Memahami tempat kerja digital

Cara Melakukan Digitisasi Dengan Benar

 Samantha Bullard

Jika Anda pemahaman Anda tentang "tempat kerja digital" berbeda dengan apa yang ada satu atau dua tahun yang lalu, maka sepertinya Anda berada di perusahaan yang bagus.

Meskipun dunia bisnis telah membicarakan tentang transformasi digital untuk waktu yang cukup lama — sebelum pandemi, sering kali semuanya hanyalah percakapan tentang teknologi yang berfokus pada berbagai cara untuk menggunakan cloud, sistem seluler, video, dan opsi lain untuk berkolaborasi secara online dan merampingkan alur kerja.

Sejak tahun lalu kita semua sudah belajar banyak tentang apa yang benar-benar diperlukan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan, baik apakah hal itu untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atau untuk menghubungkan sesama rekan kerja secara virtual. Jadi, dapat dikatakan bahwa inisiatif untuk mewujudkan tempat kerja digital kita lebih berdasarkan pada aspek realitas.

Setelah sekian lama pandemi berlalu, kita masih akan mencoba mengerti hikmah apa yang bisa kita ambil sebagai pelajaran. Kita tidak bisa hanya "merapikan puing-puing" dan kembali menjalankan bisnis seperti biasanya. Kita akan kembali ke tempat dan kondisi kerja yang berbeda dari sebelumnya.

Meningkatkan Upaya Transformasi Digital

Menurut survei IDG yang dilakukan untuk Iron Mountain, sejumlah perusahaan rata-rata melaporkan 2-3 inisiatif transformasi tempat kerja yang sudah berjalan sebelum mewabahnya COVID. Sekarang, jumlah itu telah berlipat ganda dan data yang ada mengkonfirmasi hal ini.

Ada sejumlah faktor yang mendorong dilakukannya transformasi tempat kerja:

• Kebijakan bekerja dari rumah sudah cukup populer sebelum terjadinya pandemi, namun jarang sekali dilakukan. Bekerja dari rumah dianggap sebagai hal yang kurang penting sehingga sebagian besar perusahaan tidak siap ketika hal tersebut tiba-tiba menjadi kebutuhan untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan — yang mana kini kesalahan tersebut tidak mungkin mereka lakukan lagi.
• Kantor-kantor saat ini sedang dikonfigurasi ulang untuk membuatnya lebih fleksibel, kolaboratif, dan mampu menciptakan jarak sosial yang mengurangi kemungkinan penularan wabah.
• Proses bisnis, terutama yang bergantung pada dokumen fisik, juga sedang dilakukan perubahan.

Meskpun teknologi masih memungkinkan dilakukannya banyak perubahan, penerapan untuk dapat beralih ke perubahan tersebut ternyata juga bersifat generasional. Bagi banyak generasi milenial (populasi terbesar dari angkatan kerja AS saat ini), penerapan dunia kerja yang didasarkan pada prinsip-prinsip fleksibilitas tempat, ruang, dan alat saja sudah cukup terlambat untuk dilakukan.

Hambatan Bagi Aksesibilitas Data

Dengan memahami tentang transformasi tempat kerja digital artinya kita juga harus memahami tentang hambatan yang menghalanginya — misalnya aksesibilitas data. Melakukan pekerjaan dari rumah dan melaksanakan upaya perampingan proses bisnis tidak akan bisa dilakukan dengan mudah jika data yang dibutuhkan untuk mewujudkannya tidak mudah diakses. Dan sayangnya, itulah kenyataan yang dialami di banyak atau bahkan sebagian besar bisnis saat ini.

Coba bayangkan banyaknya dokumen kertas yang disimpan dalam lemari arsip. Mereka tidak dapat dengan mudah dibagikan karena tidak dibuat dalam format digital. Arsip-arsip tersebut memenuhi ruang-ruang kantor yang berharga. Siapa pun tidak benar-benar tahu apa yang ada di dalamnya — dan untuk mencari tahunya akan memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

Di sisi lain, mencoba menghilangkan penggunaan kertas sepenuhnya adalah salah satu strategi yang seringkali gagal. Banyak dokumen bisnis yang masih datang dalam bentuk kertas — terutama yang diregulasi dengan baik seperti dokumen layanan kesehatan, keuangan, atau hukum. Dan banyak orang — termasuk para milenial — seringkali lebih menyukai bekerja dengan menggunakan dokumen kertas.

