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6 questions à se poser avant de réévaluer votre environnement de travail
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Lorsque vous décidez d'évaluer les processus et le fonctionnement de votre environnement de travail pour garantir la continuité de votre activité, je vous recommande de vous poser les six questions énumérées ci-dessous.
Une bonne partie de la poussière est retombée sur les processus que les entreprises ont dû mettre en place à la hâte pour gérer leurs collaborateurs à distance tout au long de la pandémie mondiale de COVID 19. Alors que certains, voire la plupart, de ces processus ne devaient être que temporaires (« juste pour deux semaines avant de retourner au bureau »), dans les faits, nous en avons été tributaires bien plus longtemps.
Aucun d'entre nous avait-il envisagé que nous dépendrions de ces scénarios de travail hybrides et imparfaits pendant plus de deux ans ? A priori, non.
Et quand bien même, ce n'était de toute façon pas la première fois que des rustines étaient appliquées. En effet, les problèmes liés à l'environnement de travail, notamment avec des bureaux encombrés et désorganisés, des informations non sécurisées ainsi que des solutions technologiques incohérentes, sont des questions qui étaient prégnantes bien longtemps avant le début de la pandémie en mars 2020. En fait, la pandémie a permis de mettre en lumière tout ce qui ne fonctionnait pas et n'était pas prioritaire depuis trop longtemps.
Comme nous allons devoir continuer de faire preuve de souplesse et d’adaptation, nous avons besoin de créer des environnements de travail qui nous permettront de rester résilients, quoi que nous réserve l'avenir. Et si votre équipe y parvient, alors votre environnement de travail en sortira grandi.
Pour garantir la continuité de votre activité, plus particulièrement lorsque vous décidez d'évaluer les processus et le fonctionnement de votre environnement de travail, je vous recommande de vous poser les six questions suivantes :
1. Avez-vous pris une décision pour le long terme ?
Dans l'idéal, tout ce qui concerne aussi bien les flux de travail que les technologies déployées doit être validé pour s'imposer sur le long terme. Il est important de ne pas adopter une stratégie visant à parer au plus urgent.
Pour accompagner votre activité sur le long terme, il est indispensable de s'interroger sur l'impact de chaque décision et de ne pas faire des choix impulsifs pour résoudre un besoin immédiat. Profitez de l’occasion qui vous est donnée de faire les choses correctement et d'évaluer les décisions qui ont été prises de manière précipitée et qui ne résistent pas dans la durée.
Enfin, planifier sur le long terme est aussi une décision d'ordre financier. En effet, ce qui n'a pas été mûrement validé peut rendre coûteux le déploiement d'une solution de remplacement. Il est désormais temps que votre entreprise fasse une pause, qu'elle étudie attentivement son fonctionnement et réévalue aussi les décisions en matière d'environnement de travail qui ont été prises au cours des deux dernières années.
2. À quelle fréquence évaluez-vous les retombées des décisions prises ?
La plupart des entreprises évaluent leurs programmes généraux une fois par an, par semestre ou par trimestre. Mais quid d’une évaluation granulaire des décisions-clés qui les ont instaurés ? Il peut tout simplement s'agir de s'intéresser aux raisons du déploiement de tel ou tel processus ou à son fonctionnement correct et comme escompté.
Il est peut-être désormais temps d'opter pour un système plus rigoureux de contrôle et d'équilibre des pouvoirs pour mieux évaluer l'impact des décisions prises. Ceci vous permettra de vérifier que votre entreprise est assez souple pour saisir de nouvelles opportunités commerciales, s'adapter à de nouvelles relations clients et répondre aux besoins de ses clients actifs qui évoluent.
3. Avez-vous comparé vos technologies en place avec des solutions plus récentes ?
La technologie ne cesse d'évoluer mais les événements de ces dernières années ont encore accéléré le développement de nouvelles offres. En effet, comme beaucoup de personnes travaillent désormais à distance, la technologie a dû suivre. Si bien que certaines solutions techniques peuvent s'avérer plus intéressantes pour faciliter et renforcer le fonctionnement global de votre environnement de travail.
Le temps est venu d'évaluer votre technologie pour voir si des offres plus récentes permettent de mieux accompagner le travail de votre équipe. Voici les questions que je me poserais dans le cadre de cette évaluation :
- Pourquoi cette technologie spécifique a-t-elle été choisie ?
