Digital Mailroom szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

Az Iron Mountain® Digital Mailroom egy rendszerbe integrálja a beérkező és kimenő fizikai, digitális küldemények kezelését.

2020. április 24.6 perc

Letöltés

Az Iron Mountain® Digital Mailroom egy rendszerbe integrálja a beérkező és kimenő fizikai, digitális küldemények kezelését.

A kihívás

Valószínűleg számodra sem ismeretlen a kihívás, amelyet a vállalathoz beérkező digitális és analóg dokumentumok tömkelege jelent. A papíralapú dokumentumok csökkentik az alkalmazottak hatékonyságát és nehezítik a megfelelést a vállalat információbiztonsági, adatvédelmi és megfelelőségi követelményeinek. A digitális dokumentumok könnyen elkeverednek vagy az email fiókok mélyén landolhatnak. A két rendszer összeegyeztetése pedig már-már lehetetlen feladatnak tűnhet. A papír teljes kiiktatása kivitelezhetetlen feladat, hisz postaként továbbra is folyamatosan érkezik a vállalathoz az elektronikus és papíralapú információk keveréke, valamint az alkalmazottak minden hónapban megküzdenek az ezer, százezer, vagy akár milliónyi bejövő papír és elektronikus dokumentum kezelésével.

Érdekesség

11 %
Tudtad, hogy a beérkező dokumentumok 11%-át kézhezvételkor valamilyen mailroom szolgáltatás segítségével digitalizálják? Ennek két leginkább kiemelt előnye: jobb minőségű adatfeldolgozás a további folyamatokhoz és jelentősen gyorsabb feldolgozási idő.

Forrás: AIIM, paper free progress 2016

Mit jelent ez számodra?

A papír alapú adatkezelés lassítja a feldolgozási időt, teret ad az emberi hibáknak és növeli a tranzakciós költségeket.
Kritikus iratok elkeveredhetnek, elfelejtődhetnek vagy illetéktelenek is hozzáférhetnek.
A vállalat dolgozói felesleges terheléssel szembesülnek, ami az alapvető fontosságú feladatoktól veszi el az időt, és akár kulcsfontosságú határidők elmulasztásához is vezethet.
Egyre több adat érkezik digitálisan, aminek rendszerezése és a hozzátartozó papíralapú dokumentumokkal való összekapcsolása nehézkes vagy lehetetlen.
Cégkapun, hivatali kapun és egyéb rendszerekben érkező dokumentumok feldolgozása és továbbítása kihívást jelent.

Mi lenne ha...

…véget vethetnél a papírfüggőségnek és ezzel visszaállíthatnád a fókuszt az igazán fontos feladatokra?
…a távoli hozzáférés, illetve a home office nem okozna többé nehézséget?
…gyorsan és pontosan tudnád továbbadni az információt digitális formában az üzleti folyamatoknak, ezáltal növelhetnéd a hatékonyságot és csökkenthetnéd az átfutási időt?
…könnyedén visszakereshetnéd a papír alapú és a digitális dokumentumokat egy egyesített rendszerben?
…növelhetnéd az adatbiztonságot és a titkos adatok védelmét?
…jelentősen csökkenthetnéd költségeidet az általunk nyújtott technológia és szakértelem kihasználásával?

Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatás

A Digial Mailroom szolgáltatás egy olyan előfizetéses end-to-end megoldás, amely a munkatársak számára biztosítja a folyamatos távoli hozzáférést a szervezet fizikai és digitális leveleihez. A küldeményekkel kapcsolatos bejövő és kimenő feladatokat az Iron Mountain^® szakképzett kollégái végzik el.

Mit is jelent ez?

Bejövő postai küldemények kezelése:
küldemények bontása, szkennelése és biztonságos digitális átadása.
Bejövő elektronikus küldemények központi fogadása:
Cégkapu, hivatali kapu, NAV számla interfacen, weboldalon keresztül illetve e-mailben érkezett küldemények központosított érkeztetése.
Kimenő postai küldemények nyomtatása és postázása:
küldemények nyomtatása, borítékolása, postai illetve cégkapus feladása.
Papír példányok azonnali irattározása:
a bejövő és kimenő küldemények fizikai irattárba való elhelyezése, tárolása és visszakereshetősége.

A Digital Mailroom kiegészíthető további kulcsfontosságú szolgáltatásokkal:

Irattárolás
Bizalmas iratmegsemmisítés

Az irattárolási szolgáltatással biztonságban tudhatod a fontos fizikai dokumentumokat és adatokat, egy adatmegőrzési program keretein belül biztonságosan tárolhatod ezeket. Amikor a papíralapú dokumentumok élettartama lejár és már nincs szükség a további megőrzésre a bizalmas iratmegsemmisítési szolgáltatás segítségével biztonságosan megsemmisítheted őket, s biztos lehetsz benne, hogy minden adatkezelési szabálynak és előírásnak megfelelően jártál el.

Accounts Payable

Az Iron Mountain^®Accounts Payable szolgáltatás egyetlen rendszerbe integrálja a beérkező papír és elektronikus számlákat.

Az Iron Mountain^® Digital Mailroom szolgáltatással az elérhető legjobb technológiára tehetsz szert, jelentős tőkebevonás és az IT osztály felesleges megterhelése nélkül. A digitális és fizikai dokumentumok hatékony összekapcsolásához, bárhol is legyenek azok, használd ki szakértelmünket, a mindenkori legjobb technológiákat, hozzáértő személyzetünket és a több mint 65 évnyi tapasztalatot, amit a biztonságos tárolás és információkezelési szolgáltatások terén nyújtunk Neked.