„Iron Mountain“ sąskaitų faktūrų tvarkymo sprendimas

Automatiškai tvarkykite sąskaitas faktūras

Uždavinys

Mokėtinų sumų (MS) tvarkymo specialistams svarbiausia našumas ir tikslumas. Turite sparčiai tvarkyti sąskaitas faktūras, greitai pervesti įmokas ir, valdydami abiejų rūšių operacijas, optimizuoti grynųjų pinigų srautus, išvengdami klaidų, kurios verslui gali padaryti ilgalaikę žalą. Tačiau nelengva tiksliai dirbti su spausdintinėmis ir skaitmeninėmis sąskaitomis faktūromis siuntinėjant jas į kelias vietas ir gautųjų aplankus.

Poveikis

Jei sąskaitas faktūras laikote keliuose el. pašto aplankuose, dokumentų spintelėse, standžiuosiuose diskuose, duomenų bendrinimo vietose ir pan., jums trūksta technologijos, kuri padėtų našiau ir tiksliau atlikti darbą. 70 % įmonių vis dar gauna spausdintines sąskaitas faktūras,¹ taigi kol randate ir neautomatiškai patikrinate šimtus dokumentų lapų, kad atitiktų mokėjimo sąskaitas faktūras, galite vėluoti sumokėti, o tai kenkia santykiams su tiekėjais ir jūsų organizacijos kredito reitingui.

Rankiniu būdu vesdami duomenis iš spausdintinių sąskaitų faktūrų patiriate rankinio darbo klaidų arba sąskaitų faktūrų praradimo riziką. Vien dėl pakartotinių įmokų jūsų organizacija gali patirti 0,8–2 % visų įmokų nuostolių.² Dėl paprastų įvesties klaidų taip pat gresia permokos, pakartotinės įmokos, praleisti ir pradelsti mokėjimai, sukčiavimo rizika.

Dėl neefektyvumo mokėjimai vykdomi lėčiau ir atsiranda nereikalingų išlaidų. Įvairiuose tyrimuose ir lyginamosiose ataskaitose dėl gaunamų sąskaitų faktūrų tvarkymo priskaičiuojamos 10–40 eurų sąnaudos už kiekvieną rankiniu būdu tvarkomą sąskaitą faktūrą dirbant su spausdintiniais dokumentais.³

Kokių veiksmų galite imtis

Automatinė „Iron Mountain“ sąskaitų faktūrų tvarkyklė padės jums įveikti iššūkius toliau nurodytais būdais:

1. centralizuojamas sąskaitų faktūrų gavimas fizine forma ir el. paštu;
2. pasitelkiant dirbtinį intelektą (DI) išmaniai renkami sąskaitų faktūrų duomenys iš spausdintinių ir skaitmeninių įrašų – taip bus mažiau rankinių užduočių ir klaidų;
3. automatizuojama proceso darbo eiga integruojant tiekėjo sąskaitų faktūrų įrašus ir pirkimų duomenis ir taip padedama lengviau priimti sprendimus.

„Iron Mountain“ sąskaitų faktūrų tvarkyklė

„Iron Mountain“ sąskaitų faktūrų tvarkyklė sukurta remiantis „Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform“ (DXP), pritaikoma paprasto kodo programine įranga kaip paslauga (SaaS), kuria stiprinamos informacijos tvarkymo galimybės ir skatinamas rankinių užduočių automatizavimas esamoje MS ekosistemoje naudojant iš anksto parengtas jungtis, darbo eigas, dokumentų tipus, metaduomenis, saugojimo taisykles ir DI komandas.

Galite pasitikėti „Iron Mountain“, pasauliniu informacijos ir kito turto saugyklų, apsaugos ir tvarkymo verslu, kuris pasiūlys sprendimą, kaip išsamiai tvarkyti fizinį ir skaitmeninį turinį, taip pat DI, darbo eigos automatizavimo ir informacijos valdymo galimybių vieningoje platformoje, kuri jums padės:

• Centralizuotai tvarkyti sąskaitas faktūras fizine ir el. pašto forma: Galite skaitmeninti savo sąskaitas faktūras patys arba „Iron Mountain“ gali jas paimti ir suskaitmeninti už jus. Tiekėjai taip pat gali siųsti sąskaitas faktūras į tam skirtus MS el. pašto aplankus. Mūsų sprendimas suteikia vieną saugyklą jūsų fiziniams ir skaitmeniniams įrašams.
• Automatiškai rinkti duomenis pasinaudojant sprendimo išmaniojo dokumentų tvarkymo (IDP) galimybėmis: Mūsų sprendimas automatiškai nuskaito ir indeksuoja sąskaitos faktūros antraštės ir eilutės elementų duomenis, taigi jūsų MS operatoriams pateikiamas visas skaitmeninis įrašas ir nereikia rankinio duomenų vedimo.
• Susieti duomenis įvairiose platformose: Informacija integruojama esamose pirkimų sistemose ir paskirstoma į informacijos saugyklas.
• Įgalinti prieigą bet kada ir bet kur: Įgalioti naudotojai gali lengvai pasiekti ir rasti sąskaitas faktūras mūsų saugioje įmonių turinio valdymo (ECM) platformoje per vieną internetinį portalą, gauti pranešimus apie išimčių tvarkymo taisykles, bendrinti su pardavėjais ir iš naujo tvarkyti atmestas sąskaitas faktūras.
• Apsaugoti savo verslą: Audituojama priežiūros grandinė, saugi saugykla, duomenų šifravimas, prieigos ribojimas ir vaidmenimis pagrįsti leidimai užtikrina duomenų saugumą. Mūsų turinio platforma atitinka pramonės standartus ir duomenų saugojimo politiką, taip pat suteikia galimybių reaguoti į auditus ir aptikimo užklausas.
• Valdyti visą gyvavimo ciklą: „Iron Mountain“ gali utilizuoti fizinius įrašus – saugiai juos laikyti, sunaikinti arba grąžinti jums.

Rezultatai gali reikšmingai sustiprinti jūsų verslo efektyvumą toliau nurodytais būdais.

• Sąskaitų faktūrų tvarkymas bus skaidresnis: Centralizuotai peržiūrėsite, valdysite ir tvarkysite sąskaitas faktūras viename patogiame portale. Vos spustelėję sužinosite, kaip buvo tvarkoma kiekviena sąskaita faktūra ir kur pervedamos įmokos.
• Didesnis tikslumas: Automatiškai nuskaitysite sąskaitos faktūros informaciją ir įtrauksite į darbo eigą, taip išvengsite dėl rankinio duomenų vedimo atsirandančių klaidų. Sumažinsite arba pašalinsite neteisingo sąskaitų faktūrų pateikimo ar netinkamo tvarkymo riziką.
• Didesnis efektyvumas ir mažesnės sąnaudos: Naudodami skaitmeninimo ir darbo eigos automatizavimo funkcijas, keliskart spustelėdami klavišus galite sparčiai rūšiuoti ir tvarkyti sąskaitas faktūras. Taip pat sutaupysite laiko greičiau atlikdami mėnesinio uždarymo darbus.

1 „CPA Practice Advisor“„7 išmaniojo dokumentų tvarkymo būdai apskaitoje“, 2022 m. liepos mėn.
2 Vašingtono valstijos auditoriaus biuras, „Problema, kai du kartus mokama pardavėjams. Valstijos auditoriaus biuras (SAO) pataria, kaip išvengti pakartotinių įmokų“, 2022 m. vasario mėn.
3 Seeburger, „5 svarbiausi skaičiai pirkimo–apmokėjimo procese“, 2024 m. sausio mėn.