Az analóg hr már a múlté: hr digitalizálás a gyakorlatban

Az elmúlt két év eseményei jelentős kihívások megoldására kényszerítették a HR szakmát. A már eleve munkaerőhiánnyal és gyakran hatékonytalan munkafolyamatokkal küzdő ágazat elé újabb nehézségek gördültek, amelyeket a pandémia és az ahhoz való adaptáció hozott magával. A HR vezetőknek és cégvezetőknek gyorsan rá kellett jönniük, hogy a teljesen, vagy részben analóg folyamatok már nem képesek kiszolgálni a munkaerő és a megváltozott munkakörnyezet új igényeit, emiatt rengeteg vállalat a HR digitalizálás útjára lépett.

1. Milyen kihívásokkal kell szembenéznie a HR szakmának?
2. Melyek a leggyakrabban felmerülő digitalizációs igények?
3. Hogyan lehet ezeket orvosolni?

Ezekre a kérdésekre keressük a választ ebben az írásban.

Milyen kihívásokkal kell szembenéznie a HR szakmának?

Már a pandémia előtt is jelentős munkaerőhiánnyal küzdöttek a hazai vállalatok, ami kiegészült a Covid által előidézett további nehézségekkel. Ilyen például a home office elterjedése, ami technikai kihívásokat és megoldandó problémákat hozott magával. De a bonyodalmak listája messze nem merül ki ennyiben.

1. Home office elterjedésével járó változó igények és adminisztrációs terhek

Az otthoni munkavégzés lehetősége alapvetően megváltoztatta azt, ahogy a munkahelyről, az ingázásról és a személyes jelenlétről gondolkodunk. Mivel a cégek rájöttek, hogy nem feltétlenül kell a toborzást a környékükre korlátozni, értékesebbé vált a vidéki munkaerő. Ám ezáltal a HR csapatnak forradalmian új megoldásokhoz kellett fordulnia, hiszen nem elég az interjúkat online elvégezni, hanem a papírmunkát, az onboardingot és más, a pozícióval járó feladatokat is úgy kell megoldania, hogy a kolléga közben egyszer sem, vagy csak minimális időközönként látogat el az irodába.

Jól látható, hogy az otthoni munkavégzés biztosítását már a jelöltek követelik a munkáltatótól, így előny helyett mára már minimális elvárássá korlátozódott.

2. Fluktuáció és a munkaerő megtartása

Eddigi havi vagy heti fluktuáció helyett ma már akár napi fluktuációról is beszélhetünk, hiszen óriási az ingadozás a legtöbb vállalatnál a munkavállalók számában. Az új munkaerő toborzása mellett a már meglévő kollégák megtartása is kihívássá vált, hiszen más és más módszereket kell alkalmaznia a HR csapatnak a különböző korosztályok motiválására.

3. Az idősebb korosztály megszólítása

Egyre gyakoribbá válik, hogy az idősebb generáció, akár nyugdíj mellett is teljes állásban, vagy részmunkaidőben munkát vállal. Amennyiben egy vállalat az idősebb generáció tagjait szeretné megszólítani, teljesen eltérő megközelítést kell alkalmazniuk, mintha a teljesen digitális, fiatalabb generációhoz fordulnának. Ezen felül az idősebbek alkalmazásánál azt is figyelembe kell vennie a HR-eseknek, hogy más szintű és fajtájú képzettséggel és készségekkel rendelkeznek, így szükség esetén megfelelő erőforrásokat kell allokálniuk a digitális tudatosság növelésére és a digitális oktatásra.

4. Rendszerek közötti integráció hiánya

Vannak olyan szervezetek, legyen szó KKV-ról vagy nagyvállalatról, ahol külön kezelik a dolgozók törzsadatait, a bérszámfejtést, a dolgozókat érintő pénzügyeket, vagy más HR szempontból kritikus adatokat. Ezekben az esetekben a HR-es kollégáknak több rendszert kell alkalmazniuk egyszerre és az integráció hiánya miatt mindegyikbe egyesével, manuálisan kell rögzíteniük ugyanazokat az információkat. Sokszor az ehhez hasonló adminisztrációs többletmunka miatt van a csapat több hetes késésben, amit a vállalatok a hatékonyság növelése helyett új kollégák felvételével szándékoznak megoldani.

Melyek a leggyakrabban felmerülő digitalizációs igények?

