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디지털 전환은 업무 프로세스 개선을 위해 기술을 도입하거나 통합시키는 것입니다

Nicola Bagwell

2022년 8월 4일7 분

Starting Your Digital Transformation Journey On The Right Step

디지털 전환은 업무 프로세스 개선을 위해 기술을 도입하거나 통합시키는 것입니다.

믿기지 않을 수도 있지만 디지털 전환의 첫 단계는 곧장 스캐너로 가는 게 아닙니다. 높은 접근성이나 안전한 보관을 위해 실물 기록의 디지털화를 진행한 조직이 90.5%나 되지만* 정말로 성공적이고 지속 가능한 디지털 전환에는 훨씬 더 전략적인 접근법이 필요합니다.

디지털화를 이제 막 시작하고 있든 아니면 한참 진행 중이든 간에, 디지털화 과정에서 확실하게 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 한발 물러서서 실행 전략을 평가하는 게 좋습니다.

디지털 전환이란 무엇인가요?

디지털 전환은 회사의 운영·고객 상호작용·가치 전달 방식을 근본적으로 바꾸기 위해 기술을 도입하는 것입니다. 업무 디지털화는 일선 고객 서비스에서 백엔드 운영과 제품 개발에 이르는 모든 기능이 포함되는 전사적 활동입니다. 회사 내 디지털 전환의 목표는 결국 최첨단 기술을 활용해서 업무 프로세스를 개선하고 고객 경험을 향상시키는 것입니다.

디지털 전환을 고려해야 하는 이유는 무엇인가요?

기술이 빠른 속도로 발전하는 상황에서, 회사는 민첩성을 유지하고 계속해서 주변 상황에 적응해야만 경쟁력을 유지할 수 있습니다. 회사에 디지털 전환을 도입하면 효율과 생산성, 수익성을 개선할 수 있습니다. 회사 디지털화의 주요 장점으로는 다음을 들 수 있습니다.

효율 증대: 업무 흐름 자동화와 업무 프로세스 간소화는 오류를 줄이고 직원들이 가치가 큰 업무에 집중할 수 있게 해줍니다.

생산성 개선: 클라우드 기반의 플랫폼 같은 디지털 기술은 정보 접근성을 개선하고 장소와 관계없이 직원들 간의 협업이 원활히 이루어지게 해줄 수 있습니다.

고객 경험 향상: 회사는 인공 지능 기반 데이터 분석과 기계 학습을 활용해서 고객 행동과 선호도에 관한 인사이트를 얻어 맞춤화된 제안과 추천, 매끄러운 옴니채널 경험을 제공할 수 있습니다.

경쟁 우위: 회사는 기술을 도입해서 민첩성을 유지하고 최신 추세에 빠르게 대응하며 경쟁사보다 앞설 수 있습니다.

비용 절감: 업무 흐름 최적화와 클라우드 기반의 솔루션 도입은 값비싼 하드웨어와 인프라의 필요성을 줄이고 간접 비용과 운영 비용을 낮춥니다.

Starting Your Digital Transformation Journey On The Right Step

디지털 전환 여정을 시작하기

아이언 마운틴은 수십 년 동안 다양한 업계의 고객과 협력한 경험을 통해 성공적인 디지털 전환 전략을 위한 다섯 가지 핵심 단계를 파악했습니다. 곧바로 자동화로 넘어가려고 하는 조직들이 눈에 띄기는 하지만, 그런 조직은 처음에 준비 작업을 해두지 않은 탓에 꼼짝할 수 없는 상황에 처하는 경우가 많습니다.

디지털 전환 여정을 시작하기 전에 처음 두 단계부터 진행하는 것이 중요합니다. 즉, 현재 가지고 기록을 파악하고 앞으로도 계속 보존하고자 하는 기록을 디지털화하는 것입니다. 이 두 단계에 많은 것이 투입되므로 지금부터 자세히 알아봅시다.

1단계: 보존할 기록과 파기할 기록 파악하기

‘모든 기록 보관’이 기본 문화인 기업이 많습니다. 서류철을 영원히 보관하는 것이죠. 하지만 이는 비용 대비 효과도 낮고 법ㆍ규정에 어긋나며 실용적이지 않습니다. 디지털화를 진행하기 전에 반드시 귀사의 기록 목록을 분명하게 이해해야 합니다.