Banyak perusahaan memulai upaya digitalisasinya dengan melakukan semuanya sendiri, namun akhirnya kewalahan karena prosesnya lebih sulit daripada yang mereka bayangkan.

Bagaimana cara Anda memulainya? Memindai semua berkas yang ada dalam arsip? Hanya memindai dokumen tertentu? atau hanya mendigitasi semua dokumen yang datang mulai hari ini sampai seterusnya?

Pemindaian adalah proses yang memakan waktu dan, bila tidak dilakukan dengan hati-hati, sangat rentan terhadap kesalahan. Satu kesalahan dilakukan dan tiba-tiba semua dokumen lainnya jadi meragukan.

Banyak perusahaan memulai proses digitalisasi mereka secara ad hoc dan pada akhirnya hanya menghasilkan banyak repositori digital terpisah yang tersebar di beberapa departemen. Hal ini benar-benar melenceng dari tujuan utama digitalisasi yaitu visibilitas terpusat dan kemudahan akses.

Digitalisasi yang sukses hampir selalu membutuhkan perubahan perilaku. Jika tidak, Anda mungkin akan mengalami kemungkinan terburuk, yaitu melihat orang-orang mencetak dokumen hasil pindaian setelah Anda mendigitisasi banyak dokumen.

Enam Kiat Utama Untuk Melakukan Digitisasi Dengan Benar

Iron Mountain telah bekerja sama dengan berbagai macam perusahaan di seluruh dunia untuk membantu mereka menjalankan digitalisasi dengan benar. Berikut adalah enam hal penting yang telah kami pelajari selama ini:

1. Fokus pada tujuan Anda: Tujuan Anda bukanlah digitalisasi perusahaan sepenuhnya, melainkan untuk membuat informasi penting dapat diakses semudah mungkin dengan cara yang aman dan hemat biaya.

2. Gunakan pendekatan holistik: Pemindaian hanyalah langkah awal. Anda juga perlu mempertimbangkan penyimpanan, keamanan, dan pemusnahan informasi yang tidak lagi diperlukan (baik yang berupa fisik maupun digital). Yang terakhir seringkali diabaikan tetapi sangat penting untuk keberhasilan manajemen informasi, dan mengurangi risiko pencurian data serta masalah kepatuhan terhadap peraturan. Mengidentifikasi dokumen mana yang dibutuhkan dan tidak hanya berguna untuk membantu otomatisasi alur kerja. Bisnis Anda kemudian dapat menginput metadata sehingga lebih mudah dalam menegakkan peraturan retensi.

3. Fokus pada pengurangan (bukan menghilangkan) kertas: Menghapuskan penggunaan kertas sepenuhnya adalah tujuan yang mulia, tetapi tidak mudah dicapai dan sedikit berlebihan. Pendekatan yang lebih baik adalah menerima bahwa beberapa hal bisa didigitasi, beberapa lainnya akan tetap berbasis kertas. Dan untuk menemukan kemungkinan pengurangan kertas tersebut, Anda dapat mempertimbangkan:

• Dokumen apa yang saat ini masih diterima dalam bentuk kertas dan dapat diubah penerimaannya dalam bentuk digital atau dapat dengan mudah didigitisasi?
• Proses apa yang dapat diubah untuk mencegah penggunaan kertas yang tidak perlu?
• Langkah-langkah apa yang dapat diambil untuk mengubah kebiasaan pribadi dan membuat orang menggunakan lebih sedikit kertas?

