Irat és információmenedzsment digitalizálás 101

Hogyan tud segíteni egy digitalizációs útmutató céged irat-, és információtárolásának tervezésében, kivitelezésében, és javításában?

A sikeres irat- és információmenedzsment (Records and Information Management, RIM) helyes tervezést, szervezést és átfogó stratégiát igényel. Egy jól kigondolt terv kulcsfontosságú ahhoz, hogy megfelelően irányíthasd a változó digitális és analóg iratokat, azok létrehozását és aktív használatát, a biztonságos tárolást és ezek tervezett megsemmisítését. Amennyiben jól végzed az adat- és információmenedzsmentet, az képes limitálni az információs veszélyeket, szabályozni a költségeket, és lefekteti a big data alapú analizálás alapjait.

Bevezetés

Hogyan tud segíteni egy digitalizációs útmutató céged irat-, és információtárolásának tervezésében, kivitelezésében, és javításában?

A sikeres irat- és információmenedzsment (Records and Information Management, RIM) helyes tervezést, szervezést és átfogó stratégiát igényel. Egy jól kigondolt terv kulcsfontosságú ahhoz, hogy megfelelően irányíthasd a változó digitális és analóg iratokat, azok létrehozását és aktív használatát, a biztonságos tárolást és ezek tervezett megsemmisítését. Amennyiben jól végzed az adat- és információmenedzsmentet, az képes limitálni az információs veszélyeket, szabályozni a költségeket, és lefekteti a big data alapú analizálás alapjait. 

Miért digitalizálj most?

Lassabb folyamatok, frusztrált vásárlók, csökkenő hatékonyság. Ez az, ami céged várja, ha rosszul kezeled az információkat. 

Ha a pandémia csak egy dolgot tanított meg számunkra, akkor az az, hogy a papír alapú dokumentumok prémium-árú irodában való tárolása nem mindig éri meg az árát. Sok cég már elemzi az irodai négyzetméter szükségleteit, és azon dolgozik, hogy meghatározzák mekkora térre is van szükségük valójában. Az új, és a már meglévő iratok digitalizációjával az emberek rájönnek, hogy pénzt és helyet takaríthatnak meg a papíralapú dokumentumok fizikai tárolásának felszámolásával.

A megfelelő megoldás használatával, legyen az egy külső helyszínen található, vagy egy adatbázisalapú tárolási lehetőség, akkor férhetsz hozzá a szükséges információkhoz, amikor csak szükséged van rá, miközben csökkented az iratok eltűnésének előfordulását is.

Az építkezéstől kezdve, a K&F-en és a HR-en keresztül a marketingig, a dokumentumok megosztása és a csapat együttműködésének lehetővé tétele nélkülözhetetlen vállalatod sikeréhez. A digitalizáció lehetővé teszi számodra ennek a megvalósítását.

Hol kezdd a digitalizációt?

Még mielőtt belekezdenél az irat-, és információ-digitalizálós projektedbe, mindenképp gondold át a következő tényezőket, amikor eldöntöd, hogy mit szeretnél archiválni: 

• Kereshetőség/Megoszthatóság:

  Általában az iratok változó rendszerekben, felhasználási területeken, formátumokban, helyszíneken és részlegeken ütik fel a fejüket cégeden belül. Az információ menedzsmentet valójában az teszi költségessé, és nehezen kezelhetővé, hogy az információ gyorsan terjed, és képes alakot is váltani. Viszont, egy kontrollált digitális irattárház egyszerűen hozzáférhetővé teszi a fájlokat az emberek számára bárhol, bármikor.

• Folyamat hatékonyság:

  Az iratmenedzsment folyamatokat és megoldásokat nagyon nehéz kontroll alatt tartani, főleg akkor, ha az nem digitális formában történik. Épp ezért, hogy elkerüld az operációs hatékonyság csökkenését, keress olyan munkafolyamatokat, amiket le lehet egyszerűsíteni, vagy hatékonyabbá lehet tenni az iratok digitalizálásával.

• Irodai tér kihasználtsága:

  A papírokkal teli fizikai irattárolók sok helyet foglalnak el a drága irodádban, ráadásul az idő előrehaladtával lassítják a fontos dokumentumok előkeresését. Az iratok digitalizálása értékes területeket szabadít fel és növeli az információk hozzáférhetőségét. 

Töltsd ki az űrlapot a prémium tartalom letöltéséhez.