디지털화에 앞서 기록의 가치를 판단할 때 고려해야 할 주요 질문 몇 가지를 준비했습니다.

콘텐츠 형식이 무엇인가? 종이, 테이프, 마이크로피시, 전자 파일 같은 독특한 콘텐츠 유형은 용도가 서로 다릅니다. 단일 정보 관리 플랫폼에서 여러 가지 유형을 통합시키지 않으면 효과적으로 유용한 인사이트를 이끌어낼 수 없습니다.
콘텐츠를 어떻게 분류하는가? 콘텐츠가 개인식별정보(personally identifiable information, PII)든 아니면 민감한 업무 데이터든, 업계 표준과 정책에 부합하는 방식으로 콘텐츠를 분류하면 조직의 콘텐츠 접근성을 보장하는 데 도움이 됩니다.
콘텐츠로 무엇을 하는가? 조직의 기록 사용 방식을 정의합니다. 기록을 일상적인 업무에 사용할 수도 있고, 장기적인 비즈니스 목표를 달성하기 위해 사용할 수도 있을 겁니다. 운영상의 비효율에 대처하기 위해, 종이 기록을 디지털 기록으로 전환함으로써 더 쉽고 효율적으로 바꿀 수 있는 업무 프로세스를 찾아보세요.
콘텐츠의 우선순위를 어떻게 정하는가? 특정 정보를 해당 정보가 필요할 때 구할 수 없다면 회사에 추가 비용이 됩니다. 이는 SLA와 직원, 프로세스, 고객, 브랜드에 영향을 미치고 결국에는 조직의 평판에도 영향을 미칩니다.
콘텐츠가 어디에 있는가? 기록은 보통 여러 시스템, 애플리케이션, 양식 유형, 부서 및 장소에 분산되어 있습니다. 그래서 관리가 어렵고 비용이 많이 듭니다.

현재 보유한 기록을 찬찬히 살펴보면 다음과 같은 흔한 함정에 빠지지 않을 수 있습니다.

서류철의 낮은 가시성과 접근성
뒤섞인 파기 날짜
섞여 있는 기록 유형
복수의 콘텐츠 리포지터리
사본과 허가되지 않은 기록

이는 기록을 지나치게 오래 보존하는 것을 방지하며, 필수 보존 기간보다 오래 데이터를 가지고 있으면서 많은 보관 비용을 지불하는 것 때문에 발생하는 리스크를 차단합니다.

2단계: 기록 보존 일정 정하기

디지털 전환 여정 중 중요하지만 간과되는 경우가 많은 일에는, 업계 표준과 정책을 토대로 조직의 보존 일정을 수립하는 것도 포함됩니다. 정보를 보존하는 일과 기록을 체계적으로 파기하는 일은 동전의 양면이나 마찬가지입니다. 세심한 보존은 회사의 지적 재산 관리 방식에 영향을 미치고 업무 프로세스를 뒷받침합니다.

당사는 실물 기록을 디지털 환경으로 이동시킬 때 사건 날짜를 추적하는 것이 가장 큰 문제가 될 수 있다는 걸 알게 됐습니다. 회사에 있는 상자가 수천 개도 넘을 때 사건 날짜를 토대로 기록을 유지하는 것은 예측하기가 어렵고, 회사가 아닌 곳에 보관 중일 때는 최신 상태로 유지하기가 힘들며 색인을 다는 데 비용이 많이 듭니다.

확실한 기록 보존 일정이 있으면,

개인정보와 관련 의무를 한눈에 볼 수 있습니다.
규제 및 법ㆍ규정 준수 요건을 지킵니다.
불필요한 데이터 위반 노출을 줄입니다.

혹시 부담스럽게 느껴지더라도 걱정하지 마세요. 아이언 마운틴이 귀사에 필요한 일을 다 했기 때문입니다.

문서 디지털화를 통해 앞으로 나아가기

좋은 소식입니다! 기록 인벤토리의 콘텐츠를 확인하고 보존 일정을 정했으면 이제는 보존하기로 결정한 서류철을 스캔해야 합니다. 일단 현재 보관 중인 기록과 보관 장소를 파악하면 스캐닝 프로젝트의 효과와 효율을 높이는 것이 더 쉬워질 것입니다.