4. Berpikir lebih dari sekedar pindai dan simpan: Agar berhasil membuat informasi lebih mudah diakses, Anda perlu berpikir lebih luas dari sekedar mengubah bentuk fisik ke digital:

• Pada awalnya, menyimpan dokumen di lemari arsip tampaknya mudah dan murah, hingga akhirnya Anda tahu bahwa itu menyulitkan. Hal yang sama berlaku untuk loker penyimpanan di luar kantor perusahaan, atau tumpukan DVD dan hard drive yang menyimpan data digital. Pendekatan ini hanya bekerja untuk sementara waktu, namun tidak membuat pencarian jadi lebih mudah.
  Perusahaan dengan kebutuhan penyimpanan yang serius pada akhirnya akan menemukan cara untuk meminta bantuan penyedia layanan penyimpanan pihak ketiga.
• Di dunia yang penuh dengan kolaborasi seperti saat ini, pelaksanaan kerja jarak jauh dan penyimpanan berbasis cloud menjadi sangat penting. Namun, pastikan untuk menyeimbangkan kebutuhan Anda akan penyimpanan cloud jangka pendek yang mudah diakses (namun relatif mahal) dan opsi penyimpanan jangka panjang yang hemat biaya, seperti penyimpanan pita berbasis cloud.
• Penyimpanan berbasis cloud dengan teknologi pengenalan karakter optis (OCR) dapat membuat konten dokumen Anda (di berbagai jenis file) benar-benar dapat dicari dengan menggunakan teks atau indeks.

5. Jaga keamanan data Anda: Informasi adalah komoditas yang berharga bagi para pelaku kriminal, baik karena nilai intrinsiknya (misalnya, detail kartu kredit pribadi) atau kemampuannya untuk menghentikan operasi dengan memblokir akses ke data (misalnya, ransomware). Kejahatan dunia maya meningkat secara dramatis selama pandemi dan penggunaan arsip kertas saja dapat menyebabkan sejumlah besar pelanggaran data. Untuk membantu mencegah masalah keamanan, pastikan arsip Anda memiliki:

• Enkripsi: Fitur ini membuat file Anda tidak dapat dibaca tanpa kunci yang Anda miliki dan kelola, baik saat penyimpanan maupun selama transmisi.
• Izin akses berbasis kewenangan: Memastikan hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses ke informasi yang dituju saat mereka membutuhkannya.
• Pelacakan dokumen (Chain of Custody): Ini adalah istilah hukum yang penting. Jika Anda berada di industri yang teregulasi, Anda perlu memastikan di mana letak dokumen fisik dan digital Anda disimpan setiap saat.

6. Ketahui nilainya: Digitalisasi adalah usaha besar yang pada akhirnya akan sangat berguna. Cara utama agar Anda dapat menikmati manfaat dari usaha ini adalah:

• Mempersingkat waktu yang dibutuhkan staf Anda untuk mencari dokumen
• Mengalokasikan kembali ruang kerja yang sekarang dikhususkan untuk penyimpanan — mengurangi biaya yang dihabiskan untuk ruang kantor dan/atau menciptakan lebih banyak ruang untuk aktivitas yang menghasilkan profit.
• Meningkatkan proses bisnis dengan memanfaatkan informasi yang tersimpan dalam dokumen kertas (yaitu, meningkatkan penjualan dengan menyederhanakan akses ke perkiraan anggaran pekerjaan; meningkatkan arus kas dengan mendigitisasi faktur).

Pandemi memaksa kita semua untuk memandang “tempat kerja digital” dengan cara yang baru. Secara realistis, di masa pra-pandemi, peluang untuk dilakukannya transformasi digital cukup rendah. Kiat-kiat praktis sesuai realita yang telah saya uraikan di sini akan membantu mengubah peluang itu menjadi lebih baik.

Samantha Bullard adalah Portofolio Marketing Manager untuk Solusi Digital Global di Iron Mountain. Beliau memiliki fokus pada topik transformasi digital, otomatisasi alur kerja, klasifikasi konten, tata kelola informasi, dan privasi. Beliau juga bekerja sama dengan pakar Iron Mountain untuk menyediakan pemindaian, pengindeksan, dan penyimpanan bagi perusahaan di seluruh dunia.