Transformation digitale : pourquoi ne pas commencer par un plan de stockage stratégique ?

Où que vous en soyez sur votre chemin vers la transformation digitale, et même si vous n'envisagez pas d'enclencher ce processus, un plan de stockage stratégique peut vous rapporter gros si vous souhaitez tirer parti des dernières avancées dans le domaine des technologies de l'information.

Le matériel standard, le Cloud, les solutions de stockage à bas prix et les logiciels libres mettent de puissantes fonctionnalités à la portée de tous. Et si vous en profitiez pour passer les pratiques existantes au crible de la dématérialisation et de l'automatisation des processus ? Avec un plan de stockage stratégique, vous rentabiliserez davantage vos investissements dans les mises à jour modernes concernant vos données ou votre infrastructure de gestion de l'information.

En finir avec le papier

Commencez par revoir vos pratiques en matière de conservation et de gestion des documents en vue de vous passer le plus possible de papier. Rien ne vous oblige à vous en priver entièrement. Essayez de faire petit à petit le ménage dans vos archives : non seulement vous retrouverez de la place dans vos armoires, mais vous pourrez numériser vos ressources à votre rythme. Par ailleurs, l'élimination du papier optimise les processus, réduit les risques de non-conformité et accélère les recherches d'informations.

Ensuite, pensez à dématérialiser vos ressources existantes. Les formats numériques s'avèrent en effet plus faciles à consulter, copier, déplacer, indexer ou archiver. Au point que les coûts de récupération chutent et que le personnel passe bien moins de 25 % de sa semaine de travail à copier, indexer, archiver ou récupérer des documents.

Hier, la numérisation des documents papier produisait une image sans beaucoup de données. Aujourd'hui, grâce aux progrès de l'apprentissage automatique, les ordinateurs sont capables d'extraire des données de documents numérisés et de les structurer aux fins d'archivage et d'analyse. Par exemple, ils peuvent identifier la date, le montant, les références des unités de gestion des stocks ainsi que les adresses sur les reçus scannés et charger ces informations dans une base de données. Ils peuvent même identifier des personnes et des lieux sur les photographies numériques. Ces données encore récemment presque inaccessibles deviennent ainsi exploitables et partageables.

La dématérialisation est le fondement de l'automatisation des processus. Les avantages sont légion : les informations numériques s'acheminent instantanément de façon programmatique ; plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même document ; les ressources numériques ne se perdent pas et ne glissent pas sous des piles de courrier ; les responsables de processus se voient notifier toute action requise ; les pistes d'audit sont intégrées… Une telle automatisation s'amortit vite, car elle fait gagner sur trois tableaux : efficacité, réduction du nombre d'erreurs et productivité du personnel.