기록 관리 프로세스와 절차는 계속 관리하기가 어려울 수 있습니다. 프로세스와 절차가 디지털 형식이 아닌 경우라면 특히나 그렇습니다. 문서 공유와 협업은 회사의 성공에 꼭 필요하며, 이 두 가지를 가능케 하는 것이 바로 파일 디지털화입니다.

성공적인 디지털화의 토대

이제 성공적인 디지털화를 위한 토대를 마련했으니(1-2단계) 미래 준비가 된 중앙 리포지터리를 구축(3단계)하기에 충분한 상황입니다. 팀은 리포지터리에서 디지털 정보에 접근하고 그를 토대로 협업을 할 수 있습니다. 귀사는 다음 단계인 업무 흐름 자동화와 정보 이끌어 내기에 한발 더 가까워졌으므로, 팀이 업무 프로세스를 간소화하고 데이터에서 가치 있는 인사이트를 얻을 수 있을 것입니다.

디지털 전환 여정의 처음 세 단계에 대해 더 자세히 알아보고 싶다면 무료로 제공되는 주문형 AIIM 웨비나에 등록하시기 바랍니다.

*아이언 마운틴의 지원을 받아 이코노미스트 임팩트가 실시한 조사

From Today To Future-Ready: How To Progress On Your Digital Transformation Journey

What to keep and what to toss—identify your records

Many organizations default to a “keep everything” culture—retaining files in perpetuity. But this isn’t cost-effective, compliant, or practical. Before going digital, it’s imperative to have a clear understanding of your records inventory.

Here are some key questions to consider as you determine the value of your records prior to digitization:

What is the content format? Unique content types like paper, tape, microfiche, or electronic files have different uses. If these aren’t integrated in a unified information management platform, there isn’t an effective way to derive useful insights.
How do you classify your content? Whether it’s personally identifiable information (PII) or sensitive business data, classifying your content in a way that makes sense for your industry’s standards and policies will help ensure it’s accessible by the organization.
What do you do with your content? Define how your organization uses its records, whether it’s for day-to-day work or to achieve long-term business objectives. To counteract operational inefficiencies, look for work processes that can be made easier or more efficient by converting paper to digital records.
How do you prioritize your content? If you can’t get specific information when you need it, that’s an additional cost to your business. This impacts SLAs, people, process, customers, brand, and ultimately your organization’s reputation.
Where is the content? Records are typically spread across systems, applications, format types, departments, and locations, which can make them challenging and costly to manage.

By taking stock of what you have, you can avoid common pitfalls like:

Poor visibility and access to files
Commingled destruction dates
Mixed record types
Multiple content repositories
Duplicates and unapproved versions

This also prevents over-retention of your records, avoiding risk due to keeping data longer than you should and spending more on storage costs.

Setting a records retention schedule

An important but often overlooked part of the digital transformation journey includes developing your organization’s retention schedule based on your industry’s standards and policies. Preserving information and systematically destroying records are two sides of the same coin. Thoughtful retention informs the way your company manages intellectual property and supports business processes.

We’ve found that tracking event dates can be the biggest challenge when moving physical records to a digital environment. When you have tens of thousands of boxes, keeping records based on event dates can be difficult to forecast, challenging to keep up-to-date when stored offsite, and costly to index.

With a solid records retention schedule, you’ll:

Have a unified view of your personal data and related obligations
Adhere to regulatory and compliance requirements
Reduce unnecessary exposure to data breaches

If this seems overwhelming, don’t worry. We’ve got you covered.

Moving forward with digitization

Great news! After you’ve identified the contents of your records inventory and set your retention schedule, it’s now time to scan the files you decided to keep. Once you know what you’re keeping and where it’s kept, you’ll be in a better position to make a scanning project effective and efficient.

Records management processes and procedures can be hard to keep under control, especially when not in a digital format. Document sharing and collaboration are essential for the success of your business, and digitizing your records makes it all possible.

A foundation for success

Now that you’ve laid a solid foundation for a successful digital transformation (steps 1 and 2), you’re ready to build a future-ready central repository where your team can access and collaborate on digital information (step 3). You’re also closer to the next steps of workflow automation and unlocking your information, so your team will be able to streamline business processes and glean valuable insights from your data.

Jumpstart your digital transformation here.

If you weren’t able to attend our two-part AIIM webinar series, From Paper to Digital: The Digital Transformation Journey, you can watch Part 1 on-demand and Part 2 on-demand now.

*Research by Economist Impact, supported by Iron Mountain