- Cette technologie fonctionne-t-elle toujours bien dans mon entreprise ?
- Cette technologie répond-elle à mes objectifs ?
Comme nous faisons désormais les choses autrement, la technologie doit s'adapter. Si vous n'avez pas de réponses pertinentes à ces questions, alors intéressez-vous à d'autres éléments susceptibles d’améliorer votre environnement de travail.
4. Avez-vous une stratégie pour éviter les violations ou les pertes de données ?
Disposer d’une technologie en phase avec vos décisions en termes d’environnement de travail va dans le bon sens. Cependant, cela ne vaudra que jusqu'au moment où un événement malheureux surviendra.
Les risques pour les données de l'entreprise sont si importants que je me suis investie dans une intervention sur le sujet lors de l'édition 2022 du Corenet Global Summit. Dans le cadre de l'intervention consacrée aux stratégies pour éviter les risques de sécurité de l'information lors de la transformation de l’environnement de travail (Strategies for Avoiding Information Security Risks During Workplace Transformation), j'ai pu approfondir les risques pour la sécurité de l'information liés aux activités immobilières aux côtés du vice-président adjoint et du responsable du parc immobilier de Wells Fargo et aussi du Directeur général adjoint chargé de la transformation de l'activité et de la gestion du déménagement de CBRE, le groupe de conseil en immobilier d'entreprise. Nous avons parlé stratégies de partenariat pour éviter les violations et les pertes de données dans le cadre d'événements plus larges liés à l'environnement de travail.
Personne n'estime avoir besoin d'un plan de gestion des données tant qu'une crise n'éclate pas. Mais ce sont les collaborateurs qui devront ensuite tenter de protéger des actifs importants et parfois sensibles, sachant qu’une compromission de l'information peut avoir un impact dévastateur sur l'entreprise.
Aussi, si ce n'est pas encore fait, planifiez la sauvegarde régulière de vos informations actuelles et nouvelles.
5. Avez-vous pris en compte la réaction de toutes les parties prenantes et des décideurs importants ?
Selon votre marché, vos décisions doivent tenir compte de certaines réglementations et politiques. Pour vous aider à répondre à des exigences contraignantes, il est indispensable d'inviter les parties prenantes importantes à cette réflexion.
En effet, leur expertise peut vous permettre de bien aligner les processus, les technologies et les collaborateurs. Ceci garantira la cohérence au niveau du fonctionnement de l'environnement de travail tout en ajoutant une couche de visibilité aux décisions métier. Et comme vous aurez tenu compte des différents points de vue et expertises, le potentiel de réalisation de votre entreprise en sortira renforcé.
6. À quelle fréquence se rencontrent vos partenaires immobiliers et votre équipe chargée de la gestion des documents et de l’information (GDI) ?
Les professionnels du parc immobilier savent évaluer l'espace physique disponible. Quant à l'équipe GDI et à celle chargée de gérer les risques liés aux données, elles disposent de précieuses informations sur le fonctionnement interne de l'entreprise. La synchronisation de ces deux entités est donc importante.
Mais lorsque les professionnels du parc immobilier et de la gestion RIM ne sont pas sur la même longueur d'onde, des problèmes peuvent survenir. En effet, à tout moment, l'équipe RIM peut être prise au dépourvu face à un flot de documents migrant vers un stockage hors site ou vers de nouveaux bureaux. Mais si cette équipe est informée assez tôt, elle peut alors prévoir de fédérer les documents pour réduire le volume de salles et d'armoires d'archives. L'environnement de travail peut ainsi être consacré à un usage de plus grande valeur.
Une meilleure coordination entre les professionnels du parc immobilier et de la RIM renforce la sensibilisation en matière de vulnérabilités pour la sécurité de l'information, de cybersécurité et de gestion des risques, et ce quel que soit votre secteur d'activité. Cela permet également à votre entreprise de conserver la souplesse nécessaire pour faire évoluer son environnement de travail selon les besoins.
Il ne s'agit pas de revenir à une activité « normale », mais plutôt de faire évoluer votre activité dans le bon sens. Il est donc temps de retirer les pansements appliqués dans la précipitation ces dernières années et de se mettre au travail.
Pour redémarrer comme il faut, découvrez nos solutions de transformation de l'environnement de travail.
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