CTRL, ALT, REPEAT - Pourquoi les stratégies de numérisation à court terme sont susceptibles d’amener les entreprises à revenir aux procédés analogiques

Dans le monde entier, la pandémie de COVID-19 et la nécessité de mettre en place des opérations à distance ont accéléré le passage au numérique des processus d'entreprise. Mais si ces technologies ont indubitablement apporté une série d'avantages aux entreprises, de nouvelles recherches suggèrent qu'une méthode de transformation « standard et solution rapide » pourrait voir ces progrès abandonnés, car beaucoup reviendront à l'accès aux données analogiques après la pandémie.

Nous avons interrogé 1 000 professionnels de l'informatique chargés de la gestion des données commerciales dans les entreprises*. Les résultats montrent que l’assistance informatique (49 %), la gestion de la relation client (36 %) et la gestion des ressources humaines (34 %) sont les principaux processus numérisés face au confinement. Et bien que les solutions numériques ne soient mises en place que depuis relativement peu de temps, l'étude démontre que les personnes interrogées en tirent déjà profit :

• 27% évoquent une augmentation de la productivité (l’avantage le plus souvent cité)
• 20% ont bénéficié d'un gain de temps
• 13% ont constaté une augmentation de la qualité de leurs données
• 12% ont pu réduire les coûts

À l'heure où les entreprises sont confrontées à des perturbations sans précédent, il est clair que la transformation numérique a été d'une aide inestimable pour leur permettre de s'adapter à une nouvelle normalité.

Afin de comprendre dans quelle mesure les organismes pourraient bénéficier de nouveaux outils numériques à moyen et long terme, les personnes interrogées ont répondu à des questions concernant leur utilisation de ces outils après la pandémie. Les chercheurs ont été surpris de constater que 57 % des personnes interrogées craignaient que leur employeur ne revienne à des moyens analogiques moins efficaces pour accéder aux données.

Alors, pourquoi une organisation permettrait-elle que cela se produise ? Voici quelques explications recueillies par nos soins :

• Les chefs d'entreprise étaient soumis à une pression énorme pour prendre des décisions rapides afin de maintenir le fonctionnement de leur organisation. En raison de la nature urgente de cette tâche, il était inévitable que certains optent pour des "solutions rapides" standards, plutôt que pour des solutions faites pour durer
• Par conséquent, il est également très probable qu'une partie de cette prise de décision se soit déroulée en silo. En ne tenant pas compte des répercussions générales sur les différentes unités opérationnelles, ces organisations constateront qu'un manque d'intégration signifie que les solutions ne répondent pas à leurs besoins fondamentaux

Pour remédier à cette situation, il faut se rendre à l’évidence : un retour en arrière au niveau numérique n'est pas envisageable. C'est pourquoi nous avons conçu un guide en sept étapes pour aider les entreprises à s’assurer un passage au numérique pérenne et à optimiser la valeur du stockage physique :

1. Un rapport Gartner suggère que 82% des entreprises passeront à un modèle de travail à distance à temps partiel. Par conséquent, il n'est tout simplement pas pertinent d'envisager un retour au processus analogique et les entreprises doivent s'assurer que ces informations soient prises en compte dans le développement de solutions plus robustes
2. Les informations sur la gouvernance et la conformité sont fondamentales pour le traitement des données. Les cadres contiennent des informations précieuses pouvant être transformées en renseignements exploitables
3. Évaluez votre profil de risque : Une première étape clé consiste à analyser les domaines où vous êtes le plus vulnérable. Entre échanges de données et employés en télétravail, quels sont les dossiers à risque ? Quelles sont les données qui pourraient être déplacé dans le cloud ? Vos fournisseurs sont-ils résilients ?
4. Concentrez-vous sur les domaines où vous aurez le plus d'impact : Pour établir des priorités avec succès, vous devez savoir où vous obtiendrez le plus grand impact. Cela implique d'aller au-delà des frais d’installation initiaux et de considérer les avantages globaux du passage au numérique, notamment la réduction du temps passé à scanner manuellement des documents et le risque de violation des règles de conformité
5. Aidez les autres et collaborez : Nous sommes tous dans le même bateau, alors assurez-vous de collaborer avec les différents secteurs pour développer des solutions solides et intégrées
6. Trouvez un fournisseur ayant vécu la même transformation numérique : Pour les entreprises dépendant encore fortement des solutions analogiques, le passage au numérique peut s’avérer intimidant et risqué. Il est probant de trouver un fournisseur ayant eu le même parcours, qui comprend votre attachement aux processus papier et qui peut vous guider dans l’univers du numérique
7. Prioriser et faire évoluer les programmes de communication et de formation : Notre enquête a révélé que 81 % des personnes chargées du traitement des données avaient reçu une formation au travail numérique, ce qui est un grand pas dans la bonne direction, mais nous estimons que les équipes qui vont au-delà du traitement des données réussissent réellement.

Le passage au numérique a pu s’accélérer en raison d'une situation d’urgence exceptionnelle. Mais les obstacles à la numérisation étant désormais tombés, il est primordial que nous la maintenions en état de marche pour nous assurer une reprise économique à long terme.

*Enquête menée par Iron Mountain portant sur les processus d’entreprise: Août 2020, Censuswide – 1000 personnes interrogées, responsables de la gestion des données âgés de 20 ans et plus dans des entreprises de plus de 250 employés en France, au Royaume-Uni, en Allemagne, en Espagne et aux Pays-Bas.