Rješenje za obradu faktura

Automatizirajte obradu faktura

Izazov

Učinkovitost i točnost od ključne su važnosti za stručnjake za plaćanje obaveza (accounts payable, AP). Morate brzo obraditi fakture, hitro doznačiti plaćanja i upravljati objema tim radnjama kako biste optimizirali protok novca – i uz to izbjegnuti pogreške koje mogu imati dugoročan utjecaj na poslovanje. No, uz papirnate i digitalne fakture koje se šalju na više lokacija i u više sandučića za ulaznu e-poštu, učinkovitost i točnost postaju pravi izazov.

Utjecaj

Ako imate fakture u više sandučića za ulaznu e-poštu, kartotečnih ormarića, tvrdih diskova, dijeljenih spremišta podataka i slično, nećete osjetiti prednosti tehnologije koja vam može pomoći da svoj posao radite učinkovitije i točnije. Čak 70 % poduzeća i dalje prima papirnate fakture¹, pa pronalaženje i ručni pregled stotina listova papira kako bi se fakture pripremile za plaćanje može dovesti do kašnjenja plaćanja, što pak može naštetiti odnosima s dobavljačima, a i kreditnom rejtingu vaše organizacije.

Ručno unošenje podataka s papirnatih faktura povećava opasnost od ručnih pogrešaka ili gubitka faktura. Samo dvostruka plaćanja mogu koštati vašu organizaciju od 0,8 % do 2 % ukupnih plaćanja.² Jednostavne omaške pri pisanju također mogu dovesti do preplata, dvostrukih plaćanja, propuštenih plaćanja i kašnjenja plaćanja te olakšati prijevare.

Neučinkovitost usporava obradu plaćanja i stvara nepotrebne troškove. U brojim istraživanjima i usporednim izvješćima o obradi ulaznih faktura izračunalo se da trošak po fakturi iznosi od 10 do 40 eura za ručne papirnate procese.³

Što kad biste mogli

Automatiziranje obrade faktura uz obradu faktura tvrtke Iron Mountain može vam pomoći da odgovorite na izazove tako što ćete:

1. Centralizirati unos fizičkih faktura i oni pristiglih putem e-pošte
2. Iskoristiti snagu umjetne inteligencije (AI) za inteligentno prikupljanje podataka kako bi se podaci računa izdvojili iz papirnih i digitalnih zapisa, čime se smanjuju ručni zadaci i pogreške
3. Automatizirati radne procese, integrirajući zapise faktura dobavljača i podatke o nabavi te osnažiti donositelje odluka

Obrada faktura tvrtke Iron Mountain

Obrada faktura tvrtke Iron Mountain ugrađena je na platformu Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), skalabilnu platformu s jednostavnim kôdom sa softverom kao uslugom (SaaS), koja poboljšava mogućnosti upravljanja informacijama i potiče automatizaciju ručnih zadataka u vašem postojećem ekosustavu za plaćanje obaveza putem unaprijed ugrađenih poveznica, radnih procesa, vrsta dokumenata, metapodataka, pravila čuvanja i upita za AI.

Možete se pouzdati da će Iron Mountain. globalna tvrtka posvećena pohrani, zaštiti i upravljanju informacijama i resursima, ponuditi rješenje koje koristi sveobuhvatno upravljanje fizičkim i digitalnim sadržajem, umjetnu inteligenciju, automatizaciju radnih procesa i mogućnosti upravljanja informacijama na jedinstvenoj platformi koje vam pomaže:

• Centralizirati upravljanje fizičkim fakturama i onih u obliku e-pošte: možete sami digitalizirati vlastite fakture ili ih Iron Mountain može preuzeti i digitalizirati ih za vas. Dobavljači također mogu slati fakture u za to namijenjene sandučiće za ulaznu e-poštu sustava za plaćanje obaveza. Naše rješenje nudi jedinstven repozitorij za vaše fizičke i digitalne dokumente.
• Automatizirati prikupljanje podataka koristeći mogućnosti rješenja Intelligent Document Processing (IDP): naše rješenje automatski izdvaja i indeksira podatke sa zaglavlja računa i stavki, pružajući operaterima vašeg sustava za plaćanje obaveza potpuni digitalni zapis bez ručnog unosa podataka.
• Povezivati podatke s raznih platformi: integracijom s postojećim sustavima za nabavu podaci se povezuju radi particioniranja informacijskih otoka.
• Omogućiti pristup bilo kad, bilo gdje: ovlašteni korisnici mogu lako pristupati fakturama i pretraživati ih na našoj sigurnoj platformi za upravljanje poslovnim sadržajima putem jednog portala na webu, dobivati obavijesti u skladu s pravilima za upravljanje iznimkama te dijeliti i ponovno obrađivati odbijene fakture s podizvođačima.
• Zaštiti vlastito poslovanje: lanac odgovornosti podložan reviziji, sigurna pohrana, šifriranje podataka, ograničavanje pristupa i dozvole utemeljene na ulogama čuvaju sigurnost podataka. Naša platforma za sadržaje usklađena je s normama u branši kao i pravilnicima o zadržavanju podataka te nudi mogućnosti koje će vam pomoći da odgovorite na revizije i zahtjeve za dohvaćanje podataka.
• Upravljati cijelim životnim ciklusom: Iron Mountain može ukloniti fizičke dokumente sigurnom pohranom ili uništavanjem ili tako da vam vrati svu dokumentaciju.

Rezultati mogu znatno utjecati na vaše ukupne prihode i pomoći vam:

• Učiniti obradu faktura transparentnijom: centralno pregledavajte fakture, upravljajte njima i obrađujte ih putem jednog portala prilagođenog korisnicima. Samo jednim klikom pratite kako se obrađuje svaka faktura i kuda idu vaša plaćanja.
• Povećati točnost: automatski izdvajajte podatke s faktura i ubacujte ih u radne procese da biste izbjegli pogreške koje se mogu pojaviti zbog ručnog unosa podataka. Smanjite ili posve uklonite rizik od zametanja ili nepravilne obrade faktura.
• Povećati učinkovitost i smanjiti troškove: uz digitalizaciju i automatizaciju radnih procesa možete sortirati i organizirati fakture s nekoliko dodira tipki radi brze obrade. Uštedjet ćete i vrijeme i rad na mjesečnom izvješću.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, srpanj 2022.
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, veljača 2022.
3 Seeburger, The 5 Most Important Key Figures of the Purchase-to-Pay Process, siječanj 2024