ces derniers facilement accessibles à vos collaborateurs qui ont besoin de l’information qu’ils contiennent.

Iron Mountain InSight® Essential Edition est une solution sur abonnement qui associe la numérisation de documents physiques et leur stockage digital dans un référentiel Cloud sécurisé. Avec cette solution, vous pouvez consulter et gérer votre capital informationnel de manière centralisée.

La gestion de la conservation et de la confidentialité

La solution Iron Mountain® Policy Center est une plateforme de gestion des politiques de conservation et de confidentialité dans le Cloud qui vous fournit un moyen convivial pour connaître vos obligations et démontrer votre conformité. Avec Policy Center, vous pouvez gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information, depuis la création de cette dernière jusqu’à sa destruction.

Des services de conseil en gouvernance de l’information

Notre équipe Services de conseil vous fournira les informations dont vous avez besoin pour définir, gérer et personnaliser votre programme de gestion de l’information. Vous bénéficierez ainsi d’une expertise qui vous aidera à gérer la complexité de l’obligation de se conformer à un nombre croissant de réglementations locales ou nationales, pour garantir la conformité et la confidentialité des archives.

Des services de personnel

Grâce à nos services de personnel Iron Mountain, des professionnels de la gestion documentaire travaillent à vos côtés pour déployer et gérer votre programme de gestion des documents. Fort de nombreuses années d’expérience en gestion des politiques et déploiement cohérent, Iron Mountain vous aidera à mettre en place un programme de gestion conforme.

Une destruction sécurisée

À l’issue de la période de conservation, les services de destruction sécurisée d’Iron Mountain garantissent la confidentialité de vos informations en détruisant les archives papier de manière économique, sécurisée et conforme. Après avoir détruit en toute sécurité vos documents, nous réutilisons tous les matériaux broyés et nous vous communiquons un certificat attestant de votre responsabilité environnementale.

Clean Start®

Iron Mountain Clean Start® vous aide à optimiser votre parc immobilier en le débarrassant de tout ce qui occupe un espace précieux, notamment les archives papier, les armoires de classement, les serveurs, les PC et autres actifs informatiques ainsi que l’équipement bureautique, les meubles et les oeuvres d’art. Nous gérons le processus de réaménagement et organisons la destruction sécurisée ou le don des actifs dont vous n’avez plus besoin, ainsi que la conservation temporaire ou définitive des actifs que vous devez conserver.