Iron Mountain Smart Sort

Triez, organisez et gérez vos documents physiques à grande échelle
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Iron Mountain Smart Sort

Triez, organisez et gérez vos documents physiques à grande échelle
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Déméler l'amalgame

Les dossiers mélangés et les documents désorganisés sont un problème et ils augmentent notamment les coûts de conservation ainsi que les risques de découverte et de litige tout en perturbant le flux des informations critiques.

Et si vous pouviez remettre de l'ordre dans vos dossiers mélangés et savoir lesquels conserver ou détruire de manière justifiée ou encore lesquels dématérialiser ou communiquer dans le cadre d'une scission, d'un contentieux ou de tout autre besoin métier ? Et si vous pouviez faire tout cela sans mettre en place un projet de découverte à la fois complexe et exigeant en ressources ?

C'est ce que vous propose Iron Mountain avec Smart Sort, une solution à la fois simple et économique pour reprendre le contrôle de votre patrimoine documentaire.

fONCTIONNEMENT D'IRON MOUNTAIN SMART SORT


Box with files - section before
AVANT

Les dossiers mélangés et la complexité liée à la date de l'événement vous empêchent de prendre des décisions justifiées concernant votre patrimoine documentaire.

Prenez des décisions concernant les dossiers à conserver, à détruire ou à dématérialiser.

Smart sort process
PROCESSUS SMART SORT
  1. Extraction de tous les dossiers du carton.
  2. Scan/saisie de l'identifiant du dossier et réception instantanée du résultat du tri.
  3. Tri et réintégration des dossiers dans le carton par dates de destruction, type de document, identifiant unique ou d'après d'autres critères.
Storage with boxes - section after
APRÈS

À l'issue de votre projet Smart Sort, vous aurez une parfaite visibilité de votre patrimoine documentaire au niveau de chaque dossier. Vous pourrez ainsi trouver rapidement ce dont vous avez besoin et déployer un processus de mise au rebut justifiée et permanente.

AVANTAGES D’IRON MOUNTAIN SMART SORT

Trouvez des documents de manière rapide et précise

Prenez des décisions justifiées concernant les documents à conserver, à détruire ou à dématérialiser.

Réduisez le coût et le risque lié à la conservation des documents

Soutenez les reconfigurations et fermetures de bureaux

Accélérez la transformation numérique

Gérez rapidement les fusions, acquisitions et scissions
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DÉCOUVREZ COMMENT SMART SORT PEUT AIDER VOTRE ENTREPRISE

Grâce à Iron Mountain Smart Sort, un hôpital réduit ses coûts de conservation des documents et renforce sa visibilité et sa conformité

Découvrez comment un centre médical américain d'envergure à libéré de l'espace pour les soins aux patients en délocalisant ses documents papier. Découvrez comment il s'est appuyé sur Iron Mountain Smart Sort pour trier, réorganiser et éliminer des dossiers avant de faire migrer son patrimoine documentaire. L'établissement a ainsi renforcé sa visibilité sur son patrimoine et économisé plus d'un million d'euros sur les coûts de conservation.


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Un prestataire de soins de santé utilise Smart Sort pour réduire les coûts/risques liés à la conservation des documents

Découvrez comment un prestataire de santé privé et d'envergure s'est appuyé sur la solution Smart Sort Iron Mountain pour trier et organiser l'ensemble de son patrimoine documentaire en déployant un processus de destruction justifiée pour la totalité de ses documents actuels et futurs. Il a ainsi pu renforcer sa conformité, améliorer la précision de son patrimoine, réduire le risque et diminuer les coûts de conservation de 40 à 50 %.


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Iron Mountain Smart Sort facilite une scission d'entreprise

Découvrez comment un assureur d'envergure investi dans une scission majeure s'est appuyé sur Iron Mountain Smart Sort pour déterminer rapidement quels documents métier conserver et éliminer. Grâce à Smart Sort, le projet s'est terminé plus vite que prévu et à moindre coût, sans mobiliser les ressources internes de l'entreprise.


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QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Nous pouvons exécuter un projet Smart Sort sur votre site ou bien chez nous.

Nous consoliderons votre patrimoine documentaire sur un site Iron Mountain avant de lancer le projet Smart Sort. À l'issue du projet, nous stockerons uniquement les documents que vous souhaitez conserver. Le processus Smart Sort identifie les dossiers ayant atteint leur date limite de conservation et qui peuvent être détruits de manière justifiée. Grâce à un patrimoine documentaire nettoyé, vous réduisez vos coûts en ne payant que pour garder les dossiers qui doivent être conservés pour des questions de conformité.

Nous avons besoin d'informations issues de vos applications métier principales (index patients maître, système de gestion des contrats d'assurance ou des prêts, système de gestion des litiges, etc.) et d'un programme de conservation des dossiers à jour.

Oui, chaque projet s’adapte à vos politiques de conservation des documents et à vos besoins spécifiques.

  • Un projet Smart Sort sera optimisé pour des documents métier qui mentionnent des règles de conservation par date d'événement, par exemple des dossiers de prêt, des contrats d'assurance, des déclarations de sinistre, des dossiers médicaux, des litiges ou des documents RH.
  • Les documents internes/métier ne sont pas conseillés (bulletins de paie, factures, etc.).

Choisissez comment vous souhaitez procéder et le projet sera personnalisé en fonction de vos exigences, objectifs et de votre budget.

  • Le processus Smart Sort s'appuie sur votre programme et sur vos règles de conservation afin de créer une méthodologie pour l'examen et le traitement des dossiers. Cette approche à base de règles nous permet de fournir un résultat à la fois homogène et justifié.
  • À l'issue du processus Smart Sort, vous recevrez un rapport qui vous donne une visibilité au niveau de chaque dossier ainsi que le statut de mise au rebut de chaque document. Ce rapport vous permet de justifier les actions réalisées sur chaque dossier.
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En savoir plus sur nos services additionnels

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Gestion D'archives Externalisée

Avec le processus Smart Sort, nous pouvons trier vos dossiers dans votre établissement ou dans le nôtre. Et, une fois le projet terminé, nous stockerons vos dossiers dans l'un de nos centres de dossiers sécurisés et conformes.


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Recyclage Et Destruction De Matériel Informatique

Avec Iron Mountain, optimisez la gestion de vos actifs informatiques à chaque étape de leur cycle de vie, depuis leur déploiement jusqu'à leur destruction finale.


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Numérisation des documents

Smart Sort vous aidera à prendre des décisions éclairées et à sélectionner les documents à numériser afin d'accélérer votre parcours de transformation numérique.


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Consultez notre page Assistance Clients où vous trouverez des réponses rapides à vos questions. Sinon n'hésitez pas à nous contacter à votre convenance.

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