DIY 대신 사용할 수 있는 효과적인 기록 정리 방법

일상적인 프로그램을 관리 중인 상황은 물론 인수, 합병, 매각 등의 특별한 프로젝트를 진행 중일 때, 오래된 서류철이 제대로 정리되어 있지 않으면 전략적 비즈니스 결정을 내리지 못할 수 있으며 목표를 달성할 수 없습니다.

많은 경우 사내의 기록 및 정보 관리(Records and Information Management, RIM) 담당자가 서류철 정리 작업을 직접 수행하려고 합니다. 그러나 관련 위험과 비용, 프로세스 최적화에 필요한 자원의 소모를 고려했을 때, 해당 작업을 사내에서 수행할 경우 효과적이지 못하며 결국 프로젝트가 지연될 가능성이 커집니다.

지난 게시글에서 언급했던 것처럼 기록 관리(특히 목록 정리)의 DIY(do it yourself, 직접 작업하기) 접근법에는 여러 가지 문제가 따릅니다. 부담스러운 업무량과 자원 투입 때문에, 직원들은 핵심 업무에 집중할 수 없습니다.

저희가 지켜본 바로는, 조직들은 오래된 종리 서류철을 정리할 때 주로 다음과 같은 문제로 인해 골치 아픈 상황에 빠집니다.

• 낮은 가시성 때문에 서류철을 찾는 데 너무 많은 시간을 쓰게 되며, 보유하거나 디지털화할 문서 그리고 파기할 문서에 대한 결정을 효율적으로 내릴 수가 없습니다.
• 기록 유형이 혼합되어 있고 파기 날짜가 뒤죽박죽이어서 확신을 가지고 처분 조치를 취할 수 없습니다.
• 가성비 좋은 솔루션이 없어서 적절한 파기 날짜, 기록 유형, 고유 식별자, 또는 그 밖의 요건을 토대로 서류철을 분류하거나 정리하지 못합니다.

오래된 기록에 따르는 문제: 고객들의 경험담

정보 관리 분야의 리더인 저희에게 “어디서부터 시작해야 할까요?”라고 묻는 고객들이 종종 있습니다.

오래된 기록 정리 문제가 수십 년간 존재했는데도, 효율적이고 가성비 좋은 솔루션을 내놓은 회사가 한 군데도 없었다는 게 놀라울 따름입니다. 저희가 기존에 했던 답변은 두 가지였습니다. 어떤 문서가 있는지 알 수 있도록 서류철 색인을 달라거나, 의뢰사가 기록 유형을 이해하고 적절히 의사결정을 적용할 수 있다는 전제하에 작업 수행을 돕겠다는 것이었습니다. 대부분의 경우 두 가지 중 하나만 실행에 옮기는 데에도 상당히 많은 비용이 들었습니다. 게다가 두 방법 모두 대규모로 효율적으로 실행하기 어려웠습니다. 고객의 얘기를 들으면 들을수록 더 나은 방법이 절실하다는 생각이 들었습니다.

그래서 저희가 할 수 있는 일을 다시 생각해 보기 시작했습니다. 어떻게 하면 정보 관리 프로세스를 최대한 수월하게 진행하도록 도울 수 있을까? 저희는 경험이 풍부한 팀과 전용 도구를 활용해서 이 문제를 해결할 수 있는 방법을 찾았습니다.

아이디어: 확고한 솔루션을 도출하고 기술로 자동화하기

저희는 개발자들과 협력해서 기록 관리 문제를 한 번에 해결할 수 있는 로드맵을 구상했고, 이 아이디어가 Smart Sort의 기초가 되었습니다.

솔루션이 확고한 논리성을 갖춰야 한다는 걸 알고 있었기에, 서류철의 처리 프로세스를 자동화할 때 기술을 활용하는 게 핵심이었습니다. 운 좋게도 저희는 이미 필요한 기술을 보유하고 있었던지라 해당 기술을 상황에 맞게 사용하기만 하면 됐습니다. 새로운 프로세스가 글로벌한 방식으로 적용되는 것 또한 중요했기 때문에, 업무 흐름이 운영 플랫폼 내에서 발생하도록 설계했습니다.

서류철 ID를 스캔(또는 직접 입력)하기만 하면 고객의 보유 정책을 토대로 즉각적인 처분 결정이 내려지도록 설계했습니다. 각 서류철에 개별 색인을 다는 작업과 서류철 내용 설명도 자동화했습니다. 접점이 하나로 압축되자 직원이 프로세스를 하나하나 수행할 필요가 없어졌습니다.

반응: “신세계네요!”

고객들은 Smart Sort에 열렬한 반응을 보였습니다. 여러 RIM 전문가들이 모인 자리에서 저와 제 팀이 새로운 솔루션을 선보였더니 다들 “신세계네요!”라고 소리쳤습니다. “제 손녀가 커서 직장에 다니게 될 때쯤이나 이 문제가 해결될 줄 알았어요”라고 말한 고객도 있었습니다.

Smart Sort가 고객에게 주는 이점은 다음과 같습니다.

• 빠르고 정확하게 기록 찾기
• 기록 관리 프로그램 비용 절감
• 타당한 의사결정을 내리는 절차 간소화
• 정보 거버넌스 및 비즈니스 목표 지원
• 폭넓은 법·규정 준수

고객의 진심 어린 반응은 가성비 좋은 솔루션을 제공하는 당사의 역량과 지속적인 파트너십을 입증합니다. Smart Sort 덕분에 고객은 서류철 정리에 대한 압박감과 DIY에 대한 고민에서 벗어나게 되었습니다.

오래된 기록 정리는 디지털 전환 여정에서 매우 중요한 단계입니다

많은 조직이 기록 목록을 갖추고 있지 않아 귀중한 정보를 활용할 수 있는 중요한 기회를 놓치고 있습니다. Smart Sort 프로세스를 사용하면, 직원들에게 제공되어야 하는 중요 기록은 물론 수익화와 애널리틱스 그리고 비즈니스 이니셔티브용으로 가치 있는 기록을 손쉽게 파악할 수 있습니다.

이제 막 디지털 전환 여정을 시작했거나 디지털 전환에 속도를 내는 중이라면, 종이 기록의 목록을 재평가하고 정리할 때인지도 모릅니다.

오래된 기록을 관리하고 싶다면 DDIY(don’t do it yourself, 작업 위탁하기)를 선택하세요. 저희가 돕겠습니다. 아이언 마운틴의 Smart Sort 솔루션은 DIY 대신 사용할 수 있는 효과적인 방법입니다.