Perubahan real estat adalah olahraga tim. Itulah alasan dan cara penanganannya selayaknya sebuah tim

Jika organisasi Anda sedang mempertimbangkan untuk melakukan perubahan pada portofolio real estat perusahaan Anda untuk mengoptimalkan ruang Anda atau lebih baik lagi dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja Anda yang terus berubah, Anda tidak sendirian. Survei terbaru oleh CBRE menemukan bahwa lebih dari 70% perusahaan Amerika Serikat dan Eropa berencana mengubah portofolio real estat mereka untuk lebih dari tiga tahun ke depan, dengan lebih dari setengah rencananya yaitu mengurangi ruang kantor.

Di dunia yang sedang bertransformasi dengan strategi kerja jarak jauh dan hibrida, sekadar "mengangkat dan memindahkan" aset yang ada ke lokasi baru tidak dapat memanfaatkan keuntungan yang dapat direalisasikan dari penataan ulang kantor. Mengubah tempat kerja adalah tugas yang biasanya dipimpin oleh tim real estat, tetapi keterlibatan pemangku kepentingan utama tambahan, baik internal maupun eksternal, sangat penting untuk mendorong perubahan organisasi yang sebenarnya.

Beban turun-temurun

Setiap organisasi yang telah menempati sebuah ruangan meskipun hanya dalam waktu yang singkat mungkin telah menimbun banyak file yang sudah ketinggalan zaman dan peralatan TI lama. Mungkin juga ada lemari arsip yang kosong, lemari penyimpanan yang penuh dengan dekorasi liburan atau barang lainnya, dan meja kerja karyawan yang berantakan dengan campuran aset bisnis dan pribadi.

Perubahan real estat adalah kesempatan yang ideal untuk membersihkan atau menyingkirkan barang-barang yang menimbulkan risiko dan memakan tempat, sekaligus menyesuaikan tempat kerja dengan kebutuhan orang-orang yang menempatinya.

Perubahan real estat dapat menjadi kemenangan bagi semua orang, selama semua orang yang terkena dampaknya dilibatkan. Meskipun sangat menggoda untuk menyerahkan pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek hanya kepada tim real estat dan fasilitas perusahaan, tetapi sulit bagi tim ini sendiri untuk mengantisipasi kebutuhan dan persyaratan dari setiap departemen dan fungsi pekerjaan. Banyak yang telah berubah hanya dalam tiga tahun terakhir. Karyawan yang dulunya bekerja dari kantor sekarang datang hanya beberapa hari dalam seminggu atau sepenuhnya bekerja dari rumah. Fungsi pekerjaan yang dulunya mengandalkan ruang dan meja kerja tertentu kini lebih memilih zona kolaborasi dengan area kerja bersama yang terbuka. Karyawan menghasilkan dan berbagi informasi dengan cara yang berbeda dari sebelumnya. Tugas yang dulunya diselesaikan dengan menggunakan kertas yang kemudian disimpan di lemari arsip kini dapat memanfaatkan alur kerja digital, yang memungkinkan anggota organisasi untuk berbagi dan menyimpan informasi dengan sekali klik.

Perubahan real estat adalah kesempatan yang ideal untuk membersihkan atau menyingkirkan barang-barang yang menimbulkan risiko dan memakan tempat, sekaligus menyesuaikan tempat kerja dengan kebutuhan orang-orang yang menempatinya.

Para profesional real estat perusahaan harus mempelajari nuansa setiap departemen untuk membuat perubahan yang efektif di seluruh organisasi. Kebutuhan ruang dan alur kerja akan terus berkembang dan berbeda di setiap departemen. Tim hukum dapat mengidentifikasi peluang untuk memindahkan file dari kantor ke penyimpanan di luar kantor. Tim manajemen arsip mungkin sedang mengerjakan proyek untuk membuang arsip yang telah melewati tanggal retensinya dengan aman. Jika anggota tim ini tidak terlibat langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan perubahan real estat, tentunya akan sulit untuk memastikan bahwa kebutuhan semua orang terpenuhi.

Dorong kolaborasi dengan keterlibatan lebih awal

Meskipun proyek real estat dapat menjadi katalisator perubahan, kesuksesan yang sesungguhnya hanya mungkin terjadi jika ada waktu yang cukup untuk berkolaborasi, merencanakan, dan melaksanakan. Meluangkan waktu untuk merencanakan proyek terlebih dahulu dapat memastikan bahwa para pemangku kepentingan utama terlibat sejak awal dan dapat membantu mendorong penghematan biaya dan efisiensi lainnya.

Pemangku kepentingan internal seperti kepala departemen (pemimpin dari bagian keuangan, SDM, hukum, pemasaran, dan lain-lain), manajemen arsip dan informasi (RIM), risiko dan kepatuhan, teknologi informasi (TI), dan keberlanjutan, semuanya harus dilibatkan sejak dini dan sesering mungkin.

Masukan dari kepala departemen dapat membentuk kebutuhan karyawan dan kebutuhan ruang yang spesifik. RIM dan bagian risiko dan kepatuhan dapat mendukung pembersihan aset informasi yang sudah usang dan penerapan alur kerja informasi yang baru. Dan para pemimpin TI dapat memastikan adanya proses untuk mengatur aset TI yang aktif dan usang agar tidak memakan tempat dan menjadi beban di masa depan.

Pemangku kepentingan eksternal juga sama pentingnya. Manajemen proyek, manajemen fasilitas, desain interior, dan/atau mitra strategi tempat kerja dapat memanfaatkan masukan dari pemangku kepentingan internal untuk mengembangkan ruang terpadu yang dibangun berdasarkan kebutuhan organisasi yang sebenarnya. Dan kolaborasi ini jauh melampaui perencanaan proyek. Pemangku kepentingan internal dan eksternal sangat penting untuk memastikan pelaksanaan proyek yang lancar, produktif, dan bebas risiko.

Kerja sama tim memungkinkan terjadinya perubahan

Apa pun tujuan organisasi Anda untuk tempat kerja, pendekatan kolaboratif bisa membantu mewujudkannya. Jika Anda mencari katalisator untuk membantu menjadikan perubahan real estat sebagai olahraga tim dalam organisasi Anda, solusi Clean Start dari Iron Mountain dapat membantu. Baik Anda melakukan pemangkasan, penataan ulang, pengosongan ruangan, atau membuat perubahan di seluruh portofolio, Clean Start membantu mendorong kolaborasi antara pemangku kepentingan internal dan eksternal serta menambahkan sumber daya dan keahlian yang akan membantu Anda merapikan, mengoptimalkan, mengubah fungsi, atau menonaktifkan ruangan. Hubungi pakar Clean Start hari ini untuk mendapatkan laporan penilaian dan rekomendasi di tempat secara gratis.