지능형 수집으로 실현하는 혁신

서문

오늘날 일터에서 갖춰야 할 기술과 역량의 종류는 매우 다양합니다. 지금은 조직이 디지털 파괴를 도약판으로 삼아 경쟁 우위를 점하고 조직 성과를 향상시키는 새로운 업무 방식을 도입해야 할 때입니다.

디지털화의 필요성을 누구나 절감하지만, 많은 조직이 수작업으로 진행되는 프로세스와 종이 문서를 사용하는 업무 흐름을 동시에 유지하면서 어려움을 겪는 것이 현실입니다. AIIM의 2021년 정보 관리 업계 상황 보고서에 따르면 AIIM 회원은 프로세스 디지털화, 자동화 및 통합을 가장 큰 정보 관리 과제로 꼽습니다. 필요 역량으로는 원격 근무를 활용하는 능력, 종이 문서로 인한 부담을 제거하는 능력, 그리고 이토록 어려운 시기에도 비즈니스 성장을 이끌어내는 능력 등이 있습니다.

조직은 디지털 파괴를 도약판으로 삼아 경쟁 우위를 점하고 조직 성과를 향상시키는 새로운 업무 방식을 도입해야 합니다.

회원들의 말에 따르면 디지털 전환이 필요한 분야와 프로세스가 여전히 많습니다. 한 조사 응답자는 “당사의 업무 흐름은 아직도 종이를 중심으로 하며 프로세스는 수작업으로 이루어집니다”라고 말했으며 “아직도 종이 기반의 업무, 불완전하고 헷갈리는 프로세스 때문에 어려움을 겪고 있어요”라고 한 응답자도 있었습니다. 몇몇 회원은 “정보 관리 팀이 생긴 지 4년쯤 됐는데

저희는 아직도 기본적인 스캐닝은 물론 손수 색인까지 달고 있습니다”, “회사가 지금까지 종이에 의존하는 이유는 종이가 콘텐츠와 비슷하다고 생각하기 때문입니다”라며 디지털 기반 프로세스의 결여에 대한 불만을 표출합니다. 다른 회원들은 “자동화가 진행 중이지만 상자에 보관 중인 회사 기록이 아주 많습니다”라며 과연 디지털화가 실현되는 날이 올지에 대한 의구심을 품고 있습니다.

앞으로 나아갈 길

지능형 수집은 앞으로 나아갈 방향을 제시합니다. 중요한 것은 ‘스캔 후 저장’ 접근법을 넘어서는 노력을 기울이려는 자세입니다. 물론 종이를 없애는 첫 단계로 문서를 스캔해서 이미지를 생성할 수도 있지만, 그것만으로는 최대한의 잠재력을 발견하기에 부족합니다. 조직이 종이와 디지털 미디어 간의 간극을 메울 수 있는 폭넓고 효과적인 기회가 존재하는데, 특히 금융 서비스, 의료 서비스, 정부 등 전통적으로 종이를 많이 사용하는 분야에서 기회를 찾아볼 수 있습니다.

지능형 수집을 도입하면 사용자로부터 유입되는 종이와 전자 문서에서 핵심 정보를 파악하고 추출하는 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 자동화는 수작업으로 이루어지는 입력과 처리 작업을 대신하며, 수집된 콘텐츠는 메타데이터와 분류 덕분에 체계적으로 저장됩니다.

지능형 수집을 통해 종이를 없애고 보관 공간을 되찾을 수 있을 뿐만 아니라 프로세스를 개선하고 비용을 절감할 수 있습니다. 디지털화 프로세스를 통해 메타데이터를 추출하여 핵심 정보를 효율적으로 검색할 수 있기 때문입니다. 데이터 추출 전략으로 문서에서 상세 데이터를 추출하며, 인식 기술 기반 시스템을 통해 필기 내용을 판독하고 필드를 매핑할 뿐만 아니라 고급 데이터 코드와 글리프를 활용할 수 있습니다. 스캔된 이미지와 수집된 정보는 콘텐츠 관리 시스템으로 전달되며 수집된 항목별 정보는 ERP 또는 비즈니스 응용 시스템으로 전달되는데, 이때 사용 중인 시스템이 몇 개든 상관없습니다.

지능형 수집의 대표적인 이점은 종이를 없애고 보다 효율적으로 문서를 검색할 수 있는 능력이지만, 사용자는 핵심 정보를 여러 기업 콘텐츠 관리 시스템과 애플리케이션으로 전달하는 측면에서 또 다른 이점도 얻게 됩니다. 이는 엄청난 기능일 수 있습니다. 신중하게 이루어지는 통합을 통해 지능형 수집은 조직이 메타데이터 입력으로 인해 발생하는 여러 가지 문제를 극복할 수 있게 하며, 간접비는 낮추고 효율은 높입니다. 더 굉장한 것은 지능형 수집 덕분에 기존에는 수작업으로 데이터를 입력하고 처리하느라 바빴던 인력이 다른 중요한 비즈니스 업무를 처리할 시간을 얻게 된다는 점입니다.

지능형 수집은 앞으로 나아갈 방향을 제시합니다. 중요한 것은 ‘스캔 후 저장’ 접근법을 넘어서는 노력을 기울이려는 자세입니다.

지능형 수집으로의 전환

조직으로 유입되는 정보의 양은 엄청나며 유형 또한 다양합니다. 우편실 환경은 종이 기반의 정보가 효율과 정보 보안, 개인정보 및 법ㆍ규정 준수에 장벽으로 작용하는 모습을 여실히 보여줍니다. 트럭 한 대 분량의 종이 우편물이 드나들고 직원들이 엄청난 양의 종이 우편물을 관리하느라 허덕이는 상황에서 혁신을 이룰 수 없습니다. 관련 정보를 지능적으로 수집하고 데이터를 자동화된 비즈니스 프로세스로 통합하는 능력이 꼭 필요합니다.