Panduan dasar digitisasi untuk manajemen arsip dan informasi

BAGAIMANA PANDUAN PROGRAM DIGITISASI MEMBANTU ANDA MERENCANAKAN, MELAKSANAKAN, DAN MEMPERBAIKI MANAJEMEN ARSIP PERUSAHAAN ANDA

Manajemen Informasi dan Arsip (RIM) yang berhasil membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, dan suatu strategi yang komprehensif. Dengan banyaknya proses untuk mengatur arsip fisik dan digital mulai dari pembuatan hingga penggunaan secara berkelanjutan hingga memastikan keamanan penyimpanan dan perencanaan pemusnahan dokumen, maka dibutuhkan adalah sebuah rencana pelaksanaan yang dipikirkan dengan matang. Jika dikerjakan dengan baik, Manajemen Informasi dan Arsip akan membantu mengurangi risiko terkait informasi, mengelola pembiayaan, dan menjadi dasar untuk menganalisis mahadata (big data) di perusahaan Anda.

MENGAPA HARUS MELAKUKAN DIGITISASI SEKARANG JUGA?

Lambatnya proses kerja, kekecewaan konsumen, dan kurangnya efisiensi. Hal-hal semacam itulah yang akan dihadapi bisnis Anda ketika Anda salah mengelola informasi.

Pelajaran yang bisa kita ambil dari pandemi yang terjadi saat ini adalah bahwa manfaat yang diterima dari penyimpanan berkas di ruang penyimpanan yang mahal tidak selalu berbanding lurus dengan biaya yang dikeluarkan. Banyak perusahaan yang mengevaluasi kebutuhan ruang penyimpanannya dan memastikan seberapa besar ruangan yang sebenarnya dibutuhkan. Dengan digitisasi dokumen dan arsip, perusahaan dapat mengosongkan ruang kantornya yang sebelumnya dipakai sebagai tempat penyimpanan fisik untuk berkas-berkas.

Dengan solusi yang tepat, baik jika penyimpanan dilakukan di luar lokasi perusahaan (offsite) atau berupa basis data, Anda tetap dapat mengakses informasi kapan pun Anda memerlukannya sambil mengatur dengan efisien jadwal retensi arsip Anda. Kolaborasi dan pembagian dokumen antar divisi seperti misalnya dari divisi konstruksi ke divisi penelitian dan pengembangan (R&D), atau divisi SDM ke divisi pemasaran, adalah hal yang penting bagi kesuksesan bisnis Anda, dan digitisasi dokumen memungkinkan semuanya dilakukan.

DARI MANA PROSES DIGITISASI DIMULAI

Sebelum Anda memulai proyek digitisasi Manajemen Informasi dan Arsip, mohon pertimbangkan hal-hal berikut saat menentukan tujuan digitisasi yang ingin Anda capai:

• Kemudahan Pencarian/Pembagian: Dokumen biasanya tersebar di berbagai sistem, aplikasi, format, departemen, dan lokasi yang berbeda. Dengan demikian, kemungkinan tercecer dan berubahnya bentuk informasi akan membuat pengelolaannya sulit dan juga mahal. Akan tetapi, jika penyimpanan arsip dokumen dilakukan secara digital dan teratur, maka dokumen apa pun akan lebih mudah diakses kapan pun dibutuhkan
• Produktivitas Proses Kerja: Prosedur dan proses manajemen arsip dokumen dapat menjadi hal yang sulit untuk dilakukan terutama ketika arsip tidak dalam format digital. Anda dapat mengubah dokumen ke dalam bentuk digital untuk mengatasi inefisiensi kegiatan operasional dan mempermudah proses kerja.
• Ketergunaan Ruang Kantor: Lemari penyimpanan arsip fisik yang penuh dengan kertas-kertas dapat memenuhi ruang kantor dan memakan banyak biaya, dan seiring berjalannya waktu, dapat memperlambat proses pengambilan dokumen-dokumen penting. Penyimpanan secara digital dapat mengosongkan ruang kantor yang bernilai dan mempermudah akses informasi.

ALASAN UTAMA PEMINDAIAN DAN PEREKAMAN DATA:

KEAMANAN PENYIMPANAN ARSIP DAN PEMATUHAN PERATURAN

Jika Anda pikir “menyimpan semua dokumen untuk berjaga-jaga” adalah langkah yang baik, nyatanya hal tersebut menghabiskan banyak biaya dan menghambat efisiensi operasional. Untuk dapat menentukan mana saja dokumen yang harus disimpan dan disingkirkan karena alasan hukum, kepatuhan, dan bisnis, mematuhi jadwal retensi dokumen adalah hal yang harus Anda lakukan. Dalam panduan singkat kami yang berjudul Awali Semuanya dengan Benar, Dasar-dasar Jadwal Retensi Dokumen, kami telah dengan jelas menguraikan langkah-langkah yang dapat membantu Anda menyusun jadwal retensi perusahaan Anda.

Pemahaman tentang dokumen apa saja yang ada dalam penyimpan arsip dan letak lokasi penyimpanannya akan membuat proyek pemindaian berjalan lebih efektif. Iron Mountain dapat membantu Anda memecahkan masalah manajemen arsip yang rumit tanpa harus memindai setiap dokumen dalam penyimpanan Anda dan semua informasi baru yang masuk. Kami tidak hanya membantu menentukan dokumen mana yang jarang digunakan dan cocok untuk disimpan di dalam kotak penyimpanan tertutup, tetapi kami juga menawarkan pilihan penyimpanan terbuka untuk membantu Anda mengakses dokumen yang butuh Anda gunakan secara rutin.