Hogyan gondoskodj a papírjaidról?

A világunk folyamatos átalakuláson megy keresztül, ami az üzleti szférát is jelentősen érinti. Egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek a vállalatok a felhő alapú megoldások alkalmazására, az automatizációra és az adatbiztonságra. Bár egyértelműen ez az az irányvonal, ami felé haladunk, még mindig nem állíthatjuk azt, hogy a legtöbb cég a digitalizáció útjára lépett volna.

A papíralapú folyamatok még mindig tengernyi vállalat mindennapjait teszik komplikáltabbá és lassabbá. Olyan átmeneti időket élünk, ahol bár egyre gyakrabban felmerül az igény a digitális működésre, sokan még mindig nem tudják, hogy hogyan is vágjanak ebbe bele, vagy mivel jár ez a folyamat. Ezért a legtöbben hibrid megoldásokat keresnek, amelyek egyszerre készítik fel a céget a jövő digitalizációs kihívásaira és oldják meg a jelen hatékonysági problémáit.

Ilyen megoldás a dokumentum digitalizálás is, amelyet egyre szélesebb körben keresnek azok a kis- és nagyvállalatok, akik üzletmenetüket szeretnék felgyorsítani és egyszerűbbé szeretnék tenni a munkavállalók hétköznapjait a hibrid, vagy teljesen remote munkavégzés hatására.

Viszont minden cégvezetőben felmerül egy kardinális kérdés, amikor a dokumentumdigitalizálásról esik szó; mit kezdjenek a már meglévő és az újonnan keletkezett nyomtatott dokumentumokkal?

Erre adjuk meg a választ ebben a cikkben.

Hibrid dokumentumkezelés

Még mielőtt bemutatnánk azokat a módszereket, amelyek ideálisak a nyomtatott dokumentumok tárolására és kezelésére, érdemes arra is kitérnünk, hogy hogyan is néz ki a hibrid dokumentumkezelés folyamata, azaz milyen életutat járnak be a digitalizált dokumentumok.

1. Elemzés, adatstruktúra kezelés
2. Digitalizálás: a nyomtatott dokumentumok szkennelése, automatikus adatkinyerés
3. Igény esetén folyamat-automatizálás
4. Biztonságos tárolás és hozzáférhetőség biztosítás
5. Az új, digitális adatbázis integrálása a szükséges rendszerekkel
6. Megsemmisítés: a már nem szükséges iratok vagy adathordozók biztonságos megsemmisítése vagy újrahasznosítása

A legjobb módszer a már digitalizált iratok tárolására

A cégek túlnyomó többsége saját irodája területén tárolja az analóg dokumentumokat, amelyek értékes irodai helyet foglalnak el és gyakran még a leggyakorlottabb kollégák is órákig keresgélhetnek közöttük, amikor valamilyen fontos információra van szükségük.

Szerencsére ennél van egy sokkal jobb megoldás, ami nemcsak irodai helyet szabadít fel, de növeli az üzletmenet hatékonyságát, a munkavállalók elégedettségét, akár költségcsökkenést is eredményezhet, és még biztonságos is. Ráadásul ezeken felül a szükséges információk könnyű elérhetőségét is biztosítja.

Ezt a dokumentum- és adatkezelési szolgáltatást végzi az Iron Mountain is, ami a következő elemekből áll:

• Dokumentum és adathordozó tárolás
• Adat & irattári szolgáltatás
• Megsemmisítés

Dokumentumtárolás

Az Iron Mountain professzionális dokumentumtároló szolgáltatást végez ügyfelei számára, ami kétféle tárolási megoldásból tevődik össze. Az első a passzív dokumentumtárolás, amikor az iratokat zárt tároló dobozokba helyezzük el és egyedi vonalkóddal látjuk el őket az egyszerű azonosítás végett. A dobozok a telephelyen belül más cégek irataitól teljesen elkülönítve kerülnek tárolásra, így biztosított a teljes anonimitás.

