Számlafeldolgozási megoldás

Automatizálja a számlafeldolgozást

Kihívások

A szállítói kötelezettségeket (AP) kezelő szakemberek számára a hatékonyság és a pontosság a legfontosabb. Ennek során fontos a számlák gyors feldolgozása, a kifizetések gyors átutalása és mindkettő kezelése a pénzforgalom optimalizálása érdekében – mindez úgy, hogy közben elkerülhetők legyenek a hosszú távú hatással bíró hibák. A papíralapú és digitális számlák több helyre és fiókba történő elküldésével azonban a hatékonyság és a pontosság valódi kihívást jelent.

Hatás

Ha számlai több e-mail-fiókban, iratszekrényben, merevlemezen, adatmegosztón stb. találhatók, nem hasznosítja a technológia erejét, amely segíthet hatékonyabban és pontosabban elvégezni a munkáját. Mivel a vállalatok 70%-a még mindig kap papíralapú számlákat,¹ több száz darab papír megtalálása és kézi összeegyeztetése a kifizetéshez szükséges számlákkal késedelmes fizetéshez vezethet, ami a szállítói kapcsolatok és a szervezet hitelminősítésének károsodásához vezethet.

A papíralapú számlák adatainak kézi bevitele magában foglalja az emberi hibák vagy a számlák elvesztésének kockázatát. Csak az ismételt kifizetések az összes kifizetés 0,8%-a és 2%-a közötti költséget jelenthetnek a szervezet számára.² Az egyszerű elgépelések túlfizetéshez, valamint ismételt, elmulasztott és késedelmes fizetésekhez is vezethetnek, ami által fennáll a csalás kockázata is.

A hatékonyság hiánya lassítja a fizetések feldolgozását, és szükségtelen költségekkel jár. A bejövő számlák feldolgozásával kapcsolatos különböző tanulmányokban és teljesítményértékelő jelentésekben szereplő számítások szerint a manuális, papíralapú folyamatok esetében számlánként 10–40 euró közötti költséggel kell számolni.³

Mi lenne, ha…

A számlafeldolgozás az Iron Mountain Számlafeldolgozási megoldással való automatizálása segíthet legyőzni a kihívásokat a következők érdekében:

1. Számlabevitel központosítása a fizikai és e-mailes számlák terén
2. A mesterséges intelligenciában (MI) rejlő erő kiaknázása az intelligens adatrögzítés használatához, amelynek segítségével kinyerheti a papíralapú és digitális nyilvántartásokban szereplő számlaadatokat, ezzel csökkentve a manuális feladatok és hibák számát
3. A feldolgozási munkafolyamatok automatizálása, a beszállítói számlanyilvántartások és beszerzési adatok integrálása, valamint a döntéshozók feladatainak megkönnyítése

Iron Mountain Számlafeldolgozás

Az Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) alapuló Iron Mountain Számlafeldolgozási egy skálázható, kevés kódolást igénylő, szolgáltatásként elérhető (SaaS) megoldás, amely kész csatlakozókkal, munkafolyamatokkal, dokumentumtípusokkal, metaadatokkal, megőrzési szabályokkal és MI-parancsokkal fokozza az információkezelési képességek hatékonyságát, és segíti elő a meglévő AP-ökoszisztémában zajló manuális feladatok automatizálását.

Bátran megbízhat az információk és eszközök tárolására, védelmére és kezelésére szakosodott, világszerte működő Iron Mountain vállalatban, hogy olyan megoldást biztosítson, amely egyetlen egységes platformon biztosítja az átfogó fizikai és digitális tartalomkezelés, az MI, a munkafolyamat-automatizálás és az információkezelési képességek előnyeit, ezáltal pedig a következőkben segít Önnek:

• Számlakezelés központosítása a fizikai és e-mailes formátumok terén: Digitalizálhatja saját számláit, vagy az Iron Mountain átveheti ezt a feladatot, és elvégezheti Ön helyett. A beszállítók emellett dedikált AP e-mail-fiókokba is küldhetik a számlákat. Megoldásunk egyetlen adattárat biztosít a fizikai és digitális nyilvántartások számára.
• Automatizálja az adatrögzítést a megoldás Intelligent Document Processing (IDP) képességeinek segítségével: Megoldásunk automatikusan kinyeri és indexálja a számla fejléc- és tételadatait, így teljes körű digitális nyilvántartást biztosít az AP-kezelők számára – mindezt manuális adatbevitel nélkül.
• Adatok platformok közötti összekapcsolása: A meglévő beszerzési rendszerekkel való integráció az adatok összekapcsolása révén lebontja az információs silókat.
• Elérés biztosítása bármikor, bárhonnan: A jogosult felhasználók egyetlen webalapú portálon keresztül könnyedén hozzáférhetnek és rákereshetnek a számlákra biztonságos ECM-platformunkon, értesítést kaphatnak a kivételkezelési szabályokról, valamint megoszthatják és újra feldolgozhatják a beszállítók elutasított számláit.
• A vállalkozása védelme: Az adatok biztonságáról az auditálható felügyeleti lánc, a biztonságos tárolás, az adattitkosítás, a hozzáférés-korlátozás és szerepköralapú engedélyek gondoskodnak. Tartalomplatformunk megfelel az iparági szabványoknak és adatmegőrzési szabályzatoknak, és olyan képességeket biztosít, amelyek segítenek az auditokra és felfedezési kérésekre való válaszadásban.
• A teljes életciklus kezelése: Az Iron Mountain a fizikai iratokat biztonságos tárolás vagy megsemmisítés útján ártalmatlaníthatja, illetve visszaküldheti Önnek.

Az eredmények jelentős hatást gyakorolhatnak a nyereségre, így a következőkben is támogatják:

• A számlafeldolgozás átláthatóbbá tétele: A számlák központi megtekintése, kezelése és feldolgozása egyetlen, felhasználóbarát portálon keresztül. Egyetlen kattintással megtekintheti, hogyan kezelték az egyes számlákat, és hol történik a fizetés.
• Nagyobb pontosság: Automatikusan kinyerheti a számlainformációkat, és hozzáadhatja őket a munkafolyamatokhoz, hogy elkerülje a kézi adatbevitelből származó hibákat. Csökkentheti vagy megszüntetheti a számlák hibás elhelyezésének vagy helytelen kezelésének kockázatát.
• A hatékonyság növelése és a költségek csökkentése: A digitalizálás és a munkafolyamat-automatizálás segítségével néhány billentyűleütéssel rendezheti és rendszerezheti a számlákat a villámgyors feldolgozás érdekében. A havi zárás idejét és többletmunkáját is megtakaríthatja.

1 CPA Practice Advisor, Az intelligens dokumentumfeldolgozás 7 módja, amely segíti a könyvelés, 2022. július.
2 A Washington Állami Számvevőszék hivatala, A szállítók kétszeri kifizetése problémát jelent. Az SAO tippeket kínál az ismételt kifizetések megelőzésére, 2022. február.
3 Seeburger, A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat 5 legfontosabb számadata, 2024. január.