Améliorer la récupération des données et leur accès

By Iryna G

Améliorer la récupération des données et des informations et la façon dont on y accède permet de gagner en efficacité, de réaliser des économies et de stimuler la productivité grâce à une prise de décision plus rapide. Dans tous les secteurs, nombreuses sont les sociétés qui peinent à suivre la croissance des volumes de données et l'évolution rapide des nouveaux systèmes de stockage des archives et des informations.

En matière de récupération des données, il existe des cas, dans certaines entreprises, où les spécialistes de la gestion des documents et des informations (GDI) n'ont pas été invités à participer à la phase de développement du système de conservation des données, parce que le service informatique n'en a pas vu l'utilité. Sauf dans les cas où les spécialistes de la GDI demandent spécifiquement au service informatique de participer à ce développement et ceux où la direction soutien pleinement les initiatives GDI, le service de la gestion des documents et des informations conserve généralement l'image d'un service 100 % papier. Le temps est venu de briser ce stéréotype.

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Il coexiste souvent au sein d'une même société de nombreux systèmes et plans de classement de fichiers autonomes correspondant aux différents départements de l'entreprise. Dans ces conditions, quand on a besoin d'informations précises sur un sujet spécifique, il est parfois difficile de les obtenir en l'absence d'interactions organisées entre ces différents classements. La mise en place d'une vision holistique de toutes les informations se rapportant à un fichier est une tâche ardue, et plus encore lorsque certaines informations n'existent qu'au format papier et d'autres uniquement sous forme électronique.

Pour un point d'accès unique

Quel que soit leur secteur d'activité, les entreprises seraient bien avisées de réévaluer les processus en vigueur afin de déterminer comment améliorer le temps de récupération des données et leurs modalités d'accès. Si le rassemblement des données voulues entre les différents systèmes et formats prend un temps excessif, la meilleure solution consiste en principe à consolider les systèmes et formats existants et à créer un point d'accès unique pour récupérer les données. Cela n'implique pas nécessairement que l'accès doit être ouvert à n'importe qui, car les archives sont supposées être confidentielles. Cela signifie qu'il faut attribuer des droits d'accès personnalisés afin de permettre aux personnes chargées de consulter tout ce qui se rapporte à un fichier donné de localiser les données concernées et d'y accéder immédiatement.

Certaines solutions sont aujourd'hui disponibles sur le marché pour permettre aux entreprises de lier leurs archives physiques et électroniques et d'améliorer l'efficacité de leur organisation. En créant un partenariat avec un prestataire tiers, les sociétés peuvent :

• Découvrir, accéder à, gérer et détruire tous les types d'archives stockées avec d'autres prestataires
• Établir des contrôles administratifs pour capturer efficacement les métadonnées concernant toutes les nouvelles archives
• Rechercher des archives dans tous les formats, améliorant ainsi l'efficacité utilisateur au moyen d'autorisations administratives appropriées

La mise en œuvre d'une solution de point d'accès unique pour la gestion des archives à l'échelle de l'ensemble des systèmes et des formats offrira à n'importe quelle société des avantages certains : amélioration de la conformité, risques limités, accès et délai de récupération plus rapides.

Vous avez des questions concernant la gestion et la conservation de documents ? Lisez d'autres témoignages sur le sujet dans le centre de documentation, ou contactez l'équipe de gestion des informations d'Iron Mountain. Vous serez mis en relation avec un spécialiste produit et services compétent qui pourra répondre à vos demandes spécifiques.