Az aktív dokumentumtárolás lehetővé teszi az iratok könnyű hozzáférhetőségét és akár napi szintű kikérést is, hiszen ezek nyitott polcos rendszerben kerülnek tárolásra. Ennek nagy előnye, hogy a B2C iparágban tevékenykedő vállalatok is könnyen és költséghatékonyan követhetik nyomon az ügyfelek életciklusát.

Fontos kiemelnünk, hogy legyen szó akár passzív, akár aktív adattárolásról, ez történhet a vállalat saját telephelyén, de akár az Iron Mountain erre specializált épületében is.

Adathordozó tárolás

A nyomtatott dokumentumok kezelésén túl ki kell térnünk az adattárolókra is, hiszen a cég számára kulcsfontosságú információk nem csak papíron, hanem elektronikai eszközökön is tárolásra kerülhetnek.

Cégünk lehetőséget biztosít arra is, hogy ezeket az érzékeny adatokat rejtő adattárolókat ügyfeleink dedikált, temperált páncélteremben helyezzék el megőrzés céljából. Ez a terem telephelyünkön egy külön elzárt területen található, ahová csak limitált számú kollégánk nyer belépést. A terem NO2 tűzvédelemmel és CCTV kamerarendszerrel van ellátva, hogy garantálhassuk a legmagasabb biztonságot.

Adat & irattári szolgáltatás

Sokakban felmerülhet az a kérdés is, hogy mégis mi történik abban az esetben, ha mégis szükség lenne nyomtatott formában egy iratra vagy egy azon szereplő adatra? Szerencsére erre is van megoldás, hiszen pontosan ezt hidalja át az adat- és irattári szolgáltatás.

Cégünk biztosítja a tárolt dokumentumok visszakeresését azok kikérése esetén, és azt akár digitálisan, akár fizikálisan a vállalat rendelkezésére bocsátja. Erre nem csak analóg dokumentumok, de adathordozók esetében is lehetőséget nyújtunk.

Természetesen minden adat fizikai visszajuttatása szigorúan ellenőrzött körülmények között történik, ami nemcsak az azon lévő adatok biztonságára van tekintettel, hanem az irat vagy az adattároló állapotának hibátlan megőrzésére is.

Amennyiben az ügyfélnek elegendő, hogy a szükséges dokumentumot digitálisan küldjük el számára, a fizikai iratot az egyedi vonalkódja alapján visszakeressük, hitelesítve szkenneljük és digitálisan át is adjuk, biztonságos módszerek alkalmazásával.

Megsemmisítés

A dokumentumok életciklusának utolsó stádiuma a megsemmisítés, ami a már digitalizált, de nyomtatottan archivált iratokat vagy adathordozókat is érinti. Amennyiben elérkezett a nálunk vagy általunk tárolt nyomtatványok és adathordozók életciklusának vége, azokat a felismerhetetlenségig megsemmisítjük a vonatkozó DIN 66399 szabvány szerint. Ezzel gondoskodhatunk arról, hogy ügyfeleink adatai akkor is biztonságban vannak, és senki sem férhet hozzájuk, amikor a vállalatnak már nincs szüksége rájuk.

Tudd biztonságban a nyomtatott iratokat azok digitalizálása után is

A cikkből jól látható, hogy a dokumentumok digitalizálása után sem kell az azokon lévő érzékeny információk biztonsága miatt aggódni. Az iratok évekig vagy évtizedekig tartó irodában való tárolása helyett sokkal jobb megoldást nyújt a hibrid dokumentumkezelés és a dokumentumdigitalizálás, hiszen ezzel az azokon elérhető információk az online adatbázisból azonnal elérhetővé válnak, míg az analóg dokumentumok is biztonságban tudhatók egy jól elzárt, szeparált területen.

Ez a módszer amellett, hogy rengeteg helyet megspórol a vállalatnak, még költségcsökkentést, hatékonyságnövekedést, magasabb adatbiztonságot és a releváns előírások betartását is lehetővé teszi. Ezáltal egyaránt ideális választás kis- és középvállalkozásoknak, valamint nagyvállalatoknak is.