1. Papírmentesség

Amikor digitális átállásról beszélünk, a legelső, ami az emberek eszébe jut, az a papírok eliminálása. A nyomtatott dokumentumok tárolása rengeteg extra munkával és költséggel jár, ráadásul a végtelennek tűnő papírhalmazok között a visszakeresés is időigényessé válik. Ezért fontos, hogy a digitális transzformáció útján elinduló vállalat ne csak érvényes, elektronikusan előállított dokumentumokat tudjon generálni, amelyeket a hivatalos szervek és más partnerek is befogadnak, hanem a már meglévő silókat is megszüntessék és digitalizálják.

2. Egypontos adatbevitel

Egypontos adatbevitelről akkor beszélhetünk, amikor a cégen belüli folyamatok egy átlátható és egységes adminisztrációs rendszeren belül kezelhetők. Ebben az esetben a munkavállalóknak nem kell különböző szoftvereket alkalmazniuk és mindenhol nulláról kezdeniük az adatbevitelt, hanem egy szinkronizált rendszert használnak, ahol az egyszer bevitt törzsadatok, minden releváns helyen, automatikusan kitöltődnek. Ezzel akár több óra értékes munkaidőt is meg lehet spórolni az adminisztrációval is foglalkozó kollégáknak, akik biztosan meg fogják hálálni, hogy a repetitív munkák elvégzése kikerült a munkaköri leírásukból.

3. Folyamatmenedzsment

Az egyes analóg vagy félig analóg munkavégzésből fakadó elakadások orvoslása is jelentős eredményeket hoz, ám a digitalizálás akkor képes a lehető legjobban kifejteni a hatását, ha azt rendszerszemlélettel alkalmazzuk és folyamatok egészére terjesztjük ki. HR területen a különálló feladatok papírmentesítésén kívül gondoskodni kell a megfelelő online procedúrák kialakításáról is. A legfontosabb területek ebben a divízióban, amelyekre komplex választ kell nyújtania egy digitalizált HR rendszernek, például a beléptetéssel és kiléptetéssel járó feladatok (hozzáférések, információk átadása, eszközök szolgáltatása vagy visszaszolgáltatása, elégedettségi kérdőívek, munkavállalói visszajelzések kezelése), de ide tartozik az igazolások kiadásának folyamata vagy az előléptetés menedzsmentjével járó felelősségek is.

Hogyan lehet ezeket orvosolni?

Az előző paragrafusokban részletezett nehézségeket akkor oldhatjuk meg a leghatékonyabban, ha egyedi, kiragadott igények helyett a teljes folyamatra koncentrálunk:

1. Hiteles, elektronikus dokumentumok létrehozása és hosszú távú megőrzése

2. Napi operatív munka támogatása különböző dokumentumkezelő- és workflow rendszerekkel

3. Az itt begyűjtött adatok alapján a dokumentumok előállítása

4. Az információ biztonságos eljuttatása a megfelelő rendszerekbe, megspórolva a többszörös adatrögzítést

Ezen kívül égetően fontos, hogy a választott szoftver implementálása előtt alaposan megismerkedjünk annak összes képességével, hiszen rengeteg bonyodalmat és extra költséget okoz, ha annak hiányosságait csak a kivitelezés után vesszük észre.

A teljes szervezetet érdemes felkészíteni erre a nagy váltásra, mivel a digitális átállást nem feltétlenül támogatja minden kolléga. Viszont a digitális érettség és tudatosság növelésével megmutathatjuk az ellenzőknek, hogy milyen előnyeik fognak származni ebből a transzformációból, ami nélkülözhetetlen ahhoz, hogy ők is hatékonyan vehessék igénybe az elérhető funkciókat munkájuk során.

Hogyan segít ebben az Iron Mountain?

Az Iron Mountain egyik fő tevékenységi köre a fizikai iratok tárolása és digitalizációja, ami nemcsak HR területen, hanem minden divízióban nélkülözhetetlenné válhat.

Olyan partnereinknek is támogatást nyújtunk, akik folyamat automatizációs szükségleteikkel fordulnak hozzánk. Szolgáltatásunkkal és az általunk alkalmazott metodológiákkal megoldhatóvá válik többek között a toborzás, kiválasztás támogatása, az onboarding folyamatok digitalizálása, a belső munkavállalói igények kezelése, a dokumentumok generálása és azok jóváhagyási folyamata, de egy egyszerű nyilvántartási és változáskezelési tevékenység is.

Teljes körű megoldásainkkal a legkomplexebb HR digitalizációs kihívásokra is választ adunk.